Von der jährlichen Mitarbeiterbefragung zum kontinuierlichen Zuhören: Wachstum in vier Phasen

Im März sind alle eine Weile damit beschäftigt: die Einladung, die Erinnerungen, die Rücklaufquote. Ein paar Wochen später liegt ein Bericht beim Management und HR erstellt einen Aktionsplan. Danach wird es still, bis zur nächsten Einladung. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann befindet sich Ihre Organisation in Phase 1. Daran ist nichts falsch, es ist ein Anfang. Wer aber zum kontinuierlichen Zuhören wachsen möchte, muss vor allem etwas anderes tun, als häufiger zu messen.

Kontinuierliches Zuhören heißt nicht, öfter zu fragen

Viele Organisationen denken beim kontinuierlichen Zuhören an Pulsbefragungen: öfter, kürzer, schneller. Doch der Unterschied zwischen einer jährlichen Mitarbeiterbefragung und kontinuierlichem Zuhören liegt nicht in der Anzahl der Fragebögen. Er liegt darin, was zwischen zwei Messungen passiert. In Phase 1 endet die Messung in einem Bericht. Ab Phase 2 führt jede Messung zu etwas, das Teams sehen, tun und erneut messen. Erst dann ergibt häufigeres Fragen Sinn.

Das Wachstumsmodell: vier Phasen, vier Dimensionen

Das Wissenszentrum von Deepler beschreibt das Wachstum in vier Phasen. Jede Phase betrachten Sie entlang derselben vier Dimensionen:

• Fragen: Was und wie oft fragen Sie?
• Sehen: Wer sieht die Ergebnisse, und wann?
• Tun: Was passiert danach?
• Messen: Wissen Sie, ob es wirkt?

Drei Regeln machen das Modell nutzbar. Ihre Phase ist Ihr schwächstes Glied: viel fragen und wenig tun ist nicht Phase 3, sondern Phase 1 mit mehr Fragen. Sie wachsen Stufe für Stufe: Wer eine Phase überspringt, bekommt mehr Daten und denselben Bericht. Und Phase 4 ist keine Pflicht. Die beste Phase ist die, die Ihre Organisation nachverfolgen kann.

Warum Nachverfolgung den Unterschied macht

In einer Feldstudie über elf Jahre urteilten Gruppen positiver, die sahen, dass mit den Ergebnissen etwas geschah. Wer teilnahm und nichts zurückbekam, urteilte sogar negativer als wer nicht teilnahm (Church u. a., 2012). Ein Review von 53 Studien zeigt, dass sich Ergebnisse nach einer Nachverfolgung meist verbessern, wobei der Effekt je nach Organisation schwankt (Huebner und Zacher, 2021). Mehr Feedback ist auch nicht automatisch besser: In mehr als einem Drittel der Fälle verschlechtert sich die Leistung sogar (Kluger und DeNisi, 1996).

Lesen Sie auch, warum Umfragemüdigkeit selten am Fragebogen liegt.

Wo stehen Sie? Ein kurzer Selbstcheck

Kreuzen Sie pro Dimension an, was jetzt schon zutrifft, nicht, was Sie planen:

1. Sehen: Hat jedes Team innerhalb eines Monats seine eigenen Ergebnisse erhalten?
2. Tun: Haben Teams selbst Maßnahmen gewählt, mit einer verantwortlichen Person und einer Frist?
3. Messen: Haben Mitarbeitende erfahren, was mit ihrem Input geschehen ist?
4. Fragen: Fragen Sie zwischen zwei breiten Befragungen kurz zu einigen Themen nach?

Lautet die Antwort auf die erste Frage nein, dann beginnt dort Ihr nächster Schritt. Der vollständige Selbsttest im Whitepaper umfasst sechzehn Fragen und lässt Sie ein Profil zeichnen. Kaum eine Organisation befindet sich in allen vier Dimensionen in derselben Phase, und gerade diese Schieflage zeigt Ihnen, wo Sie anfangen sollten.

Der größte Schritt: vom Bericht zum Gespräch

Von Phase 1 zu Phase 2 messen Sie nicht häufiger. Die Ergebnisse gehen vom Management zu den Teams. Drei Schritte helfen:

1. Wählen Sie Fragen, die Teams selbst aufgreifen können. Streichen Sie Fragen, mit denen niemand etwas anfangen kann oder will.
2. Geben Sie jedem Team seine eigenen Ergebnisse, innerhalb eines Monats. Mit einem kurzen Gesprächsleitfaden für die Teamleitung.
3. Lassen Sie Teams ein oder zwei Maßnahmen wählen. Und planen Sie die Rückmeldung genauso fest ein wie die Messung.

Wie Sie diese Rückmeldung angehen, lesen Sie in So melden Sie Befragungsergebnisse an Teams zurück. Danach kommt der Rhythmus: Maßnahmen als kleine Projekte, kurze Messungen zu den Themen der Teams und oft ein erster Moment in der Laufbahn, wie das Onboarding. Sind Sie unsicher, ob Sie bereit für Pulsbefragungen sind? Dann lesen Sie Sind Sie bereit für eine Pulsbefragung?

Fünf Arten, zu früh zu wachsen

Die meisten Probleme entstehen nicht, weil Organisationen zu wenig messen, sondern weil das Messen schneller wächst als die Nachverfolgung:

• Zu schnell zu oft messen. Bauen Sie den Rhythmus zusammen mit Ihrer Nachverfolgung auf.
• Messen ohne Nachverfolgung. Planen Sie die Rückmeldung gleichzeitig mit der Messung.
• Eine Phase überspringen. Entwickeln Sie zuerst Ihre schwächste Dimension.
• Feedback ohne Gespräch. Verbinden Sie jedes Ergebnis mit einem Gespräch und einem Ziel.
• Betriebsrat und Datenschutz zu spät. Ein System, das laufend Daten verarbeitet, kann zustimmungspflichtig sein. Beziehen Sie beide ein, bevor Sie sich entscheiden.

Legen Sie los

Mit Deepler Research erhält jedes Team seine eigenen Ergebnisse und Maßnahmen werden zu Projekten mit einer verantwortlichen Person und einer Frist. Mit Deepler Journeys hören Sie zu festen Momenten in der Laufbahn zu, etwa beim Onboarding. Sehen Sie, wie ein Logistikunternehmen auf kontinuierliches Feedback umgestiegen ist.

Quellen

• Church, A. u. a. (2012). Is there a connection between survey action and employee attitudes? Research in Organizational Change and Development, 20, 223-264.
• Huebner, L. und Zacher, H. (2021). Following up on employee surveys: a conceptual framework and systematic review. Frontiers in Psychology, 12, 801073.
• Kluger, A. und DeNisi, A. (1996). The effects of feedback interventions on performance. Psychological Bulletin, 119(2), 254-284.