Neue Kolleginnen und Kollegen sehen, was wir nicht mehr sehen: Onboarding als Moment zum Zuhören

Denken Sie an Ihre erste Woche bei Ihrem jetzigen Arbeitgeber zurück. Wahrscheinlich ist Ihnen einiges aufgefallen. Eine umständliche Art, sich einzuloggen. Eine Besprechung, bei der niemand genau wusste, warum es sie gab. Eine Kollegin, an die sich alle wandten, während nirgends beschrieben stand, was sie alles wusste. Genau deshalb ist das Onboarding neuer Mitarbeiter ein einzigartiger Moment zum Zuhören.

Ein paar Monate später sahen Sie es nicht mehr. Nicht weil es gelöst war, sondern weil Sie sich daran gewöhnt hatten.

Ein frischer Blick hat ein Verfallsdatum

Neue Mitarbeitende schauen anders auf eine Organisation. Sie vergleichen mit ihrem vorherigen Arbeitgeber, stellen Fragen, die andere nicht mehr stellen, und stoßen auf Dinge, die für erfahrene Kolleginnen und Kollegen selbstverständlich sind.

Louis beschrieb schon 1980, wie Neulinge immer wieder überrascht werden: von dem, was anders ist als erwartet, und von dem, was anders ist als in ihrer vorherigen Stelle. Sie versuchen, diese Überraschungen zu verstehen, und passen sich nach und nach an. Diese Anpassung ist nötig und gut. Sie bedeutet aber auch, dass der frische Blick verschwindet. Was in der ersten Woche auffällt, ist nach drei Monaten normal.

Dieser frische Blick ist wertvolle Information. Nicht nur darüber, wie das Onboarding läuft, sondern darüber, wie die ganze Organisation funktioniert. Nur fragt kaum jemand danach, und wenn doch, ist der Moment oft schon vorbei.

Was neuen Kolleginnen und Kollegen oft auffällt

Was neue Mitarbeitende bemerken, ist oft überraschend konkret. Denken Sie an:

Für erfahrene Kolleginnen und Kollegen ist das Hintergrundrauschen. Für die Organisation ist es eine kostenlose Durchleuchtung.

Warum die ersten Monate zählen

Die ersten Monate bestimmen zu einem großen Teil, wie jemand seinen Platz findet. Bauer und Kollegen zeigten in einer Metaanalyse, dass Neulinge, die ihre Rolle gut verstehen, Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten haben und sich von Kolleginnen und Kollegen akzeptiert fühlen, bessere Leistungen bringen, zufriedener sind und häufiger vorhaben zu bleiben.

Wer in dieser Zeit zuhört, hört also zwei Dinge gleichzeitig: ob die neue Kollegin oder der neue Kollege gut ankommt und wo die Organisation selbst besser werden kann.

Fünf Momente zum Zuhören beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Zuhören beim Onboarding funktioniert am besten zu festen Zeitpunkten, mit ein paar kurzen Fragen, die zur jeweiligen Phase passen.

Vor dem Start

Wie verlief der Kontakt bisher? Was erwarten Sie von Ihrem ersten Tag? Wissen Sie, an wen Sie sich mit Fragen wenden können?

Nach der ersten Woche

Was ist Ihnen aufgefallen? Was war anders als erwartet? Hatten Sie alles, was Sie zum Start brauchten?

Nach einem Monat

Was hätten Sie gerne früher gewusst? An wen können Sie sich wenden? Was kostet Sie gerade unnötig viel Zeit?

Nach drei Monaten

Fühlen Sie sich in Ihrem Team zu Hause? Ist Ihre Rolle klar? Was würden Sie an unserer Arbeitsweise ändern, jetzt, da Sie sie von innen kennen?

Nach einem Jahr

Wie blicken Sie zurück? Was hat Ihnen geholfen, und was nicht? Wohin möchten Sie sich entwickeln?

Halten Sie es kurz. Es geht um den Rhythmus, nicht um die Länge des Fragebogens.

Vom Signal zur Maßnahme

Auch hier gilt: Zuhören ohne Handeln kostet Vertrauen. Bei neuen Kolleginnen und Kollegen vielleicht sogar noch mehr als bei jemandem, der schon Jahre dabei ist. Der erste Eindruck davon, wie eine Organisation mit Feedback umgeht, bleibt hängen.

So regeln Sie das Nachfassen:

• Besprechen Sie es persönlich. Lassen Sie die Führungskraft oder die Patin bzw. den Paten nach der ersten Woche und dem ersten Monat kurz fragen, wie es läuft und was besser gehen könnte.
• Achten Sie auf Muster. Wenn einer neuen Kollegin etwas auffällt, ist das ein Signal. Wenn fünf dasselbe sagen, ist es ein Muster. Bündeln Sie die Antworten pro Gruppe oder Zeitraum, damit die Anonymität gewahrt bleibt und Sie sehen, was strukturell ist.
• Geben Sie den Beobachtungen einen Platz. Nehmen Sie mit in die Teambesprechung oder ins Managementteam, was neuen Kolleginnen und Kollegen auffällt. Es ist kostenloser Rat von Menschen, für die die Organisation noch nicht selbstverständlich ist.
• Zeigen Sie, was damit passiert. Erzählen Sie neuen Kolleginnen und Kollegen, was mit ihrem Input gemacht wurde. Das ist der schnellste Weg zu zeigen, dass ihre Stimme zählt.

Die Rolle von Führungskraft und Pate

Ein Fragebogen ersetzt nicht das Gespräch. Die Führungskraft und, falls vorhanden, die Patin oder der Pate sind in den ersten Monaten die wichtigsten Ansprechpersonen. Sie merken als Erste, ob jemand sich einfindet, und können nachfragen, was einer neuen Kollegin oder einem neuen Kollegen aufgefallen ist.

Geben Sie ihnen deshalb die Ergebnisse der kurzen Check-ins und ein paar einfache Fragen für das Gespräch. So wird der Fragebogen zum Anlass für ein gutes Gespräch statt zu dessen Ersatz.

Onboarding als Zweibahnstraße

Onboarding wird meist als etwas gesehen, das die Organisation einer neuen Kollegin oder einem neuen Kollegen gibt: Informationen, einen Laptop, eine Patin oder einen Paten, ein Einführungsprogramm. Das ist wichtig, aber nur die halbe Sache.

Die andere Hälfte ist das, was neue Mitarbeitende der Organisation geben können: einen frischen Blick darauf, wie die Arbeit wirklich läuft. Wer diesen Blick im richtigen Moment abfragt, bekommt Erkenntnisse, die in keinem Beratungsbericht stehen.

Drei Fragen für Ihr Managementteam

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Quellen

• Bauer, T. N., Bodner, T., Erdogan, B., Truxillo, D. M., & Tucker, J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods. Journal of Applied Psychology, 92(3), 707-721.
• Louis, M. R. (1980). Surprise and sense making: What newcomers experience in entering unfamiliar organizational settings. Administrative Science Quarterly, 25(2), 226-251.