Mejorar las condiciones laborales para reducir el absentismo

La mejora de las condiciones laborales para reducir el absentismo

El absentismo cuesta a las organizaciones neerlandesas miles de millones de euros anualmente. Pero detrás de esas cifras se esconden historias de empleados que se dan de baja por presión laboral, un puesto de trabajo mal diseñado o una cultura en la que las personas no se sienten seguras para expresar sus problemas. ¿La buena noticia? Una gran parte de este absentismo se puede prevenir invirtiendo estructuralmente en mejores condiciones laborales. Muchas organizaciones solo reaccionan cuando el porcentaje de absentismo aumenta. Mantienen conversaciones con empleados enfermos, contratan servicios de salud ocupacional e intentan combatir los síntomas. Pero el verdadero impacto está en la prevención. Las organizaciones que trabajan proactivamente en condiciones laborales saludables no solo ven disminuir sus cifras de absentismo, sino que también notan que aumentan el compromiso y la productividad.

Por qué las condiciones laborales influyen directamente en el absentismo

La relación entre las condiciones laborales y el absentismo no es un misterio. Los empleados que diariamente enfrentan carga física, alta presión laboral o un entorno de trabajo inseguro corren un riesgo considerablemente mayor de baja. Y esa baja a menudo no llega repentinamente, es el resultado de un proceso que se acumula lentamente. Piensa en el empleado que durante meses lidia con una presión laboral demasiado alta. Primero desaparecen las pausas, luego empeora el sueño, después se acumulan las molestias por estrés. Hasta el momento en que el cuerpo o la mente dice: hasta aquí y no más. Entonces hablamos de absentismo prolongado que puede durar semanas o meses. Lo mismo ocurre con las condiciones laborales físicas. Un puesto de trabajo mal diseñado conduce a lesiones por esfuerzo repetitivo (LER), dolor de cuello y problemas de espalda. Inicialmente la persona trabaja a pesar de ello, hasta que el dolor se vuelve tan intenso que funcionar es imposible. Lo frustrante es que muchas de estas situaciones se pueden prevenir con ajustes relativamente sencillos.

La base: identificar riesgos estructuralmente

Toda organización con personal está legalmente obligada a realizar una Evaluación de Riesgos e Inventario (RI&E). Pero con demasiada frecuencia esto se ve como una casilla que hay que marcar, en lugar de como un instrumento valioso para prevenir el absentismo. Una RI&E efectiva va más allá de completar un formulario estándar. Significa realmente observar qué está sucediendo en tu organización. ¿Qué departamentos enfrentan alta presión laboral? ¿Dónde están los riesgos ergonómicos? ¿Qué equipos obtienen puntuaciones bajas en seguridad psicológica? Estos conocimientos forman la base para un Plan de Acción concreto. Lo bueno de una RI&E sólida es que objetiviza lo que a menudo son intuiciones. Los gerentes a veces piensan que su equipo lo está manejando bien, mientras que los empleados llevan meses dando señales. Al medir y monitorear estructuralmente, obtienes una imagen realista de la situación. Deepler ayuda a las organizaciones a realizar este enfoque basado en datos recopilando sistemáticamente el feedback de los empleados y convirtiéndolo en puntos de acción concretos.

Abordar la presión laboral antes de que sea demasiado tarde

La presión laboral es en los Países Bajos la principal causa de absentismo prolongado. Sin embargo, sigue siendo un tema difícil para muchas organizaciones. ¿Cómo sabes si la presión laboral es aceptable? ¿Y qué haces si resulta que los equipos están sobrecargados? El primer paso es reconocer que la presión laboral no solo se trata del número de tareas, sino también del grado en que los empleados experimentan control sobre su trabajo. Alguien puede tener mucho trabajo y aun así mantenerse saludable, siempre que haya suficiente autonomía para establecer prioridades y determinar el ritmo por sí mismo. Por el contrario, incluso una cantidad promedio de trabajo puede llevar al burnout si los empleados se sienten impotentes. Los check-ins regulares con los equipos proporcionan información sobre cómo se experimenta realmente la presión laboral. No una sola vez durante la evaluación anual, sino estructuralmente. Cuestionarios rápidos, como los de Deepler, permiten ver tendencias antes de que los problemas escalen. ¿Aumenta la presión laboral percibida en un equipo determinado? Entonces puedes intervenir ajustando prioridades, ofreciendo apoyo adicional u optimizando procesos. Además, ayuda aclarar las expectativas. Mucha presión laboral surge porque los empleados no saben qué se espera o no de ellos, o porque piensan que todo es siempre urgente. La comunicación clara sobre prioridades y normalizar el «decir no» al trabajo adicional son intervenciones simples pero efectivas.

El espacio de trabajo físico: más impacto de lo que piensas

Una buena silla de oficina y un escritorio ajustable parecen detalles, pero marcan la diferencia entre poder trabajar saludablemente y darse de baja con molestias físicas. Muchas organizaciones subestiman cuánta influencia tiene el espacio de trabajo físico en el absentismo. Los espacios de trabajo ergonómicos no son un lujo sino una inversión que se amortiza sola. Un empleado que se da de baja con LER o problemas de espalda no solo le cuesta a la organización el salario por absentismo, sino también productividad, costos de reemplazo y conocimiento. Además, la recuperación a menudo dura meses, y la probabilidad de recurrencia es alta si no se elimina la causa. Pero va más allá del mobiliario. Piensa en iluminación que previene molestias oculares y dolores de cabeza, en ventilación suficiente para la concentración y el bienestar, en espacios donde los empleados puedan descansar un momento. El ruido también juega un papel, especialmente en oficinas abiertas donde la concentración es difícil y el estrés puede aumentar. Facilitar hábitos saludables también forma parte de esto. Las organizaciones que facilitan el movimiento durante la jornada laboral, que ofrecen opciones de almuerzo saludable y que estimulan las pausas en lugar de desalentarlas, ven reflejado esto en cifras de absentismo más bajas. Se trata de que el comportamiento saludable sea la opción fácil, no algo por lo que los empleados deban optar conscientemente en contra de la cultura empresarial.

Seguridad psicológica: el factor invisible

La causa más subestimada del absentismo es la falta de seguridad psicológica. Los empleados que no se sienten seguros para expresar problemas, que temen consecuencias negativas si indican que están sobrecargados, o que no experimentan apoyo de su supervisor, corren un riesgo mucho mayor de burnout y absentismo prolongado. Una cultura en la que se estimula la apertura y en la que la vulnerabilidad no es una debilidad, funciona preventivamente. Si los empleados se sienten libres de decir «no puedo manejarlo en este momento» o «necesito ayuda», entonces los problemas pueden resolverse cuando son pequeños antes de que conduzcan a una baja. Los supervisores juegan un papel crucial en esto. Los gerentes que regularmente entablan conversaciones, que muestran interés genuino en el bienestar de los miembros de su equipo y que toman acción cuando se dan señales, previenen mucho absentismo. No se trata de intervenciones complejas, sino de estar disponible y escuchar realmente. Medir la seguridad psicológica es difícil, porque los empleados no indican fácilmente que se sienten inseguros, especialmente no en una cultura insegura. Por eso las mediciones anónimas son tan valiosas. Proporcionan información sobre lo que realmente está sucediendo, sin que los empleados tengan que exponerse. Luego puedes usar esos datos para mejorar de manera específica.

De la información a la acción: implementación que funciona

Recopilar datos e identificar riesgos es el paso uno. Pero el verdadero impacto está en lo que haces con ellos. Demasiadas organizaciones se quedan atascadas en la parálisis por análisis o hacen planes que nunca se ejecutan. La implementación efectiva comienza con priorizar. No puedes abordar todo a la vez. Elige las intervenciones que tienen el mayor impacto en el absentismo y comienza por ahí. Quizás sea abordar la presión laboral en un equipo específico, o mejorar los espacios de trabajo ergonómicos para un grupo de riesgo. Haz acuerdos concretos con plazos y responsables. «Vamos a trabajar en mejores condiciones laborales» es demasiado vago. «Para el 1 de marzo, cada empleado recibirá asesoramiento ergonómico para su puesto de trabajo y los ajustes necesarios se implementarán dentro de dos semanas» es concreto y medible. Comunica de manera transparente sobre lo que haces y por qué. Los empleados deben ver que su feedback se toma en serio y que se actúa en consecuencia. Eso no solo aumenta la efectividad de las intervenciones, sino también la disposición a seguir dando feedback en el futuro.

Medir resultados y ajustar

Invertir en mejores condiciones laborales cuesta tiempo y dinero. Por eso es esencial medir si las intervenciones realmente funcionan. ¿Disminuye el porcentaje de absentismo? ¿Los empleados experimentan menos presión laboral? ¿Las personas se sienten más seguras? Las mediciones estructurales proporcionan información sobre tendencias y efectividad. No solo cifras de absentismo, sino también los factores subyacentes como presión laboral, autonomía y felicidad laboral. Al medir regularmente, ves si vas por buen camino o si es necesario ajustar. Lo bueno de un enfoque basado en datos es que puedes demostrar qué funciona. Si resulta que los ajustes ergonómicos conducen a menos molestias físicas y menor absentismo, el caso de negocio para más inversiones se hace rápidamente. Y si una intervención no tiene el efecto deseado, puedes ajustar a tiempo. Deepler apoya a las organizaciones en el establecimiento de este ciclo de medición continua. Al combinar cuestionarios rápidos y regulares con análisis profundos, obtienes una imagen completa de lo que está sucediendo y dónde las intervenciones tienen el mayor impacto.

La inversión que se amortiza sola

Mejores condiciones laborales no son un gasto sino una inversión con retorno demostrable. Las organizaciones que trabajan estructuralmente en prevención ven disminuir sus cifras de absentismo, aumentar su productividad y fortalecer su marca empleadora. Los empleados permanecen más tiempo, están más comprometidos y rinden mejor. La pregunta no es si debes invertir en condiciones laborales, sino cómo puedes hacerlo mejor. Comienza identificando riesgos y recopilando feedback de los empleados. Usa esos conocimientos para invertir de manera específica en las intervenciones con mayor impacto. Y sigue midiendo para asegurarte de que te mantienes en el camino correcto.

¿Quieres saber cómo puntúa tu organización en los factores que influyen en el absentismo? ¿Y quieres herramientas concretas para mejorar las condiciones laborales? Deepler te ayuda a pasar de los datos a la acción, con mediciones rápidas y conocimientos útiles que realmente tienen impacto en el absentismo y el bienestar.