Verzuimgesprek: wat vraag je na een ziekmelding?

Maandag, 8:15. Een teamleider van een locatie belt: een medewerker heeft zich ziek gemeld. Wat mag hij vragen? Moet hij bellen of juist niet? Dit gesprek speelt elke week, op elke locatie. Bijna nooit heeft iemand de teamleider er iets over geleerd. Het eerste verzuimgesprek gaat niet over de ziekte, maar over het werk en het contact.

Waarom schuurt het eerste gesprek na een ziekmelding zo vaak?

De teamleider is onzeker. Hij wil zorgzaam zijn, maar weet niet wat wel en niet mag. Dus vraagt hij te veel, of hij belt niet uit angst iets verkeerds te zeggen. Hij doet zijn best. Hij heeft alleen nooit geleerd hoe het moet.

De medewerker zit aan de andere kant van de lijn, op zijn kwetsbaarst. Zeker als het om psychische klachten gaat, kan elke vraag voelen als een oordeel. Dat eerste gesprek zet de toon voor de rest van het verzuim.

Er zit nog een lastig punt in. De teamleider is niet de bedrijfsarts en hoeft dat ook niet te zijn. Zijn rol is het werk: wat ligt er, wat moet worden opgevangen en wanneer spreken jullie elkaar weer. Zodra hij hierover duidelijk is, valt veel van de spanning weg.

Het weegt ook financieel. TNO berekende dat werkgevers in 2023 € 8,3 miljard aan loondoorbetaling kwijt waren bij werkgerelateerd verzuim. Meer dan de helft, € 4,9 miljard, kwam door psychosociale arbeidsbelasting. Dat komt vooral door de lange duur van dit verzuim (Van den Heuvel e.a., 2025). Lees ook waardoor burn-out ontstaat en wat een werkgever kan doen.

Wat mag je vragen bij een ziekmelding, en wat niet?

De Autoriteit Persoonsgegevens is duidelijk: bij een ziekmelding mag je alleen vragen en registreren wat noodzakelijk is. Dat zijn deze punten (Autoriteit Persoonsgegevens, z.d.):

• Bereikbaarheid. Het telefoonnummer waarop de medewerker te bereiken is en het (verpleeg)adres.
• Verwachte duur. Hoe lang de medewerker denkt dat de ziekte gaat duren.
• Lopend werk. Wat de lopende werkzaamheden en afspraken zijn.
• Ongevallen. Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval, of met een verkeersongeval met regresrecht.
• Vangnetregeling. Of de medewerker onder een van de vier vangnetregelingen van de Ziektewet valt. Welke regeling het is, hoeft hij niet altijd te zeggen.

Wat niet mag, is vragen wat iemand heeft en waardoor dat komt. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Ook toestemming van de medewerker maakt dat niet anders. Hij is afhankelijk van zijn werkgever en kan zich verplicht voelen. Toestemming kan daardoor nooit helemaal vrij zijn.

Vertelt een medewerker uit zichzelf wat er aan de hand is? Dan kun je gewoon luisteren. Luisteren mag. Je vraagt er niet naar, en je legt het niet vast of deelt het niet. De lijst met wat je mag vragen is dus kort. Dat is geen nadeel, want de rest van het gesprek gaat over het werk.

Een verzuimgesprek voeren in vier stappen

Neem een teamleider op een locatie die op maandagochtend een ziekmelding krijgt. Een verzuimgesprek voeren hoeft niet lang te duren. Vier stappen, in deze volgorde, houden het gesprek veilig en nuttig.

1. Toon. Begin met: hoe gaat het met je? Vraag niet door. Het antwoord mag kort zijn, en hij hoeft niets uit te leggen.
2. Praktisch. Wat moet er worden overgenomen? Denk aan lopende diensten, afspraken en wat niet kan wachten. Zo hoeft de medewerker zich daar geen zorgen over te maken.
3. Contact. Vraag hoe en wanneer de medewerker contact wil houden, en met wie. De Britse richtlijn NICE NG146 adviseert om te vragen hoe iemand gecontacteerd wil worden, hoe vaak en door wie. Is de leidinggevende niet de juiste persoon, bied dan een alternatief (NICE, 2019).
4. Werk. Speelt het werk mee? Vraag naar het werk, niet naar de ziekte. Dat is zinvol. Bij psychische klachten en burn-out speelt het werk vaak mee. Dat geldt voor 75% van de verzuimperiodes, deels of hoofdzakelijk (Van den Heuvel e.a., 2025).

Het antwoord op de laatste vraag hoeft niet te komen in het eerste gesprek. Zeg gewoon dat de vraag openstaat. De medewerker mag zelf bepalen wanneer hij erover begint. Het kan helpen om een vast moment af te spreken, bijvoorbeeld een belletje over een week. Dan hoeft hij niet zelf de eerste stap te zetten.

Hoe houd je contact met een zieke medewerker?

Na dat eerste gesprek begint het echte werk. Contact houden met een zieke medewerker is geen beleefdheid, maar een wettelijke plicht. Volgens de Wet verbetering poortwachter start je verantwoordelijkheid bij de ziekmelding. Het UWV omschrijft het zo: in de eerste weken neem je regelmatig contact op. Je vraagt hoe het gaat en wat de verwachtingen zijn (UWV, z.d.-a). De tijdlijn daarna:

• Eerste weken. Regelmatig contact. Bedoeld om betrokken te blijven.
• Na 6 weken. De bedrijfsarts stelt een probleemanalyse op.
• Uiterlijk week 8. Jij en de medewerker maken samen een plan van aanpak, binnen 2 weken na de probleemanalyse.
• Daarna. Minstens 1 keer per 6 weken bespreek je de voortgang (UWV, z.d.-b).
• Na 52 weken. Een verplichte eerstejaarsevaluatie.

NICE adviseert bovendien om binnen 4 weken contact te leggen. Maak daarbij duidelijk dat het doel steun is, niet controle. Ook de rolverdeling helpt. De bedrijfsarts bespreekt de medische kant. De leidinggevende bespreekt het werk. Houd dat gescheiden, en het gesprek blijft binnen wat mag.

Eerder TNO-onderzoek wees erop dat actief verzuimbeleid van de leidinggevende samengaat met minder verzuim (Ybema & Jettinghoff, 2009). Ook de werktevredenheid steeg. Lees dat als een voorzichtige indicatie, want het onderzoek is uit 2009.

Wat hoort de medewerker in dat gesprek?

Bekijk het gesprek eens van de andere kant. Een medewerker meldt zich ziek. Hij hoort: “Wanneer ben je er weer?” Dat voelt als druk, ook als het niet zo bedoeld is. Het gesprek gaat over de planning, niet over hem. Veel medewerkers zijn al onzeker of ze wel ziek mogen zijn. Die vraag bevestigt die twijfel.

Hoort hij dit: “Wat heb je nodig, en wat neem ik over?” Dan merkt hij dat er wordt meegedacht. Het onderwerp is hetzelfde, de toon is anders. De ene vraag voelt als controle, de andere als zorg.

Dat verschil maakt uit voor wat er daarna gebeurt. Wie zich gehoord voelt, houdt het contact en praat eerder open over wat er op het werk speelt. Wie zich gecontroleerd voelt, zwijgt liever. Dan mis je juist de informatie die je nodig hebt om te helpen.

Wat kan HR doen zodat teamleiders dit zelf kunnen?

Het antwoord op “we zijn er nog niet klaar voor” is: begin klein. Je hoeft geen groot programma te starten. Drie kleine stappen zijn genoeg om te beginnen:

• Eén gesprekskaart. Zet de kaart hierboven op één pagina en stuur hem naar alle teamleiders.
• Eén oefenmoment. Neem het gesprek een keer door in het teamleidersoverleg, met een herkenbare situatie.
• Heldere afspraken. Leg in het verzuimprotocol vast wie wat doet en wat er wordt vastgelegd.

Bespreek dat protocol met de ondernemingsraad. Dat is geen formaliteit. Zo weet iedereen wat er wel en niet wordt vastgelegd, en wie dat mag inzien. Het geeft teamleiders ook houvast als een medewerker er zelf naar vraagt.

Wil je weten welke werkfactoren per team meespelen? Vraag het dan aan de medewerkers zelf. Doe dat anoniem en splits de uitkomsten niet uit voor kleine groepen. Zeg vooraf wat er met de antwoorden gebeurt. Lees ook hoe je werkstress eerder ziet.

Wat kun je morgen doen? Stuur de gesprekskaart door naar de teamleiders. En stel bij de volgende ziekmelding één vraag over het werk, in plaats van over de ziekte. Meer hoeft dat eerste gesprek niet te zijn.

Aan de slag

Met de module Verzuim verminderen in Deepler Research vraag je medewerkers anoniem welke werkfactoren verzuim in jouw teams beïnvloeden. Wil je eerst meer weten over wat er de komende jaren op verzuim afkomt? Lees dan de whitepaper Verzuim richting 2030.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens. (z.d.). Regels voor werkgevers bij zieke werknemers. https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/werk-en-uitkering/ziekteverzuim-en-privacy
• National Institute for Health and Care Excellence. (2019). Workplace health: Long-term sickness absence and capability to work (NICE guideline NG146). https://www.nice.org.uk/guidance/ng146/chapter/Recommendations
• UWV. (z.d.-a). Quick start bij de Werkwijzer Poortwachter [Brochure]. UWV. https://www.uwv.nl/assets-kai/files/8c607801-a55b-40d6-9bd3-523911a688a6/quick-start-werkwijzer-poortwachter.pdf
• UWV. (z.d.-b). Plan van aanpak als een werknemer ziek is. https://www.uwv.nl/nl/ziek/loondoorbetaling/plan-van-aanpak
• Van den Heuvel, S. G., Bouwens, L., & De Vroome, E. M. M. (2025). Arbobalans 2024 (TNO 2025 R11108). TNO. https://monitorarbeid.tno.nl/wp-content/uploads/sites/16/2025/05/TNO-Arbobalans-2024.pdf
• Ybema, J. F., & Jettinghoff, K. (2009). Effecten van verzuimbeleid en verzuimcultuur op ziekteverzuim en arbeidstevredenheid. Tijdschrift voor Arbeidsvraagstukken, 25(2), 156-169.