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Fehlzeitenanalyse: Kontrollieren Sie Ausfallzeiten und Fehlzeitenprävention
Fehlzeiten beginnen selten an dem Tag, an dem sich jemand krank meldet. Oft gibt es bereits vorher Signale: steigende Arbeitsbelastung, unklare Erwartungen, verminderte Energie, Spannungen im Team oder eine Führungskraft, die zu spät bemerkt, dass jemand feststeckt.
Mit einer Fehlzeitenanalyse machen Sie diese Muster besprechbar, bevor kurze Fehlzeiten häufig werden oder Langzeitausfälle entstehen. Deepler hilft Organisationen, Fehlzeiten nicht nur zu registrieren, sondern besser zu verstehen. So sehen Sie, wo Risiken entstehen, welche Teams Unterstützung benötigen und welche vorbeugenden Maßnahmen wirklich einen Unterschied machen können. So wird Fehlzeitenprävention ein fester Bestandteil Ihrer HR-Politik.
- Erkennen Sie frühzeitig, wo Fehlzeitenrisiken entstehen
- Untersuchen Sie die Ursachen hinter kurzen, häufigen und langen Fehlzeiten
- Übersetzen Sie Signale in gezielte Prävention und Teamgespräche
Fehlzeiten: Was bedeuten sie und wie kannst du sie verhindern?
Organisationen schauen oft erst auf Fehlzeiten, wenn die Zahlen steigen. Dann liegt der Fokus schnell auf Fehlzeitenquoten, Meldehäufigkeit und Wiedereingliederung.
Diese Zahlen sind wichtig, aber sie sagen nicht immer, warum Menschen ausfallen. Eine gute Fehlzeitenanalyse schaut daher auf die Umstände hinter Krankheitsfällen: Arbeitsbelastung, Energie, Erholung, Führung, Teamdynamik und inwieweit Mitarbeiter rechtzeitig Hilfe in Anspruch nehmen. So verschiebt sich der Ansatz vom Reagieren zur Prävention.
In diesem Artikel erklären wir:
- Was Fehlzeiten bedeuten und welche Arten es gibt
- Warum häufige Fehlzeiten oft ein wichtiges Warnsignal sind
- Wie du Fehlzeiten verhindern, reduzieren und senken kannst
- Welche Rolle Führungskräfte, HR und der Betriebsarzt haben
- Wie Deepler hilft, die Kontrolle über Fehlzeiten zu gewinnen
Inhaltsverzeichnis
Was sind Fehlzeiten?
Fehlzeiten bedeuten, dass ein Mitarbeiter zu Zeiten nicht arbeiten kann, zu denen dies laut Arbeitsvertrag erwartet wird. In der Praxis geht es meist um Krankmeldungen: Abwesenheit aufgrund körperlicher oder psychischer Beschwerden.
Dennoch sind Fehlzeiten mehr als eine verwaltungstechnische Meldung. Sie sind oft ein Signal dafür, dass Belastung, Belastbarkeit, Arbeitsabsprachen oder Unterstützung nicht gut aufeinander abgestimmt sind.
Manchmal geht es um eine Grippe, die nach ein paar Tagen vorbei ist. Manchmal deutet wiederholte kurze Abwesenheit auf etwas Strukturelleres hin. Und manchmal wächst sich eine Situation zu Langzeitausfällen aus, mit großen Auswirkungen auf Mitarbeiter, Team und Organisation.
Die wichtigsten Arten von Fehlzeiten
Bei Fehlzeiten wird oft zwischen Kurzfristausfällen, mittelfristigen Ausfällen und Langzeitausfällen unterschieden. Kurzfristausfälle dauern meist einige Tage.
Mittelfristige Ausfälle dauern länger, sind aber noch nicht strukturell langfristig. Langzeitausfälle erfordern intensivere Betreuung und Wiedereingliederung.
Darüber hinaus sprechen Organisationen manchmal von häufigen Fehlzeiten, wenn jemand sich auffallend oft krank meldet. Begriffe wie Grauzone-Fehlzeiten oder rosa Fehlzeiten werden auch verwendet, erfordern aber Vorsicht: Das Ziel ist nicht, Mitarbeiter zu beurteilen, sondern Muster zu verstehen und gesunde Arbeitsabsprachen zu treffen.
Was ist Fehlzeitenprävention?
Fehlzeitenprävention umfasst alle Maßnahmen, mit denen Sie verhindern, dass Mitarbeiter ausfallen oder dass Fehlzeiten länger dauern oder wiederkehren. Man unterscheidet drei Ebenen:
- Primäre Prävention: verhindern, dass Beschwerden entstehen, zum Beispiel durch eine machbare Arbeitsbelastung, gute Arbeitsplätze und Raum für Erholung
- Sekundäre Prävention: Signale früh erkennen und bei den ersten Beschwerden eingreifen, bevor sich jemand krank meldet
- Tertiäre Prävention: bei der Rückkehr begleiten und verhindern, dass Fehlzeiten langfristig werden oder erneut auftreten
Eine Fehlzeitenanalyse hilft vor allem bei der primären und sekundären Prävention: Sie sehen Risiken, bevor sie zu Ausfällen führen.
Fehlzeitenkennzahlen: So berechnen Sie sie
Drei Kennzahlen ergeben zusammen ein gutes Bild der Fehlzeiten in Ihrer Organisation:
- Fehlzeitenquote: die Anzahl der Fehltage in Kalendertagen, geteilt durch die Anzahl der Mitarbeiter mal die Anzahl der Kalendertage im Zeitraum, mal 100
- Meldehäufigkeit: die Anzahl der Krankmeldungen in einem Jahr, geteilt durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter
- Durchschnittliche Fehlzeitendauer: die Gesamtzahl der Fehltage abgeschlossener Krankmeldungen, geteilt durch die Anzahl der abgeschlossenen Meldungen
Eine niedrige Fehlzeitenquote bei hoher Meldehäufigkeit deutet oft auf viele Kurzzeitausfälle hin. Gerade dort liegen Chancen für Prävention.
Was kosten Fehlzeiten Ihre Organisation? Berechnen Sie es mit dem kostenlosen Fehlzeitenkostenrechner.
Warum sind Fehlzeiten wichtig?
Fehlzeiten beeinflussen fast alles in einer Organisation. Für den Mitarbeiter bedeutet es, dass Gesundheit, Energie oder Arbeitsfähigkeit unter Druck stehen.
Für Kollegen bedeutet es oft zusätzliche Arbeit, verschobene Prioritäten und manchmal Frustration. Für Führungskräfte entsteht Druck, um die Planung zu bewältigen.
Und für HR oder Geschäftsleitung steigen die Kosten, Risiken und Komplexität. Wer Fehlzeiten nur als Zahl sieht, verpasst die Chance, früher einzugreifen. Wer Fehlzeiten als Organisationsthema versteht, kann an Prävention, besserer Unterstützung und nachhaltiger Einsatzfähigkeit arbeiten.
Eine Fehlzeitenanalyse bringt Organisationen verschiedene Vorteile
Fehlzeiten entstehen nicht immer durch die Arbeit, aber Arbeit kann sehr wohl zur Belastung, Erholung und Einsatzfähigkeit beitragen. Eine Fehlzeitenanalyse zeigt, welche Umstände Mitarbeiter unterstützen oder anfällig machen. Dadurch kannst du die Fehlzeitenpolitik weniger reaktiv und präventiver gestalten.
1. Frühere Sicht auf Risiken
Eine Fehlzeitenanalyse zeigt, wo Mitarbeiter Spannungen, Druck oder verminderte Energie erleben. Dadurch musst du nicht warten, bis die Fehlzeitenquote steigt. Du siehst früher, wo Teams anfällig sind und wo Gespräche notwendig sind.
2. Weniger abhängig von einzelnen Signalen
Ohne Analyse hängt die Fehlzeitenprävention oft davon ab, was eine Führungskraft zufällig hört oder bemerkt. Mit strukturiertem Feedback entsteht ein vollständigeres Bild. Das hilft, Muster zu erkennen, die in einzelnen Gesprächen leicht verborgen bleiben.
3. Bessere Kontrolle über Fehlzeiten
Kontrolle über Fehlzeiten erfordert mehr als ein Protokoll. Du musst wissen, wo die Ursachen liegen, wer welche Rolle übernimmt und welche Interventionen sinnvoll sind. Deepler zeigt, wo das Gespräch beginnen muss und welche Themen Priorität haben.
4. Gezielere Fehlzeitenreduzierung
Fehlzeiten lassen sich besser reduzieren, wenn du weißt, welches Problem du löst. Bei dem einen Team geht es um Arbeitsbelastung, bei dem anderen um Schichtpläne, Führung, Sicherheit oder Zusammenarbeit. Eine Fehlzeitenanalyse verhindert, dass du überall die gleiche Maßnahme einsetzt.
5. Stärkere Fehlzeitenpolitik
Eine gute Fehlzeitenpolitik passt zur Praxis. Durch regelmäßige Befragung von Mitarbeitern siehst du, ob die Politik funktioniert, wo Regeln unklar sind und wo präventive Maßnahmen besser strukturiert werden müssen.
Führen Sie Ihre Fehlzeitenanalyse mit der Software von Deepler durch
Mit Deepler untersuchen Sie nicht nur, wie viele Fehlzeiten es gibt, sondern vor allem, welche Faktoren das Fehlzeitenrisiko erhöhen. Mitarbeiter beantworten kurze, gezielte Fragen zu Arbeitsbelastung, Energie, Erholung, Unterstützung, Klarheit und psychologischer Sicherheit.
Die Ergebnisse werden übersichtlich in Dashboards dargestellt, so dass HR, Geschäftsleitung und Führungskräfte sofort sehen, wo Maßnahmen erforderlich sind. Sie können Unterschiede zwischen Teams, Standorten oder Funktionen betrachten, ohne einzelne Mitarbeiter offenzulegen. So entsteht eine praktische Grundlage für Prävention, Teamgespräche und bessere Kontrolle über Fehlzeiten.
Unsere zufriedenen Kunden
Fehlzeitenprävention und niederländisches Recht: Was wird von Ihnen als Arbeitgeber verlangt?
Nach dem niederländischen Arbeitsschutzgesetz (Arbowet) sorgen Sie als Arbeitgeber in den Niederlanden für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen. Für die Fehlzeitenprävention bedeutet das unter anderem:
- RI&E: Mit einer Risikoinventarisierung und -bewertung erfassen Sie die Risiken bei der Arbeit und erstellen einen Maßnahmenplan
- Präventionsbeauftragter: Jede Organisation mit Personal hat eine solche Person. Bei bis zu 25 Mitarbeitern dürfen Sie diese Rolle selbst übernehmen
- Arbeitsmedizinischer Dienst oder Betriebsarzt: seit 2017 haben Sie einen Basisvertrag, in dem auch Prävention und der Zugang zum Betriebsarzt geregelt sind
- PAGO: Sie bieten Mitarbeitern regelmäßig eine arbeitsmedizinische Untersuchung an
Wird ein Mitarbeiter trotzdem krank, zahlen Arbeitgeber in den Niederlanden in der Regel bis zu 104 Wochen mindestens 70 % des Lohns weiter, und für die Wiedereingliederung gilt das niederländische Gesetz zur Verbesserung der Wiedereingliederung (Wet verbetering poortwachter). Prävention lohnt sich also. Eine Fehlzeitenanalyse hilft Ihnen, Ihre RI&E und Ihren Maßnahmenplan mit dem zu ergänzen, was Mitarbeiter selbst erleben.
Von der Fehlzeitenregistrierung zur Fehlzeitenprävention
Fehlzeitenregistrierung zeigt, was passiert ist. Fehlzeitenprävention erfordert Einsicht in das, was davor kam.
Darin liegt der Wert einer Fehlzeitenanalyse. Du schaust auf Signale wie Erholungsmöglichkeiten, Autonomie, Rollenklarheit, Arbeitsbelastung, Unterstützung durch die Führungskraft und psychologische Sicherheit.
Diese Informationen helfen, das Gespräch zu führen, bevor Fehlzeiten langfristig werden. So wird der Ansatz weniger reaktiv und es entsteht mehr Kontrolle über nachhaltige Einsatzfähigkeit.
Was sind die Vorteile einer Fehlzeitenanalyse?
Eine Fehlzeitenanalyse gibt Organisationen eine Sprache für ein Thema, das oft sensibel ist. Krankheit ist persönlich, aber Arbeit kann sehr wohl zur Belastung, Erholung oder Ausfallzeiten beitragen.
Durch die richtigen Fragen zu stellen, machst du besprechen, welche Arbeitsbedingungen das Fehlzeitenrisiko erhöhen. Das hilft, gezielter zu steuern, ohne medizinische Informationen zu sammeln oder Mitarbeiter einzeln zu bewerten.
Fehlzeitenkosten besser beherrschen
Die Kosten von Fehlzeiten stecken nicht nur in der Lohnfortzahlung. Auch Personalvertretung, Produktivitätsverlust, zusätzlicher Druck auf Kollegen, Qualitätsverlust und Managementzeit spielen eine Rolle.
Eine Fehlzeitenanalyse hilft, diese Kosten früher zu beeinflussen. Nicht durch Druck auf Mitarbeiter, sondern durch Verbesserung der Umstände, unter denen Fehlzeiten entstehen oder wiederkehren.
Effektivere Fehlzeitensenkung
Fehlzeiten zu senken erfordert Fokus. Eine allgemeine Kampagne über Vitalität hilft wenig, wenn das echte Problem in unklaren Prioritäten, schlechten Schichtplänen oder einer Führungskraft liegt, die Signale zu spät aufgreift.
Mit Deepler siehst du, welche Themen pro Team oder Segment am stärksten wiegen. Dadurch kannst du Interventionen wählen, die zur Ursache passen.
Mehr Vertrauen in den Fehlzeitenansatz
Mitarbeiter erleben Fehlzeitenpolitik manchmal als Kontrolle. Eine gute Analyse zeigt gerade, dass die Organisation verstehen will, was Menschen brauchen, um gesund arbeiten zu können.
Wenn Ergebnisse geteilt und verfolgt werden, wächst das Vertrauen. Das macht es einfacher, früher zu alarmieren und verhindert, dass Probleme unter der Oberfläche bleiben.
Fehlzeitenprävention in der Praxis: 7 Tipps
Fehlzeiten verhindern Sie nicht mit einer einzigen Kampagne. Es braucht einen Ansatz, der zu den Ursachen in Ihrer Organisation passt. Mit diesen sieben Tipps legen Sie die Grundlage.
1. Messen Sie, bevor Sie Maßnahmen wählen
Schauen Sie nicht nur auf Fehlzeitenzahlen, sondern fragen Sie Mitarbeiter, wie sie Arbeitsbelastung, Energie, Erholung und Unterstützung erleben. So wissen Sie, welches Problem Sie lösen.
2. Halten Sie die Arbeitslast machbar
Arbeitslast ist eine der wichtigsten arbeitsbedingten Ursachen für Ausfälle. Machen Sie Prioritäten klar und besprechen Sie regelmäßig, ob die Arbeit zu schaffen ist. Lesen Sie mehr auf unserer Seite über das Messen und Senken der Arbeitslast.
3. Schulen Sie Führungskräfte im Erkennen von Signalen
Führungskräfte bemerken oft als Erste, dass jemand feststeckt. Bringen Sie ihnen bei, Signale zu erkennen und das Gespräch zu suchen, bevor sich jemand krankmeldet.
4. Führen Sie das Gespräch bei häufigen Fehlzeiten
Meldet sich jemand oft krank, dann führen Sie ein offenes Gespräch darüber, was los ist und was hilft. Ohne Urteil und ohne nach der medizinischen Ursache zu fragen.
5. Machen Sie es sicher, Probleme anzusprechen
Mitarbeiter melden Beschwerden früher, wenn sie sich sicher fühlen. Arbeiten Sie deshalb an psychologischer Sicherheit in Teams.
6. Setzen Sie den Betriebsarzt auch präventiv ein
Mitarbeiter können auch ohne Krankmeldung die offene Sprechstunde des Betriebsarztes besuchen. Machen Sie das bekannt, damit Menschen sie nutzen, bevor Beschwerden größer werden.
7. Handeln Sie sichtbar und messen Sie erneut
Teilen Sie mit, was Sie mit den Ergebnissen tun, und messen Sie nach einiger Zeit erneut. So sehen Sie, ob Maßnahmen wirken, und Fehlzeitenprävention bleibt ein fortlaufender Prozess.
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Vertraut von Klein und Groß
Erfahrungen von Kunden, die mit uns den Unterschied machen.
-
Larren
Recruitment Lead,
De Selectie
„Vor Kurzem habe ich Deepler benutzt, um eine EVP zu finden. Großartig, was sie in kurzer Zeit erreichen konnten! In einem Zeitraum von zwei Wochen sammelten wir Informationen und konnten unseren AMC-Plan fortsetzen. In jeder anderen Situation dauert es Wochen, wenn nicht Monate, bis dies erledigt ist. Der Kontakt ist gut, freundlich und konstruktiv. Sehr netter Club, mit dem man arbeiten kann.“
-
Douwe
Recruiter,
Securitas
„Ideales Tool und Unternehmen, um mehr und bessere Einblicke in die Organisation und die Mitarbeiter als Organisation zu erhalten! Und vor allem mit Geschwindigkeit! Für uns war es auch die Notwendigkeit, Tools für das Thema Mitarbeiterbindung zu bekommen, um zukünftige Fehlzeiten oder Fluktuation zu verhindern. Ich habe auch Erfahrung mit anderen Parteien und schätze die Geschwindigkeit des Wechsels, die Nachverfolgung und den persönlichen Kontakt mit Deepler sehr. Absolut zu empfehlen.“
-
Jolanda
HR Business Partner,
Nedcargo
„Deepler ist ein großartiges Tool, um kontinuierlich Feedback von unseren Mitarbeitern zu sammeln. Dieser Input ist dann zentral für uns als Management verfügbar, aber auch für Manager, die davon profitieren.“
-
Jonathan
Manager,
UWV
„Das Besondere an Deepler ist, dass es nicht in Zahlen stecken bleibt. Es hilft dir, sofort zu verstehen, wo es ist und was Teams brauchen. Für uns stellte dies sicher, dass sich die Mitarbeiter selbst Verbesserungsmöglichkeiten ausdachten und Verantwortung dafür übernahmen. Die Erkenntnisse waren scharf und nützlich, aber das Wichtigste: Das Gespräch, das danach begann, machte den Unterschied. Dank Deepler erhielten wir keinen Plan auf Papier, sondern eine Änderung, die von den Leuten selbst unterstützt wurde.“
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Amadeus
COO,
OSRE
„Die Software wirkt sich positiv auf uns als schnell wachsendes Unternehmen aus. Indem wir besser verstehen, was am Arbeitsplatz vor sich geht und was die Leute als Lösungen für Verbesserungen anbieten, können wir effektivere Entscheidungen treffen. Die Plattform hilft uns, Einblicke in Echtzeit zu gewinnen und direkt über das Tool darauf zu reagieren.“
Ist eine Fehlzeitenanalyse Pflicht?
Eine Fehlzeitenanalyse wie die von Deepler ist nicht als einzelne Messung verpflichtend. Arbeitgeber haben aber die Pflicht, für sichere und gesunde Arbeitsbedingungen zu sorgen und eine Fehlzeitenpolitik zu etablieren, die zur Organisation passt.
Auch bei Krankheit und Wiedereingliederung gelten klare Verpflichtungen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine Fehlzeitenanalyse hilft, dieser umfassenderen Verantwortung gerecht zu werden, weil du besser verstehst, wo Risiken entstehen und welche vorbeugenden Maßnahmen notwendig sind. Sieh es also nicht als juristische Abhak-Liste, sondern als praktisches Werkzeug, um besser auf gesundes Arbeiten zu steuern.
Ist eine Fehlzeitenanalyse anonym?
Eine Fehlzeitenanalyse sollte so gestaltet sein, dass Mitarbeiter sicher und fair antworten können. Besonders bei Themen wie Arbeitsbelastung, Energie, Unterstützung durch Führungskräfte und psychologische Sicherheit ist Anonymität wichtig.
Deepler berichtet Ergebnisse auf Gruppenebene und verhindert, dass einzelne Antworten rückverfolgbar sind. Das ist essentiell, da Fehlzeiten und Gesundheit sensible Themen sind. Mitarbeiter müssen wissen, dass die Analyse dazu dient, Arbeitsbedingungen zu verbessern, nicht um einzelne Krankmeldungen zu kontrollieren.
Wie sieht es mit DSGVO und Datenschutz bei Fehlzeiten aus?
Bei Fehlzeiten gelten strenge Datenschutzregeln. Ein Arbeitgeber darf bei einer Krankmeldung nicht nach der medizinischen Ursache fragen und darf medizinische Daten nicht speichern.
Nur der Betriebsarzt oder der Arbeitsmedizinische Dienst darf medizinische Informationen verarbeiten. Eine Fehlzeitenanalyse darf daher nicht nach Diagnosen, Behandlungen oder persönlichen medizinischen Situationen fragen.
Der Fokus liegt auf arbeitsbezogenen Faktoren, die die Einsatzfähigkeit beeinflussen, wie Arbeitsbelastung, Erholung, Klarheit, soziale Unterstützung und Zusammenarbeit. So bleibt die Analyse nützlich für Prävention, ohne die Datenschutzgrenze zu überschreiten.
Welche Rolle spielen HR, Führungskräfte und der Betriebsrat?
HR überwacht meist den Ansatz, die Kommunikation und die Umsetzung von Ergebnissen in Richtlinien. Führungskräfte spielen eine wichtige Rolle in Teamgesprächen und bei der Verfolgung von Signalen.
Der Betriebsrat oder die Personalvertretung kann bei Arbeitsschutzrichtlinien, Fehlzeitenrichtlinien und der Art der Befragung von Mitarbeitern beteiligt sein. Der Arbeitsmedizinische Dienst oder der Betriebsarzt bleibt für die medizinische Betreuung bei Krankheit verantwortlich. Eine Fehlzeitenanalyse funktioniert am besten, wenn diese Rollen vorher klar sind, damit Mitarbeiter verstehen, wer was mit den Ergebnissen macht.
Warum führen viele Organisationen dennoch eine Fehlzeitenanalyse durch?
Viele Organisationen starten eine Fehlzeitenanalyse, wenn die Fehlzeiten bereits hoch sind. Klüger ist es, früher zu messen.
Häufige Fehlzeiten, steigende Arbeitsbelastung oder Signale verminderter Energie können Hinweise darauf sein, dass Mitarbeiter anfälliger werden. Durch strukturelle Analysen können Sie Fehlzeiten verhindern, anstatt sie nur zu begleiten. Das macht die Analyse wertvoll für HR, Geschäftsführung und Führungskräfte, die Kontrolle über Einsatzfähigkeit, Besetzung und Teamgesundheit haben wollen.
So holen Sie mehr aus Ihrer Fehlzeitenanalyse
Verbinden Sie die Analyse mit konkretем Fehlzeitenverhalten
Schauen Sie nicht nur auf allgemeine Zufriedenheit, sondern stellen Sie die Verbindung zu Signalen wie Kurzabwesenheiten, häufigen Fehlzeiten, Arbeitsbelastung und Erholung her. So wird deutlich, welche Faktoren möglicherweise zu Ausfällen beitragen.
Schaffen Sie einen sicheren Raum für ehrliche Antworten
Fehlzeiten sind sensibel. Kommunizieren Sie daher klar, dass die Analyse keine medizinische Kontrolle ist und dass Ergebnisse auf Gruppenebene verwendet werden. Ohne Vertrauen erhalten Sie sozial erwünschte Antworten.
Setzen Sie Ergebnisse in präventive Maßnahmen um
Verwenden Sie die Ergebnisse nicht nur für einen Bericht. Besprechen Sie pro Team, welche Ursachen beeinflussbar sind und welche Maßnahmen erforderlich sind, um Fehlzeiten zu verhindern, zu verringern oder zu senken.
Dos einer Fehlzeitenanalyse
Eine gute Fehlzeitenanalyse erfordert Sorgfalt. Sie untersuchen keine medizinischen Akten, sondern Arbeitsfaktoren, die Energie, Erholung und Einsatzfähigkeit beeinflussen.
- Erklären Sie vorher, warum Sie die Analyse durchführen
- Fragen Sie nach Arbeitsfaktoren, nicht nach medizinischen Ursachen
- Kombinieren Sie Fehlzeitendaten mit Mitarbeiterfeedback auf Gruppenebene
- Beziehen Sie Führungskräfte in die Verfolgung und Teamgespräche ein
- Wählen Sie einige wenige klare Prioritäten statt zu vieler Maßnahmen
Don’ts einer Fehlzeitenanalyse
- Verwenden Sie die Analyse nicht, um einzelne Krankmeldungen zu bewerten
- Fragen Sie nicht nach Diagnosen, Behandlungen oder persönlicher Gesundheit
- Ziehen Sie keine Schlüsse auf Basis von zu kleinen Gruppen
- Teilen Sie Ergebnisse nicht ohne Erklärung oder Verfolgung
- Machen Sie Fehlzeitenprävention nicht zu einer einmaligen Kampagne
Was machen Sie mit den Ergebnissen einer Fehlzeitenanalyse?
Der Wert einer Fehlzeitenanalyse entsteht erst nach der Messung. Ergebnisse zeigen, wo Risiken liegen, aber Verbesserung erfordert Gespräche, Entscheidungen und Verfolgung. Beginnen Sie daher nicht mit einer langen Liste von Maßnahmen.
Schauen Sie zunächst, welche Themen am stärksten mit Fehlzeitenrisiken zusammenhängen. Geht es um hohe Arbeitsbelastung? Unzureichende Erholung?
Unklare Prioritäten? Mangelnde Unterstützung durch Führungskräfte? Indem Sie die Analyse in konkrete Gespräche und Maßnahmen übersetzen, wird die Analyse ein Ausgangspunkt für Prävention.
Von Einsicht zur vorbeugenden Maßnahme
Nachdem du die Ergebnisse analysiert hast und die wichtigsten Risikofaktoren identifiziert hast, ist es an der Zeit, diese Erkenntnisse in gezielte Maßnahmen umzuwandeln. Dies erfordert einen systematischen Ansatz, bei dem du Prioritäten setzt, Verantwortungen zuweist und Fortschritte überwachst. Indem du die Ergebnisse nicht als einmaliges Projekt betrachtest, sondern als Grundlage für strukturelle Verbesserungen, schaffst du die Voraussetzung für nachhaltige Prävention.
Deepler hilft dir, Fehlzeiten besser zu verstehen und gleichzeitig konkrete Schritte zu ihrer Bekämpfung einzuleiten. Wir haben sechs Folgemaßnahmen definiert, die du nach Abschluss der Untersuchung befolgen kannst. Diese Schritte stellen sicher, dass deine Untersuchungsergebnisse zu tatsächlichen Veränderungen und weniger Fehlzeiten führen:
Möchten Sie wissen, wie Sie Arbeitsstress erkennen, bevor er in Ihren Fehlzeitenzahlen auftaucht? Dann lesen Sie unseren Artikel:
Von der Fehlzeitenquote zum Frühsignal: Stress am Arbeitsplatz früher erkennen
Analysieren Sie Muster in Fehlzeiten und Wahrnehmung
Kombinieren Sie Gruppenergebnisse mit bestehenden Fehlzeitenzahlen wie Meldehäufigkeit, Kurzabwesenheiten und Langzeitfehlzeiten. Suchen Sie nach Mustern, vermeiden Sie aber Erklärungen einzelner Situationen ohne Kontext.
Bestimmen Sie, wo das Risiko am größten ist
Nicht jedes Team benötigt denselben Ansatz. Einige Teams benötigen bessere Planung, andere benötigen Führung, Rollenklarheit oder Erholungspausen. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen Signale und Auswirkungen zusammentreffen.
Teilen Sie die wichtigsten Erkenntnisse
Machen Sie Ergebnisse für Führungskräfte und Mitarbeiter verständlich. Zeigen Sie, was stark ist, wo Risiken liegen und welche Themen Priorität haben. Transparenz verhindert, dass die Untersuchung wie eine Black Box wirkt.
Führen Sie das richtige Gespräch in Teams
Nutzen Sie die Ergebnisse als Grundlage für den Dialog. Fragen Sie Teams, was wiedererkannt wird, was fehlt und welche Lösungen realistisch sind. So entsteht Eigenverantwortung statt eines HR-Plans, der von oben herab auferlegt wird.
Erstellen Sie einen präventiven Aktionsplan
Wählen Sie Maßnahmen, die zur Ursache passen. Denken Sie an bessere Priorisierung, Anpassung von Schichtplänen, klarere Arbeitsabsprachen, zusätzliche Unterstützung für Führungskräfte oder Interventionen bei Arbeitsbelastung und Genesung.
Messen Sie weiter und steuern nach
Krankheitsprävention ist keine einmalige Aktion. Durch regelmäßige Messungen sehen Sie, ob Maßnahmen wirksam sind und wo neue Risiken entstehen. So bleibt die Abwesenheitspolitik aktuell und praktisch.
Führen Sie das richtige Gespräch über Abwesenheitsrisiken
Mit Deepler werden Signale rund um Arbeitsbelastung, Genesung, Führung und Einsatzbereitschaft in übersichtliche Dashboards und Team-Einblicke übersetzt. Dadurch können Sie Gespräche auf Basis von Mustern führen, anstatt von Annahmen. Das hilft HR und Führungskräften, schneller zu bestimmen, wo Prävention erforderlich ist.
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Häufige Fragen
Was ist Abwesenheit?
Abwesenheit bedeutet, dass ein Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt nicht arbeitet, zu dem dies normalerweise erwartet wird. Es geht meist um Krankenstand: Abwesenheit aufgrund körperlicher oder psychischer Beschwerden. Für Organisationen ist es besonders wichtig, nicht nur die Krankmeldung zu erfassen, sondern auch zu verstehen, welche Arbeitsfaktoren zu Ausfällen oder Genesung beitragen können.
Was bedeutet Krankenstand?
Krankheitsbedingter Ausfall ist Abwesenheit aufgrund von Krankheit oder Gesundheitsproblemen. Die medizinische Ursache ist privat und betrifft den Arbeitnehmer und den Betriebsarzt. Als Arbeitgeber kannst du jedoch arbeitsbezogene Umstände betrachten, die die Einsatzfähigkeit beeinflussen, wie Arbeitsbelastung, Erholung, Schichtpläne, Unterstützung durch Führungskräfte und Zusammenarbeit.
Welche Arten von Ausfall gibt es?
Häufig verwendete Kategorien sind kurzfristiger Ausfall, mittelfristiger Ausfall und Langzeitausfall. Darüber hinaus wird häufig auf häufigen Ausfall geachtet: Arbeitnehmer, die sich relativ häufig krank melden.
Auch Begriffe wie grauer Ausfall, rosa Ausfall und zusammengesetzter Ausfall kommen vor, sollten aber mit Bedacht verwendet werden. Das Ziel sollte immer sein, Muster zu verstehen, nicht zu etikettieren.
Was ist häufiger Ausfall?
Häufiger Ausfall bedeutet, dass sich ein Arbeitnehmer mehrmals in einem bestimmten Zeitraum krank meldet. Es kann ein Signal für wiederkehrende Gesundheitsprobleme, Arbeitsbelastung, private Belastung, Motivationsverlust oder unzureichende Erholung sein.
Besprich häufige Ausfallzeiten daher sorgfältig und ohne Vorurteile. Schaue besonders, welche Unterstützung oder Anpassung nötig ist.
Wie kannst du Ausfall verhindern?
Ausfall verhindern beginnt mit früher Erkennung. Untersuche regelmäßig, wie Arbeitnehmer Arbeitsbelastung, Energie, Erholung, Klarheit und Unterstützung erleben.
Sorge zudem für eine klare Ausfall-Richtlinie, gute Gespräche zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer, realistische Arbeitsabsprachen und Aufmerksamkeit für nachhaltige Einsatzfähigkeit. Prävention funktioniert am besten, wenn Signale seriös verfolgt werden.
Wie kannst du Ausfall reduzieren oder senken?
Ausfall lässt sich besser reduzieren, wenn Sie die Ursachen kennen. Analysieren Sie, wo kurzfristiger, häufiger oder Langzeitausfall auftritt, und kombinieren Sie dies mit Rückmeldungen zu Arbeitsfaktoren. Wählen Sie dann gezielte Maßnahmen, wie bessere Priorisierung, Anpassung von Schichtplänen, Unterstützung von Führungskräften oder Interventionen zu Arbeitsbelastung und Erholung.
Was ist Kontrolle über den Ausfall?
Kontrolle über den Ausfall bedeutet, dass klar ist, wer welche Verantwortung bei Prävention, Krankmeldung, Begleitung und Rückkehr zur Arbeit hat. HR, Führungskräfte, Arbeitnehmer, Arbeitsdienst und Betriebsarzt haben alle eine Rolle. Gute Kontrolle verhindert unkoordinierte Maßnahmen und stellt sicher, dass Signale, Absprachen und Verfolgung zusammenkommen.
Was gehört in eine Ausfall-Richtlinie?
Eine Ausfall-Richtlinie beschreibt, wie die Organisation mit Krankmeldung, Begleitung, Datenschutz, Wiedereingliederung, Prävention und Verantwortlichkeiten umgeht. Sie muss zur Organisation passen und für Arbeitnehmer und Führungskräfte klar sein. Eine Ausfall-Untersuchung hilft zu überprüfen, ob die Richtlinie in der Praxis funktioniert und wo Verbesserungen erforderlich sind.
Was ist ein Maßnahmenplan bei Ausfall?
Bei längerer Krankheit treffen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in der Regel auf Basis des Rates des Betriebsarztes, Absprachen zur Wiedereingliederung. Diese Absprachen werden in einem Maßnahmenplan festgehalten. Eine Ausfall-Untersuchung ersetzt dies nicht, hilft aber, umfassender zu sehen, welche Arbeitsbedingungen Ausfall-Risiken erhöhen.
Darf ein Arbeitgeber als Arbeitgeber fragen, warum jemand krank ist?
Nein. Ein Arbeitgeber darf nicht nach der medizinischen Ursache der Krankheit fragen und darf medizinische Daten nicht speichern.
Aber du darfst praktische Informationen fragen, die für Planung und Ausfall-Begleitung notwendig sind, wie vermutete Abwesenheitsdauer oder laufende Absprachen. Medizinische Informationen gehören zum Betriebsarzt oder zur Arbeitsdienst.
Welche Fragen stellst du in einer Ausfall-Untersuchung?
Gute Fragen drehen sich um beeinflussbare Arbeitsfaktoren. Beispiele sind: Ich kann mich von stressigen Phasen erholen; Meine Arbeitsbelastung ist machbar; Ich weiß, welche Prioritäten wichtig sind; Meine Führungskraft bemerkt Zeichen von Überlastung; In meinem Team ist es sicher, rechtzeitig um Hilfe zu bitten.
Wie oft musst du eine Ausfall-Untersuchung durchführen?
Das hängt von der Situation ab. Bei hohem oder steigendem Fehlzeitenaufkommen ist es sinnvoll, häufiger kurze Messungen durchzuführen, damit Sie schnell nachsteuern können.
Bei stabilen Organisationen kann eine regelmäßige Messung Teil einer umfassenderen Untersuchung von Arbeitsbelastung, Engagement oder nachhaltiger Einsatzfähigkeit sein. Wichtig ist, dass Sie die Ergebnisse verfolgen, bevor Sie erneut messen.
Wie stellst du sicher, dass Mitarbeiter ehrlich über Fehlzeitenrisiken antworten?
Ehrliche Antworten entstehen, wenn Mitarbeiter verstehen, dass die Umfrage nicht dazu bestimmt ist, Krankheit zu kontrollieren. Erklären Sie deutlich, dass die Fragen sich auf Arbeitsfaktoren beziehen und dass die Ergebnisse auf Gruppenebene verwendet werden. Teilen Sie dann auch mit, was mit dem Feedback geschieht, sonst geht das Vertrauen bei der nächsten Messung verloren.
Was ist Fehlzeitenprävention?
Fehlzeitenprävention umfasst alle Maßnahmen, mit denen Sie verhindern, dass Mitarbeiter ausfallen oder dass Fehlzeiten länger dauern oder wiederkommen. Denken Sie an eine machbare Arbeitsbelastung, gute Arbeitsplätze, frühes Erkennen von Signalen durch Führungskräfte und rechtzeitige Begleitung durch den Betriebsarzt.
Wie berechnen Sie die Fehlzeitenquote?
Sie teilen die Anzahl der Fehltage in Kalendertagen durch die Anzahl der Mitarbeiter mal die Anzahl der Kalendertage im Zeitraum und multiplizieren das Ergebnis mit 100. Schauen Sie außerdem auf die Meldehäufigkeit und die durchschnittliche Fehlzeitendauer, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
Ist ein Präventionsbeauftragter in den Niederlanden Pflicht?
Ja. Nach dem niederländischen Arbeitsschutzgesetz (Arbowet) hat jeder Arbeitgeber in den Niederlanden mit Personal mindestens einen Präventionsbeauftragten (preventiemedewerker). Bei höchstens 25 Mitarbeitern darf der Arbeitgeber diese Rolle selbst übernehmen.
Was ist der Unterschied zwischen primärer, sekundärer und tertiärer Prävention?
Primäre Prävention verhindert, dass Beschwerden entstehen. Sekundäre Prävention zielt darauf ab, Signale früh zu erkennen und bei den ersten Beschwerden einzugreifen. Tertiäre Prävention verhindert, dass Fehlzeiten langwierig werden oder wiederkehren, zum Beispiel durch gute Begleitung bei der Wiedereingliederung.
Was ist eine Fehlzeitenanalyse?
Eine Fehlzeitenauswertung ist ein systematischer Blick auf die Fehlzeiten in Ihrer Organisation. Sie schauen nicht nur auf die Fehlzeitenquote, sondern auch auf Meldehäufigkeit, Fehlzeitendauer und darauf, wo, wann und bei wem Fehlzeiten auftreten. Kombinieren Sie das mit einer Fehlzeitenanalyse unter Mitarbeitern, sehen Sie auch, welche Arbeitsfaktoren dahinterstecken.
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Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu machen? Melden Sie sich bei uns, dann suchen wir gemeinsam nach der besten Vorgehensweise. Ob Sie eine Frage haben oder einfach nur Ideen austauschen möchten, wir sind für Sie da.
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