Trabajador de baja: ¿qué preguntar al llamar?

Lunes, 8:15. A un responsable de equipo de un centro le llaman por teléfono: un empleado se ha puesto enfermo y avisa. ¿Qué puede preguntar? ¿Debe llamar o es mejor no hacerlo? Esta conversación se repite cada semana, en cada centro. Casi nunca le han enseñado al responsable cómo hacerlo. La primera conversación con un trabajador de baja no trata de la enfermedad, sino del trabajo y del contacto.

¿Por qué choca tanto la primera conversación tras un aviso de enfermedad?

El responsable de equipo se siente inseguro. Quiere mostrar cercanía, pero no sabe qué se puede preguntar y qué no. Así que pregunta demasiado, o no llama por miedo a decir algo inadecuado. Hace lo que puede. Simplemente nunca ha aprendido cómo hacerlo.

Al otro lado de la línea está el empleado, en su momento más vulnerable. Sobre todo cuando se trata de problemas psicológicos, cualquier pregunta puede sentirse como un juicio. Esa primera conversación marca el tono del resto de la baja.

Hay otro punto delicado. El responsable de equipo no es el médico del trabajo ni tiene por qué serlo. Su papel es el trabajo: qué hay pendiente, qué hay que cubrir y cuándo volvéis a hablar. En cuanto lo tiene claro, desaparece buena parte de la tensión.

También pesa en lo económico. TNO calculó que en 2023 los empleadores de los Países Bajos pagaron 8300 millones de euros en salarios durante el absentismo relacionado con el trabajo. Más de la mitad, 4900 millones, se debió a la carga psicosocial del trabajo. Esto se explica sobre todo por la larga duración de este tipo de absentismo (Van den Heuvel et al., 2025). Lee también qué causa el burnout y qué puede hacer el empleador.

¿Qué puedes preguntar cuando alguien avisa de que está enfermo, y qué no?

La Autoridad neerlandesa de Protección de Datos (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) es clara: cuando un empleado avisa de que está enfermo, solo puedes preguntar y registrar lo necesario. En los Países Bajos, estos son los puntos (Autoriteit Persoonsgegevens, s. f.):

• Localización. El número de teléfono en el que se puede localizar al empleado y la dirección (donde se recupera).
• Duración prevista. Cuánto tiempo cree el empleado que durará la enfermedad.
• Trabajo en curso. Cuáles son las tareas y citas en curso del empleado.
• Accidentes. Si la enfermedad guarda relación con un accidente de trabajo o con un accidente de tráfico con derecho de repetición.
• Régimen de protección. Si el empleado está incluido en uno de los cuatro regímenes de protección de la Ley de prestaciones por enfermedad (Ziektewet). No siempre tiene que decir de cuál se trata.

Lo que no está permitido es preguntar qué tiene alguien y a qué se debe. Los datos de salud son datos personales de categoría especial. Ni siquiera el consentimiento del empleado cambia eso. Depende de su empleador y puede sentirse obligado. Por eso el consentimiento nunca puede ser del todo libre.

¿Un empleado te cuenta por su cuenta qué le pasa? Entonces puedes limitarte a escuchar. Escuchar está permitido. No preguntas por ello, y no lo registras ni lo compartes. La lista de lo que puedes preguntar es, por tanto, corta. No es una desventaja, porque el resto de la conversación trata del trabajo.

Cómo hablar con un trabajador de baja en cuatro pasos

Piensa en un responsable de equipo de un centro que recibe un aviso de enfermedad un lunes por la mañana. Hablar con un trabajador de baja no tiene por qué llevar mucho tiempo. Cuatro pasos, en este orden, mantienen la conversación segura y útil.

1. Tono. Empieza con: ¿cómo estás? No insistas. La respuesta puede ser breve, y no tiene que explicar nada.
2. Práctico. ¿Qué hay que asumir? Piensa en los turnos en curso, las citas y lo que no puede esperar. Así el empleado no tiene que preocuparse por ello.
3. Contacto. Pregunta cómo y cuándo quiere mantener el contacto el empleado, y con quién. La guía británica NICE NG146 aconseja preguntar cómo quiere la persona que la contacten, con qué frecuencia y quién. Si el responsable no es la persona adecuada, ofrece una alternativa (NICE, 2019).
4. Trabajo. ¿Influye el trabajo? Pregunta por el trabajo, no por la enfermedad. Tiene sentido. En los problemas psicológicos y el burnout, el trabajo suele influir. Es así en el 75% de los periodos de absentismo, en parte o principalmente (Van den Heuvel et al., 2025).

La respuesta a la última pregunta no tiene por qué llegar en la primera conversación. Di simplemente que la pregunta queda abierta. El empleado puede decidir cuándo sacar el tema. Puede ayudar acordar un momento fijo, por ejemplo una breve llamada dentro de una semana. Así no tiene que dar él el primer paso.

¿Cómo mantienes el contacto con un trabajador de baja?

Tras esa primera conversación empieza el trabajo de verdad. Mantener el contacto con un trabajador de baja no es una cuestión de cortesía, sino una obligación legal en los Países Bajos. Según la ley neerlandesa de reincorporación de trabajadores de baja (Wet verbetering poortwachter), tu responsabilidad empieza con el aviso de enfermedad. El UWV, el organismo neerlandés de seguros para empleados, lo plantea así: en las primeras semanas te pones en contacto con regularidad. Preguntas cómo va todo y cuáles son las expectativas (UWV, s. f.-a). El calendario a partir de ahí:

• Primeras semanas. Contacto regular, para seguir implicado.
• Tras 6 semanas. El médico del trabajo elabora un análisis del problema.
• Como máximo en la semana 8. Tú y el empleado elaboráis juntos un plan de acción, en un plazo de 2 semanas desde el análisis del problema.
• Después. Al menos una vez cada 6 semanas habláis del avance (UWV, s. f.-b).
• Tras 52 semanas. Una evaluación obligatoria del primer año.

NICE aconseja además establecer contacto en las primeras 4 semanas. Deja claro que el objetivo es apoyar, no controlar. El reparto de papeles también ayuda. El médico del trabajo trata la parte médica. El responsable trata el trabajo. Mantén esto separado y la conversación se queda dentro de lo permitido.

Una investigación anterior de TNO indicó que una gestión activa del absentismo por parte del responsable va de la mano de menos absentismo (Ybema & Jettinghoff, 2009). También aumentó la satisfacción laboral. Toma esto como una indicación prudente, porque el estudio es de 2009.

¿Qué oye el empleado en esa conversación?

Mira la conversación desde el otro lado. Un empleado avisa de que está enfermo. Oye: «¿Cuándo vuelves?». Eso se siente como presión, aunque no se diga con esa intención. La conversación trata de la planificación, no de él. Muchos empleados ya dudan de si tienen derecho a estar enfermos. Esa pregunta confirma la duda.

¿Y si oye esto: «¿Qué necesitas y qué asumo yo?». Entonces nota que alguien piensa con él. El tema es el mismo, el tono es distinto. Una pregunta se siente como control, la otra como cuidado.

Esa diferencia importa para lo que ocurre después. Quien se siente escuchado mantiene el contacto y habla antes con franqueza de lo que pasa en el trabajo. Quien se siente controlado prefiere callar. Entonces te falta justo la información que necesitas para ayudar.

¿Qué puede hacer RR. HH. para que los responsables de equipo lo hagan por su cuenta?

La respuesta a «todavía no estamos listos» es: empieza poco a poco. No hace falta lanzar un gran programa. Tres pequeños pasos bastan para empezar:

• Una tarjeta de conversación. Lleva la tarjeta de arriba a una sola página y envíala a todos los responsables de equipo.
• Un momento de práctica. Repasa la conversación una vez en la reunión de responsables de equipo, con una situación reconocible.
• Acuerdos claros. Deja por escrito en el protocolo de absentismo quién hace qué y qué se registra.

Comenta ese protocolo con el comité de empresa. No es una formalidad. Así todos saben qué se registra y qué no, y quién puede consultarlo. También da a los responsables de equipo un punto de apoyo cuando un empleado pregunta por ello.

¿Quieres saber qué factores del trabajo influyen en cada equipo? Pregúntaselo a los propios empleados. Hazlo de forma anónima y no desgloses los resultados en grupos pequeños. Di de antemano qué se hará con las respuestas. Lee también cómo detectar antes el estrés laboral.

¿Qué puedes hacer mañana? Envía la tarjeta de conversación a los responsables de equipo. Y en el próximo aviso de enfermedad, haz una pregunta sobre el trabajo en lugar de sobre la enfermedad. Esa primera conversación no necesita ser más que eso.

Manos a la obra

Con el módulo Reducir el absentismo de Deepler Research preguntas a los empleados, de forma anónima, qué factores del trabajo influyen en el absentismo de tus equipos. ¿Prefieres saber primero qué se avecina en materia de absentismo en los próximos años? Lee entonces el whitepaper Absentismo de cara a 2030.

Fuentes

• Autoriteit Persoonsgegevens. (s. f.). Regels voor werkgevers bij zieke werknemers. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/ziekteverzuim-en-privacy
• National Institute for Health and Care Excellence. (2019). Workplace health: Long-term sickness absence and capability to work (NICE guideline NG146). https://www.nice.org.uk/guidance/ng146/chapter/Recommendations
• UWV. (s. f.-a). Quick start bij de Werkwijzer Poortwachter [Folleto]. UWV. https://www.uwv.nl/assets-kai/files/8c607801-a55b-40d6-9bd3-523911a688a6/quick-start-werkwijzer-poortwachter.pdf
• UWV. (s. f.-b). Plan van aanpak als een werknemer ziek is. https://www.uwv.nl/nl/ziek/loondoorbetaling/plan-van-aanpak
• Van den Heuvel, S. G., Bouwens, L., & De Vroome, E. M. M. (2025). Arbobalans 2024 (TNO 2025 R11108). TNO. https://monitorarbeid.tno.nl/wp-content/uploads/sites/16/2025/05/TNO-Arbobalans-2024.pdf
• Ybema, J. F., & Jettinghoff, K. (2009). Effecten van verzuimbeleid en verzuimcultuur op ziekteverzuim en arbeidstevredenheid. Tijdschrift voor Arbeidsvraagstukken, 25(2), 156-169.