Formación en RGPD para equipos de RRHH: ¿qué debe incluir?

Formación RGPD para equipos de rrhh: ¿qué debe incluir? el reglamento general de protección de datos no es para los equipos de RRHH simplemente una obligación de cumplimiento que se marca en una lista. afecta al núcleo de vuestro trabajo: desde la primera solicitud de empleo hasta la última entrevista de salida, los profesionales de RRHH procesan diariamente datos personales sensibles. una filtración de datos, un registro de absentismo mal archivado o un manejo descuidado de las referencias pueden no solo llevar a multas de hasta 20 millones de euros, sino también a daños reputacionales y pérdida de confianza por parte de los empleados. sin embargo, en la práctica se observa que muchos equipos de RRHH tienen principalmente conocimientos teóricos del rgpd, sin tener claro qué significa concretamente para sus tareas diarias. una formación efectiva en RGPD para RRHH va por tanto más allá de los principios jurídicos. traduce la legislación a situaciones reconocibles de RRHH y proporciona herramientas concretas para el tratamiento seguro de datos.

Por qué las formaciones estándar en RGPD se quedan cortas para RRHH

La mayoría de las formaciones generales en privacidad abordan el RGPD desde una perspectiva organizativa amplia. Esto es lógico, pero poco práctico para los profesionales de RRHH. Vosotros no trabajáis con bases de datos de clientes o datos de marketing, sino con contratos laborales, evaluaciones de desempeño, registros de absentismo y datos salariales. Cada uno con sus propias obligaciones de conservación, bases de tratamiento y riesgos. Un empleado de RRHH que sabe cuáles son las seis bases del RGPD, pero no entiende cuándo se necesita o no el consentimiento de un candidato, tiene poco uso de ese conocimiento. A menudo falta la traducción de la teoría a la práctica de RRHH. Por eso una formación especializada en RGPD para equipos de RRHH es esencial, no opcional.

La base: datos personales en contexto de RRHH

Una buena formación en RGPD para RRHH comienza con el reconocimiento. ¿Qué son realmente los datos personales en vuestro campo? Va más allá de cuestiones obvias como datos de contacto y números de identificación. También las evaluaciones, notas de conversaciones de desempeño, condiciones laborales, historial de formación e incluso la información de que alguien está solicitando empleo entran en esta categoría. Los datos personales especiales merecen atención extra en la formación. Piensa en información médica en caso de absentismo, afiliación sindical, datos penales en la verificación de ciertos puestos, o convicciones religiosas en solicitudes de permiso. Estos datos solo pueden procesarse bajo condiciones estrictas y requieren medidas de seguridad adicionales. La formación debe enseñar a los empleados de RRHH a reconocer estos datos en sus tareas diarias. Documentar una conversación sobre absentismo, realizar una verificación de referencias o crear un expediente de personal: son todos momentos en los que debes ser consciente de qué registras y por qué.

Las seis bases: ¿cuándo puede RRHH procesar datos? el RGPD establece seis bases legítimas para el tratamiento de datos. para RRHH son especialmente relevantes tres bases que deben explicarse claramente en la formación. la ejecución del contrato laboral es la base más importante. esto permite procesar datos necesarios para el expediente de personal, administración salarial y registro de permisos. pero atención: no todo entra aquí. una pregunta sobre aficiones o planes futuros durante una evaluación de desempeño no es necesaria para el contrato laboral. las obligaciones legales forman la segunda base importante. piensa en la obligación de retener impuestos sobre la nómina, registrar horarios laborales o mantener un registro de absentismo. esta base proporciona claridad, pero también aquí se aplica: solo lo que es realmente obligatorio por ley. el consentimiento es la tercera base, pero aquí es donde a menudo surgen problemas en rrhh. el consentimiento debe darse libremente, pero con una relación de poder desigual entre empleador y empleado esto es complicado. un empleado al que se le pide consentimiento para una foto corporativa no siempre se siente libre de decir que no. la formación debe enseñar a los profesionales de RRHH cuándo el consentimiento es o no adecuado como base.

Derechos de privacidad de los empleados en la práctica

Los empleados tienen diferentes derechos bajo el RGPD, y los equipos de RRHH deben saber cómo manejarlos en la práctica. El derecho de acceso significa que un empleado puede solicitar qué datos procesáis de él. Suena simple, pero en la práctica esto plantea preguntas. ¿Deben compartirse también las notas de una conversación informal? ¿Qué pasa con las referencias de un empleador anterior? El derecho de rectificación y supresión requiere procedimientos claros. ¿Qué haces si un empleado solicita eliminar una evaluación negativa? ¿O si un ex empleado quiere que se borren todos los datos, mientras tienes una obligación legal de conservar datos salariales? La formación debe tratar escenarios concretos y dar respuestas claras. No solo teóricamente, sino con ejemplos de la práctica de RRHH. ¿Qué formularios utilizas? ¿En qué plazo debes responder? ¿Y cómo comunicas esto al empleado?

Plazos de conservación: qué debe eliminarse y qué debe mantenerse

Una de las partes más prácticas de una formación en RGPD para RRHH trata sobre los plazos de conservación. El RGPD establece que no debes conservar datos personales más tiempo del necesario, pero ¿qué significa esto concretamente? Para datos de solicitud de candidatos rechazados generalmente se aplican cuatro semanas, a menos que el candidato dé consentimiento para un banco de talentos. Los expedientes de personal de empleados que se han ido deben conservarse mínimo dos años debido a posibles reclamaciones legales, pero algunas partes más tiempo debido a obligaciones fiscales. Los datos de absentismo tienen otros plazos. La formación debe proporcionar a los equipos de RRHH una visión práctica de los plazos de conservación relevantes y explicar cómo establecer un sistema para garantizar esto. ¿Qué recordatorios configuras en tu sistema? ¿Cómo archivas de manera que puedas limpiar fácilmente después del período de conservación? Estas son las preguntas que surgen en la práctica diaria.

Reconocer y notificar filtraciones de datos

No todo incidente es una filtración de datos en términos del RGPD, pero los empleados de RRHH deben saber cuáles son las señales. Un CV que accidentalmente se envía al destinatario equivocado, una memoria USB sin protección con datos salariales que se pierde, o un correo electrónico con datos de absentismo que se envía en cc en lugar de cco: son todas posibles filtraciones de datos. La formación debe dejar claro cuándo algo debe notificarse al delegado de protección de datos o directamente a la Autoridad de Protección de Datos. Dentro de 72 horas debe notificarse una filtración de datos si hay un riesgo para los interesados. Suena como mucho tiempo, pero en la práctica pasa rápido. Más importante aún es la prevención. ¿Qué situaciones son de riesgo? ¿Cómo proteges los datos al trabajar desde casa? ¿Qué haces con expedientes en papel? ¿Y cómo manejas de forma segura los datos en videollamadas o al usar nuevas herramientas de RRHH? Estos ejemplos prácticos deben tratarse ampliamente.

Nuevos empleados, salida y todo lo intermedio

Una buena formación en RGPD para RRHH sigue el employee journey y muestra en cada fase dónde están los riesgos de privacidad. En reclutamiento y selección se trata de limitar los datos solicitados, almacenamiento seguro de solicitudes y manejo correcto de rechazos. Durante el empleo surgen otras cuestiones. ¿Cómo manejas el monitoreo y control? ¿Puedes revisar el correo electrónico ante una sospecha de abuso? ¿Cómo documentas un plan de mejora sin violar la privacidad? ¿Y cuáles son las reglas en reorganizaciones donde se comparten datos con interlocutores sociales o un nuevo empleador en caso de transferencia de empresa? En la salida surge la pregunta de qué conservas y qué eliminas. También la transferencia de datos a un nuevo empleador requiere cuidado. ¿Qué información puedes compartir en una referencia? ¿Y cómo manejas a un empleado que se va y quiere que se eliminen todos sus datos?

Trabajar de forma segura con sistemas y herramientas de RRHH

La digitalización de RRHH aporta eficiencia, pero también riesgos de privacidad. Una formación en RGPD debe prestar atención al uso seguro de sistemas de RRHH, sistemas de reclutamiento, software de evaluación y otras herramientas. Preguntas importantes que deben abordarse: ¿dónde se almacenan los datos? ¿Ha firmado el proveedor un acuerdo de encargado del tratamiento? ¿Quién tiene acceso a qué datos? ¿Y cómo evitas que los empleados vean más de lo necesario para su función? También cuestiones prácticas como política de contraseñas, autenticación de dos factores, bloqueo de pantalla e impresión segura pertenecen a la formación. Suena básico, pero en la práctica aquí es donde regularmente surgen problemas. Una pantalla desbloqueada con expedientes de personal abiertos, resúmenes salariales impresos que quedan en la impresora, o un inicio de sesión compartido para el sistema de RRHH son riesgos fáciles de prevenir.

De la teoría al cambio de comportamiento

Una formación efectiva en RGPD para RRHH no se detiene en la transferencia de conocimientos. El objetivo es el cambio de comportamiento. Por eso las mejores formaciones trabajan con casos concretos, juegos de rol y ejercicios prácticos reconocibles para los participantes. Deja que los participantes practiquen respondiendo a una solicitud de acceso, evaluando si una nueva herramienta de RRHH cumple con el RGPD, o redactando un acuerdo de encargado del tratamiento. Discute dilemas que surgen en vuestra organización. Cuanto más se ajuste la formación a la realidad diaria, mejor se retendrá el conocimiento. También es importante un plan de seguimiento claro. ¿A quién pueden contactar los empleados con preguntas? ¿Dónde encuentran plantillas y listas de verificación? ¿Y cómo se mantienen informados de los desarrollos? La privacidad no es un proyecto único, sino un proceso continuo.

La inversión que se amortiza

Una formación sólida en RGPD para equipos de RRHH cuesta tiempo y dinero, pero la inversión se recupera rápidamente. No solo previenes posibles multas y reclamaciones legales, sino que también construyes una cultura de cuidado y confianza. Los empleados que saben que su empleador maneja cuidadosamente sus datos personales tienen más confianza en la organización. Y los profesionales de RRHH que saben exactamente qué está permitido y qué no, trabajan de manera más eficiente y con más confianza. Comienza con un inventario exhaustivo del conocimiento y práctica actual dentro de vuestro equipo de RRHH. ¿Qué partes del RGPD están claras y dónde están las mayores lagunas de conocimiento? Basándote en eso puedes diseñar o contratar una formación que realmente se ajuste a vuestras necesidades. Asegúrate de que la formación sea práctica, interactiva y específica para RRHH. Las formaciones generales en privacidad simplemente no son suficientes para el complejo tratamiento de datos con el que RRHH lidia diariamente.