Fürsorgegespräch: Was fragen Sie bei Krankmeldung?

Montag, 8:15 Uhr. Eine Teamleiterin an einem Standort wird angerufen: Ein Mitarbeiter hat sich krankgemeldet. Was darf sie fragen? Soll sie anrufen oder lieber nicht? Dieses Gespräch findet jede Woche statt, an jedem Standort. Fast nie hat jemand der Teamleitung beigebracht, wie es geht. Das erste Fürsorgegespräch dreht sich nicht um die Krankheit, sondern um die Arbeit und den Kontakt.

Warum hakt das erste Gespräch nach einer Krankmeldung so oft?

Die Teamleitung ist unsicher. Sie möchte fürsorglich sein, weiß aber nicht, was erlaubt ist und was nicht. Also fragt sie zu viel, oder sie ruft gar nicht an, aus Angst, etwas Falsches zu sagen. Sie gibt sich Mühe. Sie hat nur nie gelernt, wie es geht.

Der Mitarbeiter ist am anderen Ende der Leitung und am verletzlichsten. Gerade bei psychischen Beschwerden kann jede Frage wie ein Urteil wirken. Dieses erste Gespräch gibt den Ton für die gesamte Krankheitszeit vor.

Es gibt noch einen heiklen Punkt. Die Teamleitung ist nicht der Betriebsarzt und muss es auch nicht sein. Ihre Rolle ist die Arbeit: Was liegt an, was muss aufgefangen werden und wann sprechen Sie wieder miteinander. Sobald sie darüber Klarheit hat, fällt viel Spannung ab.

Es wiegt auch finanziell. TNO hat berechnet, dass Arbeitgeber in den Niederlanden im Jahr 2023 € 8,3 Milliarden an Lohnfortzahlung für arbeitsbedingte Fehlzeiten aufgebracht haben. Mehr als die Hälfte, € 4,9 Milliarden, entfiel auf psychosoziale Arbeitsbelastung. Das liegt vor allem an der langen Dauer dieser Fehlzeiten (Van den Heuvel et al., 2025). Lesen Sie auch, wodurch Burnout entsteht und was Sie als Arbeitgeber dagegen tun können.

Was dürfen Sie bei einer Krankmeldung fragen, und was nicht?

Die niederländische Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) ist eindeutig: Bei einer Krankmeldung dürfen Sie nur fragen und erfassen, was notwendig ist. In den Niederlanden sind das diese Punkte (Autoriteit Persoonsgegevens, o. J.):

• Erreichbarkeit. Die Telefonnummer, unter der der Mitarbeiter erreichbar ist, und die (Pflege-)Adresse.
• Voraussichtliche Dauer. Wie lange der Mitarbeiter denkt, dass die Krankheit dauern wird.
• Laufende Arbeit. Welche laufenden Aufgaben und Termine der Mitarbeiter hat.
• Unfälle. Ob die Krankheit mit einem Arbeitsunfall zusammenhängt oder mit einem Verkehrsunfall mit Regressrecht.
• Auffangregelung. Ob der Mitarbeiter unter eine der vier Auffangregelungen des Krankengeldgesetzes (Ziektewet) fällt. Welche Regelung es ist, muss er nicht immer sagen.

Nicht erlaubt ist die Frage, was jemand hat und wodurch das kommt. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Auch die Einwilligung des Mitarbeiters ändert daran nichts. Er ist von seinem Arbeitgeber abhängig und fühlt sich womöglich verpflichtet. Eine Einwilligung kann deshalb nie ganz freiwillig sein.

Erzählt ein Mitarbeiter von sich aus, was ihm fehlt? Dann können Sie einfach zuhören. Zuhören ist erlaubt. Sie fragen nicht danach, und Sie halten es nicht fest und geben es nicht weiter. Die Liste dessen, was Sie fragen dürfen, ist also kurz. Das ist kein Nachteil, denn der Rest des Gesprächs dreht sich um die Arbeit.

Ein Fürsorgegespräch in vier Schritten führen

Nehmen Sie eine Teamleitung an einem Standort, die am Montagmorgen eine Krankmeldung erhält. Ein Fürsorgegespräch muss nicht lange dauern. Vier Schritte in dieser Reihenfolge halten das Gespräch sicher und nützlich.

1. Ton. Beginnen Sie mit: Wie geht es Ihnen? Fragen Sie nicht nach. Die Antwort darf kurz sein, und der Mitarbeiter muss nichts erklären.
2. Praktisches. Was muss übernommen werden? Denken Sie an laufende Schichten, Termine und alles, was nicht warten kann. So muss sich der Mitarbeiter darum keine Sorgen machen.
3. Kontakt. Fragen Sie, wie und wann der Mitarbeiter in Kontakt bleiben möchte, und mit wem. Die britische Leitlinie NICE NG146 empfiehlt zu fragen, wie jemand kontaktiert werden möchte, wie oft und von wem. Ist die Führungskraft nicht die richtige Person, bieten Sie eine Alternative an (NICE, 2019).
4. Arbeit. Spielt die Arbeit eine Rolle? Fragen Sie nach der Arbeit, nicht nach der Krankheit. Das ist sinnvoll. Bei psychischen Beschwerden und Burnout spielt die Arbeit oft eine Rolle. Das gilt für 75% der Fehlzeitenperioden, teilweise oder überwiegend (Van den Heuvel et al., 2025).

Die Antwort auf die letzte Frage muss nicht im ersten Gespräch kommen. Sagen Sie einfach, dass die Frage offen bleibt. Der Mitarbeiter darf selbst bestimmen, wann er darauf zu sprechen kommt. Es kann helfen, einen festen Zeitpunkt zu vereinbaren, zum Beispiel einen kurzen Anruf in einer Woche. Dann muss er nicht selbst den ersten Schritt machen.

Wie bleiben Sie mit einem kranken Mitarbeiter in Kontakt?

Nach diesem ersten Gespräch beginnt die eigentliche Arbeit. Mit einem kranken Mitarbeiter in Kontakt zu bleiben ist keine Höflichkeit, sondern in den Niederlanden eine gesetzliche Pflicht. Nach dem niederländischen Gesetz zur Wiedereingliederung kranker Arbeitnehmer (Wet verbetering poortwachter) beginnt Ihre Verantwortung mit der Krankmeldung. Die niederländische Sozialversicherungsanstalt UWV beschreibt es so: In den ersten Wochen nehmen Sie regelmäßig Kontakt auf. Sie fragen, wie es geht und was die Erwartungen sind (UWV, o. J.-a). Der Zeitplan danach:

• Erste Wochen. Regelmäßiger Kontakt, um beteiligt zu bleiben.
• Nach 6 Wochen. Der Betriebsarzt erstellt eine Problemanalyse.
• Spätestens Woche 8. Sie und der Mitarbeiter erstellen gemeinsam einen Maßnahmenplan, innerhalb von 2 Wochen nach der Problemanalyse.
• Danach. Mindestens einmal in 6 Wochen besprechen Sie den Fortschritt (UWV, o. J.-b).
• Nach 52 Wochen. Eine verpflichtende Evaluation nach dem ersten Jahr.

NICE empfiehlt außerdem, innerhalb von 4 Wochen Kontakt aufzunehmen. Machen Sie dabei deutlich, dass es um Unterstützung geht, nicht um Kontrolle. Auch die Rollenverteilung hilft. Der Betriebsarzt bespricht die medizinische Seite. Die Führungskraft bespricht die Arbeit. Halten Sie das getrennt, dann bleibt das Gespräch innerhalb dessen, was erlaubt ist.

Frühere TNO-Forschung wies darauf hin, dass aktives Fehlzeitenmanagement der Führungskraft mit weniger Fehlzeiten einhergeht (Ybema & Jettinghoff, 2009). Auch die Arbeitszufriedenheit stieg. Verstehen Sie das als vorsichtigen Hinweis, denn die Studie stammt aus dem Jahr 2009.

Was hört der Mitarbeiter in diesem Gespräch?

Betrachten Sie das Gespräch einmal von der anderen Seite. Ein Mitarbeiter meldet sich krank. Er hört: „Wann sind Sie wieder da?“ Das fühlt sich nach Druck an, auch wenn es nicht so gemeint ist. Das Gespräch dreht sich um die Planung, nicht um ihn. Viele Mitarbeiter sind ohnehin unsicher, ob sie überhaupt krank sein dürfen. Diese Frage bestätigt den Zweifel.

Hört er stattdessen: „Was brauchen Sie, und was übernehme ich?“ Dann merkt er, dass jemand mitdenkt. Das Thema ist dasselbe, der Ton ist ein anderer. Die eine Frage fühlt sich wie Kontrolle an, die andere wie Fürsorge.

Dieser Unterschied bestimmt, was danach passiert. Wer sich gehört fühlt, hält den Kontakt und spricht früher offen darüber, was bei der Arbeit los ist. Wer sich kontrolliert fühlt, schweigt lieber. Dann fehlt Ihnen genau die Information, die Sie brauchen, um zu helfen.

Was kann HR tun, damit Teamleitungen das selbst können?

Die Antwort auf „wir sind noch nicht so weit“ lautet: Fangen Sie klein an. Sie müssen kein großes Programm starten. Drei kleine Schritte genügen für den Anfang:

• Eine Gesprächskarte. Bringen Sie die Karte von oben auf eine Seite und schicken Sie sie an alle Teamleitungen.
• Ein Übungsmoment. Gehen Sie das Gespräch einmal in der Teamleiterrunde durch, mit einer typischen Situation.
• Klare Vereinbarungen. Legen Sie im Fehlzeitenprotokoll fest, wer was tut und was festgehalten wird.

Besprechen Sie dieses Protokoll mit dem Betriebsrat. Das ist keine Formalität. So weiß jeder, was festgehalten wird und was nicht, und wer es einsehen darf. Es gibt Teamleitungen auch Halt, wenn ein Mitarbeiter selbst danach fragt.

Möchten Sie wissen, welche Arbeitsfaktoren pro Team eine Rolle spielen? Fragen Sie dann die Mitarbeitenden selbst. Tun Sie das anonym und schlüsseln Sie die Ergebnisse bei kleinen Gruppen nicht auf. Sagen Sie vorher, was mit den Antworten geschieht. Lesen Sie auch, wie Sie Stress am Arbeitsplatz früher erkennen.

Was können Sie morgen tun? Schicken Sie die Gesprächskarte an die Teamleitungen. Und stellen Sie bei der nächsten Krankmeldung eine Frage zur Arbeit statt zur Krankheit. Mehr muss dieses erste Gespräch nicht sein.

Loslegen

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Quellen

• Autoriteit Persoonsgegevens. (o. J.). Regels voor werkgevers bij zieke werknemers. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/ziekteverzuim-en-privacy
• National Institute for Health and Care Excellence. (2019). Workplace health: Long-term sickness absence and capability to work (NICE guideline NG146). https://www.nice.org.uk/guidance/ng146/chapter/Recommendations
• UWV. (o. J.-a). Quick start bij de Werkwijzer Poortwachter [Broschüre]. UWV. https://www.uwv.nl/assets-kai/files/8c607801-a55b-40d6-9bd3-523911a688a6/quick-start-werkwijzer-poortwachter.pdf
• UWV. (o. J.-b). Plan van aanpak als een werknemer ziek is. https://www.uwv.nl/nl/ziek/loondoorbetaling/plan-van-aanpak
• Van den Heuvel, S. G., Bouwens, L., & De Vroome, E. M. M. (2025). Arbobalans 2024 (TNO 2025 R11108). TNO. https://monitorarbeid.tno.nl/wp-content/uploads/sites/16/2025/05/TNO-Arbobalans-2024.pdf
• Ybema, J. F., & Jettinghoff, K. (2009). Effecten van verzuimbeleid en verzuimcultuur op ziekteverzuim en arbeidstevredenheid. Tijdschrift voor Arbeidsvraagstukken, 25(2), 156-169.