Je luisterplan voor 2027 begint met één vraag

Januari is het moment van plannen, ook voor HR. Vaak begint het HR jaarplan met de vraag: wat willen we dit jaar meten? Betrokkenheid, werkdruk, leiderschap, onboarding, cultuur? De lijst groeit snel.

Wij stellen een andere eerste vraag voor: wat zijn we bereid te veranderen?

Waarom minder vragen vaak meer oplevert

Hoe meer je vraagt, hoe meer je moet opvolgen. En hoe minder je opvolgt, hoe minder medewerkers geneigd zijn mee te doen. Onderzoek naar non-respons laat zien dat mensen minder snel meedoen als ze eerdere onderzoeken als zinloos ervaren of te veel vragenlijsten krijgen (Rogelberg & Stanton). En onderzoek naar terugkoppeling laat zien dat juist de opvolging het verschil maakt (Church e.a.).

Een luisterplan met drie thema’s die je echt oppakt, levert meer op dan een plan met tien thema’s waar je niet aan toekomt.

Niet elke vraag hoort in dezelfde vragenlijst

Veel organisaties stoppen alles in één jaarlijks onderzoek. Begrijpelijk, maar niet elke vraag past bij dat moment. Grofweg zijn er vier manieren van luisteren, elk met een eigen ritme:

• Periodiek, over de organisatie als geheel. Hoe staat het met betrokkenheid, werkdruk of samenwerking? Dat vraag je op vaste momenten, met korte vervolgmetingen om te zien of acties werken.
• Op het moment zelf, rond de loopbaan. Hoe landt een nieuwe collega? Hoe verloopt een interne overstap? Waarom vertrekt iemand? Dat vraag je wanneer het gebeurt, niet maanden later.
• Rondom de persoon, voor ontwikkeling. Hoe groeit iemand als leidinggevende of vakspecialist? Dat vraag je aan de mensen om hem heen, als voorbereiding op het ontwikkelgesprek.
• Bij een nieuwe koers, over cultuur. Past onze cultuur bij waar we naartoe willen? Dat vraag je als de strategie verandert, bij een fusie, of eens in de één à twee jaar.

Een goed luisterplan kiest per thema de manier die erbij past. Zo krijg je betere antwoorden, en vraag je medewerkers niet om input op een moment dat het er niet toe doet.

Werkblad voor een MT-sessie van een uur

Gebruik dit werkblad voor een sessie met je MT. Reken op ongeveer acht minuten per vraag, en houd een kwartier over voor afspraken.

Een jaarritme voor je HR jaarplan

Voor het periodieke luisteren werkt een eenvoudig ritme in vier kwartalen: meten, terugkoppelen, verbeteren en opnieuw meten. Het luisteren rond de loopbaan loopt daar doorheen, op de momenten dat iemand start, doorgroeit of vertrekt. Feedback voor ontwikkeling plan je rond de ontwikkelgesprekken, en een cultuurmeting rond een strategiesessie of een grote verandering.

Zet al deze momenten direct in de jaarplanning van het MT, net als de begroting. Wat in de agenda staat, gebeurt.

Drie veelgemaakte fouten

Te veel thema’s. Het is verleidelijk om alles tegelijk te willen weten. Maar tien thema’s betekent tien trajecten, en die volgt geen organisatie tegelijk goed op.

Geen eigenaar. “HR pakt het op” is geen eigenaarschap. Zonder eigenaar in de lijn blijven uitkomsten liggen.

Alles in één vragenlijst op één moment. Vragen over onboarding, vertrek of cultuur verdwijnen in een jaarlijkse meting tussen de rest, en komen te laat of op het verkeerde moment.

Eén vraag om mee te beginnen

Het beste voornemen voor 2027 is misschien wel het eenvoudigste: minder vragen, meer doen. Begin je planning niet met wat je wilt weten, maar met wat je bereid bent te veranderen. De rest volgt.

Op deepler.io lees je meer over hoe wij organisaties helpen om een luisterplan te maken dat werkt.

Bronnen

• Church, A. H., Golay, L. M., Rotolo, C. T., Tuller, M. D., Shull, A. C., & Desrosiers, E. I. (2012). Without effort there can be no change: Reexamining the impact of survey feedback and action planning on employee attitudes. Research in Organizational Change and Development, 20, 223-264.
• Rogelberg, S. G., & Stanton, J. M. (2007). Understanding and dealing with organizational survey nonresponse. Organizational Research Methods, 10(2), 195-209.