Nieuwe collega’s zien wat wij niet meer zien: onboarding als moment om te luisteren

Denk terug aan je eerste week bij je huidige werkgever. Waarschijnlijk viel je van alles op. Een omslachtige manier van inloggen. Een overleg waarvan niemand precies wist waarom het bestond. Een collega bij wie iedereen terechtkon, terwijl nergens stond beschreven wat zij allemaal wist. Precies daarom is de onboarding van nieuwe medewerkers een uniek moment om te luisteren.

Een paar maanden later zag je het niet meer. Niet omdat het was opgelost, maar omdat je eraan gewend was geraakt.

Frisse ogen hebben een houdbaarheidsdatum

Nieuwe medewerkers kijken anders naar een organisatie. Ze vergelijken met hun vorige werkgever, stellen vragen die anderen niet meer stellen en lopen tegen dingen aan die voor ervaren collega’s vanzelfsprekend zijn.

Louis beschreef al in 1980 hoe nieuwkomers steeds verrast worden: door wat anders is dan ze verwachtten, en door wat anders is dan bij hun vorige baan. Ze proberen die verrassingen te begrijpen en passen zich gaandeweg aan. Dat aanpassen is nodig en goed. Maar het betekent ook dat de frisse blik verdwijnt. Wat in week één opvalt, is na drie maanden normaal.

Die frisse blik is waardevolle informatie. Niet alleen over hoe de onboarding verloopt, maar over hoe de hele organisatie werkt. Alleen vraagt bijna niemand ernaar, en als iemand het wel vraagt, is het moment vaak al voorbij.

Wat nieuwe collega’s vaak opvalt

Wat nieuwe medewerkers opmerken, is vaak verrassend concreet. Denk aan:

Voor ervaren collega’s is dit achtergrondruis. Voor de organisatie is het een gratis doorlichting.

Waarom de eerste maanden ertoe doen

De eerste maanden bepalen voor een groot deel hoe iemand zijn plek vindt. Bauer en collega’s lieten in een meta-analyse zien dat nieuwkomers die hun rol goed begrijpen, vertrouwen hebben in hun eigen kunnen en zich geaccepteerd voelen door collega’s, beter presteren, meer tevreden zijn en vaker van plan zijn te blijven.

Wie in die periode luistert, hoort dus twee dingen tegelijk: of de nieuwe collega goed landt, en waar de organisatie zelf beter kan.

Vijf momenten om te luisteren tijdens de onboarding van nieuwe medewerkers

Luisteren tijdens de onboarding werkt het best op vaste momenten, met een paar korte vragen die passen bij de fase waarin iemand zit.

Voor de start

Hoe verliep het contact tot nu toe? Wat verwacht je van je eerste dag? Weet je bij wie je terechtkunt met vragen?

Na de eerste week

Wat viel je op? Wat was anders dan je had verwacht? Had je alles wat je nodig had om te beginnen?

Na een maand

Wat had je eerder willen weten? Bij wie kun je terecht? Wat kost je nu onnodig veel tijd?

Na drie maanden

Voel je je thuis in je team? Is je rol helder? Wat zou jij veranderen aan hoe we hier werken, nu je het van binnen kent?

Na een jaar

Hoe kijk je terug? Wat heeft je geholpen, en wat niet? Waar wil je naartoe groeien?

Houd het kort. Het gaat om het ritme, niet om de lengte van de vragenlijst.

Van signaal naar actie

Ook hier geldt: luisteren zonder actie kost vertrouwen. Voor een nieuwe collega misschien nog wel meer dan voor iemand die er al jaren werkt. De eerste indruk van hoe een organisatie met feedback omgaat, blijft hangen.

Zo regel je de opvolging:

• Bespreek het persoonlijk. Laat de leidinggevende of buddy na de eerste week en de eerste maand kort vragen hoe het gaat, en wat er beter kan.
• Kijk naar patronen. Eén nieuwe collega die iets opvalt, is een signaal. Vijf die hetzelfde zeggen, is een patroon. Bundel de antwoorden per groep of periode, zodat de anonimiteit geborgd blijft en je ziet wat structureel is.
• Geef de observaties een plek. Neem wat nieuwe collega’s opvalt mee naar het teamoverleg of het MT. Het is gratis advies van mensen die de organisatie nog niet vanzelfsprekend vinden.
• Laat zien wat ermee gebeurt. Vertel nieuwe collega’s wat er met hun input is gedaan. Het is de snelste manier om te laten zien dat hun stem telt.

De rol van leidinggevende en buddy

Een vragenlijst vervangt het gesprek niet. De leidinggevende en, als die er is, de buddy zijn in de eerste maanden de belangrijkste aanspreekpunten. Zij merken als eersten of iemand zijn draai vindt, en kunnen doorvragen op wat een nieuwe collega opviel.

Geef hen daarom de uitkomsten van de korte check-ins, en een paar eenvoudige vragen voor het gesprek. Zo wordt de vragenlijst een aanleiding voor een goed gesprek, in plaats van een vervanging ervan.

Onboarding als tweerichtingsverkeer

Onboarding wordt meestal gezien als iets wat de organisatie aan een nieuwe collega geeft: informatie, een laptop, een buddy, een introductieprogramma. Dat is belangrijk, maar het is maar de helft.

De andere helft is wat een nieuwe collega de organisatie kan geven: een frisse blik op hoe het werk werkelijk loopt. Wie die blik op het juiste moment vraagt, krijgt inzichten die in geen enkel adviesrapport staan.

Drie vragen voor je MT

Benieuwd hoe wij organisaties helpen om op de juiste momenten in de loopbaan te luisteren? Kijk op deepler.io.

Bronnen

• Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92(3), 707-721.
• Louis, M. R. (1980). Surprise and sense making: What newcomers experience in entering unfamiliar organizational settings. Administrative Science Quarterly, 25(2), 226-251.