Van jaarlijks MTO naar continu luisteren: groeien in vier fasen

In maart is iedereen er even mee bezig: de uitnodiging, de herinneringen, de respons. Een paar weken later ligt er een rapport bij het MT en maakt HR een actieplan. Daarna wordt het stil, tot de volgende uitnodiging. Herkenbaar? Dan zit je organisatie in fase 1. Niets mis mee, het is een begin. Maar wie wil groeien naar continu luisteren, moet vooral iets anders doen dan vaker meten.

Continu luisteren is geen kwestie van vaker vragen

Veel organisaties denken bij continu luisteren aan pulsmetingen: vaker, korter, sneller. Maar het verschil tussen een jaarlijks MTO en continu luisteren zit niet in het aantal vragenlijsten. Het zit in wat er tussen twee metingen gebeurt. In fase 1 eindigt de meting in een rapport. Vanaf fase 2 leidt elke meting tot iets wat teams zien, doen en weer meten. Pas dan heeft vaker vragen zin.

Het groeimodel: vier fasen, vier dimensies

Het Kenniscentrum van Deepler beschrijft de groei in vier fasen. Elke fase bekijk je langs dezelfde vier dimensies:

• Vragen: wat en hoe vaak vraag je?
• Zien: wie ziet de uitkomsten, en wanneer?
• Doen: wat gebeurt er daarna?
• Meten: weet je of het werkt?

Drie regels maken het model bruikbaar. Je fase is je zwakste schakel: veel vragen en weinig doen is geen fase 3, maar fase 1 met meer vragen. Je groeit één trede tegelijk: wie een fase overslaat, krijgt meer data en hetzelfde rapport. En fase 4 is geen verplichting. De beste fase is de fase die je organisatie kan opvolgen.

Waarom opvolging het verschil maakt

In een veldstudie over elf jaar oordeelden groepen die zagen dat er iets met de uitkomsten gebeurde positiever. Wie meedeed en niets terugzag, oordeelde zelfs negatiever dan wie niet meedeed (Church e.a., 2012). Een review van 53 studies laat zien dat uitkomsten na opvolging meestal verbeteren, al wisselt het effect per organisatie (Huebner en Zacher, 2021). Meer feedback is ook niet vanzelf beter: in ruim een derde van de gevallen gaan prestaties er juist op achteruit (Kluger en DeNisi, 1996).

Lees ook waarom survey fatigue zelden aan de vragenlijst ligt.

Waar sta jij? Een korte zelfcheck

Kruis per dimensie aan wat nu al waar is, niet wat je van plan bent:

1. Zien: kreeg elk team binnen een maand de eigen uitkomsten?
2. Doen: hebben teams zelf acties gekozen, met een eigenaar en een deadline?
3. Meten: hebben medewerkers gehoord wat er met hun input is gedaan?
4. Vragen: vraag je tussen twee brede metingen kort door op een paar thema’s?

Is het antwoord op de eerste vraag nee, dan begint je volgende stap daar. De volledige zelfscan in de whitepaper telt zestien vragen en laat je een profiel tekenen. Bijna geen organisatie zit op alle vier dimensies in dezelfde fase, en juist die scheefheid vertelt je waar je moet beginnen.

De grootste stap: van rapport naar gesprek

Van fase 1 naar fase 2 meet je niet vaker. De uitkomsten gaan van het MT naar de teams. Drie stappen helpen:

1. Kies vragen die teams zelf kunnen oppakken. Schrap vragen waar niemand iets mee kan of wil.
2. Geef elk team de eigen uitkomsten, binnen een maand. Met een korte gespreksopzet voor de teamleider.
3. Laat teams één of twee acties kiezen. En plan het terugkoppelen net zo vast als de meting.

Hoe je dat terugkoppelen aanpakt, lees je in zo koppel je MTO-resultaten terug aan teams. Daarna komt het ritme: acties als kleine projecten, korte metingen op de thema’s van teams, en vaak een eerste moment in de loopbaan, zoals onboarding. Twijfel je of je klaar bent voor pulsen? Lees dan ben je klaar voor een pulsmeting?

Vijf manieren om te vroeg te groeien

De meeste problemen ontstaan niet doordat organisaties te weinig meten, maar doordat het meten sneller groeit dan het opvolgen:

• Te snel te vaak meten. Bouw het ritme op met je opvolging mee.
• Meten zonder opvolgen. Plan het terugkoppelen tegelijk met de meting.
• Een fase overslaan. Groei eerst je laagste dimensie.
• Feedback zonder gesprek. Koppel elke uitkomst aan een gesprek en een doel.
• OR en privacy te laat. Een systeem dat doorlopend gegevens verwerkt, kan instemmingsplichtig zijn. Betrek ze vóór je kiest.

Aan de slag

Met Deepler Research krijgt elk team de eigen uitkomsten en worden acties projecten met een eigenaar en deadline. Met Deepler Journeys luister je op vaste momenten in de loopbaan, zoals onboarding. Zie hoe een logistiek bedrijf overstapte op continue feedback.

Bronnen

• Church, A. e.a. (2012). Is there a connection between survey action and employee attitudes? Research in Organizational Change and Development, 20, 223-264.
• Huebner, L. en Zacher, H. (2021). Following up on employee surveys: a conceptual framework and systematic review. Frontiers in Psychology, 12, 801073.
• Kluger, A. en DeNisi, A. (1996). The effects of feedback interventions on performance. Psychological Bulletin, 119(2), 254-284.