El papel de la compliance en un panorama de RRHH en constante cambio

La importancia del cumplimiento normativo en un panorama de RRHH cambiante

Cumplimiento normativo. Para muchos profesionales de RRHH suena como una carga administrativa, un mal necesario que consume tiempo y energía. Pero en el panorama actual de RRHH, el cumplimiento de leyes y regulaciones ya no es un asunto secundario, es una necesidad estratégica que tiene un impacto directo en tus operaciones comerciales, reputación y cultura organizacional. El mundo del trabajo está cambiando a un ritmo sin precedentes. El trabajo híbrido es la nueva norma, las herramientas de IA se utilizan diariamente para reclutamiento y gestión del desempeño, y el mercado laboral experimenta escasez de talento. Al mismo tiempo, las leyes y regulaciones se vuelven cada vez más complejas. Piensa en el RGPD, la Ley de Protección de Denunciantes y la próxima Ley de IA. Para los departamentos de RRHH, esto significa un cambio fundamental: de ejecutivo a estratégico, de reactivo a proactivo.

Por qué el cumplimiento normativo es ahora más importante que nunca

Los riesgos del incumplimiento han crecido exponencialmente en los últimos años. Una filtración de datos puede costarle a tu organización cientos de miles de euros, no solo en multas sino también en daño reputacional. Un caso de discriminación por un algoritmo que filtra candidatos puede generar procedimientos legales de años y dañar seriamente tu marca empleadora. Pero va más allá de la simple gestión de riesgos. El cumplimiento normativo es fundamental para crear una cultura empresarial saludable en la que los empleados se sientan seguros y valorados. Cuando como organización eres transparente sobre cómo manejas los datos personales, eres honesto en tus condiciones laborales y eres cuidadoso en tu toma de decisiones, construyes confianza. Esta confianza vale oro en un mercado laboral ajustado. Los empleados eligen cada vez más empleadores que no solo hablan de valores, sino que realmente los cumplen. El cumplimiento normativo se convierte así en una ventaja competitiva en la lucha por el talento.

Las principales obligaciones de cumplimiento para RRHH

Las organizaciones holandesas deben lidiar con una amplia gama de leyes y regulaciones. El RGPD está, por supuesto, en primer lugar cuando trabajas con datos de personal. Cada vez que recopilas, procesas o compartes información sobre empleados, debes poder justificar por qué lo haces, cómo proteges los datos y cuánto tiempo los conservas. El derecho laboral constituye una segunda área crucial. Desde contratos de trabajo y procedimientos de despido hasta horarios laborales y días de vacaciones, la regulación es extensa y se actualiza regularmente. La Ley del Mercado Laboral en Equilibrio (WAB) ha endurecido considerablemente las reglas sobre trabajo flexible, con consecuencias directas para cómo las organizaciones gestionan su fuerza laboral flexible. Luego está la creciente atención a la seguridad y el bienestar. La Ley de Condiciones Laborales obliga a los empleadores a crear un entorno de trabajo seguro, y eso va más allá de la seguridad física. La carga de trabajo psicosocial, incluida la presión laboral y el comportamiento transgresivo, también entra aquí. La Ley de Protección de Denunciantes añade otra capa al obligar a las organizaciones a tener un procedimiento de denuncia. Y luego está la IA. Con la llegada de la Ley de IA, las organizaciones enfrentan nuevas obligaciones en torno al uso de inteligencia artificial en procesos de RRHH. Desde reclutamiento hasta gestión del desempeño, si utilizas IA debes poder demostrar que esto se hace de manera transparente, justa y no discriminatoria.

La diferencia entre gobernanza y cumplimiento normativo

Cumplimiento y gobernanza a menudo se usan indistintamente, pero son conceptos diferentes que se complementan. El cumplimiento se refiere a acatar leyes y regulaciones externas. Son las reglas impuestas desde fuera por el legislador, supervisores u organizaciones sectoriales. La gobernanza, por otro lado, se refiere a las reglas internas que estableces como organización. Es el marco de procesos, políticas y estructuras con el que gestionas el cumplimiento, pero también la ética, la responsabilidad y la toma de decisiones. Una buena gobernanza asegura que el cumplimiento no sea solo una lista de verificación, sino una parte integrada de cómo funciona tu organización. Un ejemplo: el RGPD es cumplimiento, debes acatar esta ley. Pero cómo tu organización maneja la ética de datos, qué principios aplicas al recopilar feedback de empleados y cómo eres transparente sobre el uso de datos, eso es gobernanza. Una gobernanza sólida facilita el cumplimiento porque los procesos y la mentalidad correctos ya están integrados en tu organización.

El papel del responsable de cumplimiento en RRHH moderno

En organizaciones más grandes, cada vez se ve más la función de responsable de cumplimiento. Estos profesionales forman el puente entre las leyes y regulaciones por un lado y la práctica diaria de RRHH por el otro. Pero ¿qué hace a un buen responsable de cumplimiento? En primer lugar, es esencial un conocimiento profundo de las leyes y regulaciones relevantes. Esto va más allá de solo conocer la letra de la ley. También significa entender cómo evoluciona la regulación, qué tendencias hay en la jurisprudencia y cómo se relacionan diferentes leyes entre sí. Un responsable de cumplimiento debe poder traducir textos legales en procesos prácticos de RRHH. La capacidad analítica es una segunda competencia crucial. Los responsables de cumplimiento deben poder identificar riesgos antes de que se manifiesten. Esto requiere la capacidad de analizar datos, reconocer patrones y pensar en escenarios. Cuando la organización implementa un nuevo sistema de RRHH, un responsable de cumplimiento debe poder evaluar qué riesgos de privacidad conlleva. Pero el conocimiento técnico solo no es suficiente. Las habilidades comunicativas son igual de importantes. Un responsable de cumplimiento debe poder explicar regulaciones complejas a gerentes que no tienen formación jurídica. Deben poder convencer a las personas de la importancia del cumplimiento sin recurrir a tácticas de miedo o lenguaje burocrático. La integridad y la conciencia ética forman la base. Un responsable de cumplimiento a veces está bajo presión para ceder ante intereses comerciales, pero debe seguir siendo la brújula moral de la organización. Esto requiere determinación y la capacidad de tener conversaciones difíciles con la alta dirección.

Pasos prácticos hacia un mejor cumplimiento en RRHH

Para muchas organizaciones, el cumplimiento normativo se siente abrumador. ¿Por dónde empezar? Un primer paso es realizar una auditoría de cumplimiento. Identifica qué leyes y regulaciones se aplican a tu organización y verifica dónde te encuentras ahora. ¿Qué procesos ya tienes en orden? ¿Dónde están los mayores riesgos? La documentación es crucial a continuación. Asegúrate de tener políticas por escrito para las áreas de cumplimiento más importantes: privacidad, igualdad de trato, condiciones laborales, seguridad. Estos documentos no solo son importantes en caso de una posible inspección, también ayudan a crear claridad dentro de tu organización sobre qué se puede y qué no se puede hacer. La capacitación de gerentes y empleados es un siguiente paso esencial. El cumplimiento no es solo responsabilidad de RRHH. Cada gerente que dirige personas debe tener conocimientos básicos de derecho laboral y privacidad. Las capacitaciones y actualizaciones regulares mantienen esto presente. La tecnología puede hacer el cumplimiento mucho más fácil. Los sistemas modernos de RRHH a menudo tienen funciones de cumplimiento integradas, desde controles automáticos de duración de contratos hasta almacenamiento seguro de datos de personal. Plataformas para encuestas de empleados como Deepler ayudan a recopilar y analizar feedback de manera conforme al RGPD, sin que se compartan datos sensibles innecesariamente. Pero quizás el paso más importante es crear una cultura de cumplimiento. Esto significa que el cumplimiento no se ve como una carga, sino como una parte natural de cómo trabajas. Esto comienza con el tono desde arriba. Cuando la alta dirección muestra que el cumplimiento es importante y da el ejemplo, esto se filtra al resto de la organización.

De riesgo a oportunidad

Las organizaciones que sobresalen en cumplimiento no lo ven como un mal necesario, sino como un instrumento estratégico. Utilizan su sólido historial de cumplimiento como parte de su marca empleadora. Comunican de manera transparente sobre cómo manejan los datos y por qué la privacidad es importante. Estas organizaciones invierten en sistemas y procesos que no solo garantizan el cumplimiento, sino que también proporcionan información. Por ejemplo, al realizar regularmente encuestas de empleados que cumplen con todos los requisitos de privacidad, no solo obtienes feedback conforme, sino también datos valiosos sobre lo que está sucediendo en tu organización. Esto ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas. También ven el vínculo entre cumplimiento y otros objetivos de RRHH. Una organización que maneja cuidadosamente la privacidad y es transparente sobre el uso de datos crea seguridad psicológica. Los empleados se atreven a ser más honestos en el feedback cuando pueden confiar en que sus respuestas se tratarán de manera confidencial.

El futuro del cumplimiento en RRHH

El panorama de RRHH sigue cambiando, y con él los desafíos de cumplimiento. El auge de la IA requiere nuevos marcos y políticas. El trabajo híbrido plantea preguntas sobre condiciones laborales y privacidad. La creciente atención a la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa conduce a nuevas obligaciones de reporte. Las organizaciones que ahora invierten en fundamentos sólidos de cumplimiento están mejor preparadas para estos desarrollos futuros. Tienen los procesos, sistemas y cultura para poder cambiar rápidamente cuando se introduce nueva regulación. Comienza hoy identificando tu estado de cumplimiento. Identifica los mayores riesgos y abórdalos sistemáticamente. Invierte en conocimiento, tanto interno como externo. Y sobre todo, ve el cumplimiento no como un punto final sino como un proceso continuo de mejora y adaptación a un panorama cambiante.