Vom Jahresgespräch zum fortlaufenden Gespräch: So wird Entwicklung zum Zyklus

In vielen Organisationen dreht sich Entwicklung um einen Moment: das Jahresgespräch. Ein Jahr Arbeit, zusammengefasst in einer Stunde. Logisch, dass dieser Moment nicht ausreicht. Gutes Performance Management mit festen Gesprächsmomenten über das Jahr verteilt macht Entwicklung zu einem fortlaufenden Gespräch statt zu einer jährlichen Abrechnung.

Warum ein Gespräch pro Jahr nicht funktioniert

Das Jahresgespräch liefert das Bild eines Moments, aus einer Perspektive. Was kürzlich passiert ist, wiegt schwerer als das, was vor Monaten gut lief. Und die Führungskraft schaut vor allem aus ihrer eigenen Wahrnehmung, während viel Arbeit dort stattfindet, wo sie nicht dabei ist.

Eine Studie von Gallup zeigt, wie groß dieses Problem ist. Es handelt sich um eine amerikanische Studie, veröffentlicht im Mai 2024, unter 135 Personalvorständen von Fortune-500-Unternehmen und 18.665 Beschäftigten. Die Befragung fand 2023 statt.

Zahlen in anderen Ländern werden abweichen, aber das Muster ist wiedererkennbar. Wer Ziele nur einmal im Jahr bespricht, weiß zur Jahresmitte oft nicht mehr genau, worauf er hinarbeitet.

Was Gallup empfiehlt

Gallup gibt drei Empfehlungen, um Performance Management zu verbessern:

• Klare Erwartungen. Legen Sie Ziele gemeinsam fest und verbinden Sie sie mit den Zielen des Teams.
• Gespräche pro Quartal. Kurze, regelmäßige Gespräche über Fortschritte statt eines großen Moments.
• Input aus mehreren Quellen. Schauen Sie nicht nur durch die Augen der Führungskraft, und trennen Sie Entwicklungsziele von Gesprächen über Vergütung.

Vor allem der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Sobald es in einem Gespräch auch um Vergütung geht, verändert sich der Ton. Die Person möchte dann vor allem zeigen, was gut lief, und spricht weniger offen über Schwierigkeiten. Wenn Sie Entwicklung und Vergütung getrennt besprechen, bleibt Raum für ein ehrliches Gespräch.

Diese drei Punkte bilden zusammen die Basis eines Gesprächszyklus.

So sieht Performance Management pro Quartal aus

Ein Rhythmus pro Quartal klingt nach mehr Arbeit. Das muss nicht sein. Die Kunst ist, die Gespräche kurz und die Verwaltung schlank zu halten. Ein Beispiel:

Ein Check-in muss nicht kompliziert sein. Drei Fragen reichen oft: Was läuft gut, wo kommen Sie nicht weiter, und was brauchen Sie? So bleibt das Gespräch beim Fortschritt und nicht beim Ausfüllen eines Formulars.

Jedes Gespräch dauert zwanzig bis dreißig Minuten. Das Protokoll besteht aus ein oder zwei Sätzen: Wo stehen wir, und was ist der nächste Schritt? Das Jahresgespräch ist dann keine Überraschung mehr, sondern eine Zusammenfassung von Gesprächen, die schon geführt wurden. Für dieses letzte Gespräch finden Sie praktische Fragen in 10 Fragen, die das Jahresgespräch öffnen.

Gemeinsame Kompetenzprofile: dieselbe Sprache

Ein fortlaufendes Gespräch funktioniert nur, wenn alle dieselbe Sprache sprechen. Dafür brauchen Sie ein gemeinsames Kompetenzprofil: eine kurze Reihe von Kompetenzen, beschrieben in konkretem Verhalten, die für eine Rolle oder ein Team gleich ist.

So weiß die Person, woran sie arbeitet, die Führungskraft weiß, worauf sie achtet, und Kollegen wissen, wozu sie Feedback geben. Es verhindert auch, dass jedes Gespräch um etwas anderes geht. Wählen Sie lieber fünf Kompetenzen, die wirklich zählen, als fünfzehn, an die sich niemand erinnert.

Beschreiben Sie jede Kompetenz in sichtbarem Verhalten. Nicht „kundenorientiert“, sondern zum Beispiel „denkt bei der Frage hinter der Frage des Kunden mit“. Je konkreter die Beschreibung, desto leichter lässt sich in einem kurzen Gespräch etwas Sinnvolles dazu sagen, und desto besser können Sie Wachstum über die Zeit verfolgen.

Wachstum über mehrere Runden verfolgen

Der große Vorteil eines Zyklus: Sie sehen Wachstum. Wer einmal im Jahr ein Bild einholt, hat eine Momentaufnahme. Wer es alle paar Monate tut, sieht eine Linie.

Legen Sie die Ergebnisse pro Kompetenz nebeneinander. Wird es besser bei dem Punkt, an dem jemand arbeitet? Bleiben Selbstbild und Feedback der Kollegen nah beieinander, oder gehen sie auseinander? So wird Entwicklung sichtbar, für die Person und für die Führungskraft. Und ein Gespräch über Fortschritt wird viel konkreter als „es läuft gut“.

Für den Input von Kollegen können Sie 360 Grad Feedback nutzen, zum Beispiel zweimal im Jahr. Dazwischen reichen kurze Check-ins zwischen Person und Führungskraft.

Was Führungskräfte brauchen

Ein Gesprächszyklus steht und fällt mit der Führungskraft. Sie muss kein Coach sein, braucht aber ein paar Dinge. Eine kurze Erklärung, wozu die Gespräche dienen. Ein einfaches Format, damit nicht jeder das Rad neu erfindet. Und Zeit im Kalender, die für das ganze Jahr im Voraus geblockt ist.

HR spielt dabei eine unterstützende Rolle. Nicht, indem es Führungskräften wegen ihrer Formulare hinterherläuft, sondern indem es ihnen hilft, gute Gespräche zu führen. Zum Beispiel mit einigen Beispielfragen oder indem es nach der ersten Runde fragt, was funktioniert hat und was nicht.

Klein anfangen

Einen neuen Gesprächszyklus müssen Sie nicht auf einmal für die ganze Organisation einführen. Im Gegenteil: Das funktioniert meist schlechter. Fangen Sie klein an:

1. Ein Pilotteam. Wählen Sie ein Team mit einer Führungskraft, die Lust darauf hat.
2. Ein Zyklus. Führen Sie eine vollständige Runde durch, von den Erwartungen bis zum Rückblick.
3. Danach ausweiten. Nutzen Sie das Gelernte, um den Ansatz zu schärfen, und nehmen Sie dann die nächsten Teams mit.

Nehmen Sie sich nach dem ersten Zyklus Zeit für einen Rückblick. Fragen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende, was der Rhythmus ihnen gebracht hat und was besser geht. Vielleicht ist ein Quartal für manche Rollen zu häufig, oder zu selten. Passen Sie den Ansatz an, bevor Sie ausweiten.

Ein Pilot zeigt auch, was ein fortlaufendes Gespräch bringt, zum Beispiel, dass Sie früher hören, wenn jemand feststeckt oder zweifelt.

Loslegen

Mit Deepler 360 starten Sie mit einem Pilotteam. Führungskräfte erhalten ein 30-minütiges Briefing und führen den Zyklus danach selbstständig durch. Vereinbaren Sie ein Kennenlerngespräch, um zu sehen, wie das für Ihre Organisation funktioniert.

Quellen

• Wigert, B., & Barrett, H. (6. Mai 2024). 2% of CHROs Think Their Performance Management System Works. Gallup. Befragung von 135 Personalvorständen von Fortune-500-Unternehmen (Juni und Juli 2023) und 18.665 US-Beschäftigten (August 2023).