Los nuevos compañeros ven lo que nosotros ya no vemos: el onboarding como momento para escuchar

Recuerda tu primera semana con tu empleador actual. Seguramente te llamaron la atención muchas cosas. Una forma engorrosa de iniciar sesión. Una reunión de la que nadie sabía muy bien por qué existía. Una compañera a la que todo el mundo acudía, mientras que en ningún sitio estaba escrito todo lo que sabía. Precisamente por eso el onboarding de empleados es un momento único para escuchar.

Unos meses después ya no lo veías. No porque se hubiera solucionado, sino porque te habías acostumbrado.

La mirada fresca tiene fecha de caducidad

Los nuevos empleados miran una organización de otra manera. La comparan con su empleador anterior, hacen preguntas que los demás ya no hacen y se topan con cosas que para los compañeros con experiencia son obvias.

Ya en 1980, Louis describió cómo los recién llegados se sorprenden una y otra vez: por lo que es distinto de lo que esperaban y por lo que es distinto de su trabajo anterior. Intentan dar sentido a esas sorpresas y se van adaptando poco a poco. Esa adaptación es necesaria y buena. Pero también significa que la mirada fresca desaparece. Lo que llama la atención la primera semana es normal a los tres meses.

Esa mirada fresca es información valiosa. No solo sobre cómo va el onboarding, sino sobre cómo funciona toda la organización. Solo que casi nadie pregunta por ella y, cuando alguien lo hace, el momento a menudo ya ha pasado.

Lo que suele llamar la atención a los nuevos compañeros

Lo que notan los nuevos empleados suele ser sorprendentemente concreto. Por ejemplo:

Para los compañeros con experiencia, esto es ruido de fondo. Para la organización, es una auditoría gratuita.

Por qué importan los primeros meses

Los primeros meses determinan en gran medida cómo encuentra alguien su lugar. En un metaanálisis, Bauer y sus colegas demostraron que los recién llegados que entienden bien su rol, confían en sus propias capacidades y se sienten aceptados por sus compañeros rinden mejor, están más satisfechos y tienen más intención de quedarse.

Así que quien escucha en ese periodo oye dos cosas a la vez: si el nuevo compañero está aterrizando bien y dónde puede mejorar la propia organización.

Cinco momentos para escuchar durante el onboarding de empleados

Escuchar durante el onboarding funciona mejor en momentos fijos, con unas pocas preguntas breves adaptadas a la fase en la que está cada persona.

Antes de empezar

¿Cómo ha sido el contacto hasta ahora? ¿Qué esperas de tu primer día? ¿Sabes a quién acudir con tus preguntas?

Después de la primera semana

¿Qué te ha llamado la atención? ¿Qué ha sido distinto de lo que esperabas? ¿Tenías todo lo necesario para empezar?

Después de un mes

¿Qué te habría gustado saber antes? ¿A quién puedes acudir? ¿Qué te está costando un tiempo innecesario ahora mismo?

Después de tres meses

¿Te sientes como en casa en tu equipo? ¿Tu rol está claro? ¿Qué cambiarías de nuestra forma de trabajar, ahora que la conoces desde dentro?

Después de un año

¿Cómo lo ves en retrospectiva? ¿Qué te ha ayudado y qué no? ¿Hacia dónde quieres crecer?

Sé breve. Lo importante es el ritmo, no la longitud del cuestionario.

De la señal a la acción

También aquí se cumple: escuchar sin actuar cuesta confianza. Quizá incluso más con un compañero nuevo que con alguien que lleva años en la organización. La primera impresión de cómo trata una organización el feedback se queda grabada.

Así organizas el seguimiento:

• Coméntalo en persona. Que el responsable o el compañero de referencia pregunte brevemente, después de la primera semana y del primer mes, cómo va todo y qué se podría mejorar.
• Busca patrones. Que a un nuevo compañero le llame la atención algo es una señal. Que cinco digan lo mismo es un patrón. Agrupa las respuestas por grupo o periodo, para proteger el anonimato y ver qué es estructural.
• Dale un lugar a las observaciones. Lleva lo que notan los nuevos compañeros a la reunión de equipo o al equipo directivo. Es consejo gratuito de personas que todavía no dan la organización por sentada.
• Muestra qué se hace con ello. Cuenta a los nuevos compañeros qué se ha hecho con sus aportaciones. Es la forma más rápida de demostrar que su voz cuenta.

El papel del responsable y del compañero de referencia

Un cuestionario no sustituye a la conversación. En los primeros meses, el responsable y, si lo hay, el compañero de referencia son los principales puntos de contacto. Son los primeros en notar si alguien se está adaptando y pueden preguntar más sobre lo que le llamó la atención.

Por eso, dales los resultados de los breves puntos de contacto y unas cuantas preguntas sencillas para la conversación. Así el cuestionario se convierte en el motivo de una buena conversación, y no en su sustituto.

El onboarding como calle de doble sentido

Normalmente el onboarding se ve como algo que la organización da a un nuevo compañero: información, un portátil, un compañero de referencia, un programa de bienvenida. Es importante, pero es solo la mitad.

La otra mitad es lo que un nuevo compañero puede dar a la organización: una mirada fresca a cómo funciona de verdad el trabajo. Quien pide esa mirada en el momento adecuado obtiene conclusiones que no aparecen en ningún informe de consultoría.

Tres preguntas para tu equipo directivo

¿Te interesa saber cómo ayudamos a las organizaciones a escuchar en los momentos adecuados del recorrido del empleado? Visita deepler.io.

Fuentes

• Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92(3), 707-721.
• Louis, M. R. (1980). Surprise and sense making: What newcomers experience in entering unfamiliar organizational settings. Administrative Science Quarterly, 25(2), 226-251.