Configurar una estructura de compensación conforme al RGPD

La implementación de una estructura de compensación conforme al RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos afecta a cada aspecto de RRHH, incluida tu política de retribución. Los datos salariales, las estructuras de bonificación y las condiciones laborales secundarias contienen todos datos personales que deben procesarse cuidadosamente. Para muchos profesionales de RRHH, el cumplimiento del RGPD se percibe como un campo minado jurídico, pero con el enfoque adecuado se convierte en una parte lógica de tu estrategia de compensación.

El desafío no radica únicamente en cumplir con la ley. Una estructura de compensación bien establecida y conforme al RGPD protege a tu organización contra multas, pero también genera confianza entre los empleados. Y esa confianza es esencial, especialmente ahora que la transparencia sobre las retribuciones es cada vez más importante.

Por qué los datos de compensación requieren atención especial

Los datos salariales son información sensible que revela mucho sobre una persona. Proporcionan información sobre el nivel funcional, el rendimiento e incluso las habilidades de negociación de alguien. En manos equivocadas, estos datos pueden conducir a discriminación, tensiones sociales o incluso fraude de identidad.

El RGPD reconoce este riesgo y por ello establece requisitos estrictos para el tratamiento de datos personales. Para RRHH esto significa que no puedes simplemente recopilar, compartir o conservar todos los datos de compensación. Cada paso en tu proceso de retribución debe tener un propósito claro y ser proporcional.

Lo que muchas organizaciones subestiman es la cantidad de sistemas en los que terminan los datos de compensación. Desde la administración de nóminas hasta los sistemas de RRHH, desde herramientas de presupuesto hasta informes para la dirección. Cada sistema es un riesgo potencial si la seguridad no está en orden.

Los siete principios fundamentales aplicados a las retribuciones

El RGPD establece siete principios fundamentales que forman la base de todo tratamiento de datos. Para las estructuras de compensación, estos principios son tu brújula al tomar decisiones.

El primer principio es la licitud y transparencia. Debes tener una base legal válida para procesar datos salariales. Para el pago base es el contrato de trabajo, para las obligaciones fiscales es la ley. Pero para algunos sistemas de bonificación o compensaciones adicionales puede ser necesario el consentimiento. Los empleados siempre deben saber qué datos recopilas y por qué.

La limitación de la finalidad implica que solo puedes usar los datos de compensación para el propósito para el cual los recopilaste. Usar datos salariales para la nómina está permitido, pero compartir esos mismos datos sin más con reclutadores para benchmarking no. Cada nuevo propósito requiere una nueva evaluación.

La minimización de datos es crucial en las estructuras de retribución. Recopila solo los datos que sean realmente necesarios. ¿Realmente necesitas la fecha de nacimiento de alguien para un cálculo de bonificación, o es suficiente la antigüedad? ¿Debe toda la dirección ver salarios individuales, o es suficiente un resumen anonimizado?

La exactitud de los datos previene errores costosos. Un salario ingresado incorrectamente no solo conduce a problemas legales, sino también a relaciones laborales dañadas. Asegura mecanismos de control y da a los empleados la posibilidad de verificar sus datos.

La limitación del plazo de conservación significa que no puedes conservar los datos de compensación eternamente. Después de finalizar la relación laboral se aplican plazos de conservación legales, pero después debes eliminar los datos. Muchas organizaciones conservan administraciones salariales antiguas durante demasiado tiempo.

La integridad y confidencialidad se refieren a la seguridad. ¿Quién tiene acceso a qué datos de compensación? ¿Están los sistemas bien protegidos? ¿Se cifran los datos? Estas son preguntas que tu departamento de TI debe poder responder.

El último principio es la responsabilidad proactiva. Debes poder demostrar que cumples con todos los requisitos. Documenta tus decisiones, procedimientos y medidas de seguridad.

El acuerdo de encargado del tratamiento con tu administrador de nóminas

Muchas organizaciones externalizan su administración de nóminas. En ese momento tu proveedor se convierte en un encargado del tratamiento en términos del RGPD, y tú eres el responsable del tratamiento. Suena técnico, pero tiene consecuencias prácticas.

Debes firmar un acuerdo de encargado del tratamiento con cada parte externa que tenga acceso a datos de compensación. Este acuerdo regula exactamente qué puede y qué no puede hacer el encargado con los datos. No es suficiente confiar en las condiciones generales.

El acuerdo de encargado del tratamiento debe establecer como mínimo qué datos se procesan, con qué propósito, durante cuánto tiempo y qué medidas de seguridad se aplican. También debe quedar claro que el encargado no puede perseguir sus propios fines con tus datos. Compartir datos salariales con terceros para marketing está, por ejemplo, absolutamente prohibido.

Muchos departamentos de RRHH subestiman este punto. Firman un contrato con un administrador de nóminas, pero olvidan establecer explícitamente los requisitos del RGPD. En caso de una brecha de datos resulta que las responsabilidades no están claras, con todas las consecuencias que ello conlleva.

Verifica también si tu encargado contrata a subencargados. ¿Utiliza tu administrador de nóminas, por ejemplo, servicios en la nube en países fuera de la UE? Entonces eso también debe estar regulado, incluyendo los instrumentos de transferencia adecuados.

Lo que absolutamente no puedes compartir

El RGPD establece reglas estrictas sobre el intercambio de datos personales. Para los datos de compensación, algunos aspectos están absolutamente prohibidos sin consentimiento explícito e informado.

No puedes compartir datos salariales individuales con colegas que no tengan una necesidad empresarial para ello. Un gerente puede saber lo que ganan los miembros de su equipo para las evaluaciones de desempeño, pero no lo que reciben empleados de otros departamentos. El director financiero puede necesitar acceso a cifras totales, pero no a salarios individuales por nombre.

Las categorías especiales de datos personales como datos de salud solo pueden procesarse en casos muy específicos. Piensa en el absentismo por enfermedad que influye en las bonificaciones, o en seguros de incapacidad laboral. Aquí se aplican reglas extra estrictas y normalmente debes consultar al delegado de protección de datos.

Compartir con partes externas solo está permitido con una base legal clara. ¿Quieres usar datos salariales para un estudio de benchmarking? Entonces primero debes anonimizarlos, para que los empleados individuales ya no sean identificables. La verdadera anonimización es más difícil de lo que piensas, porque la combinación de función, edad y antigüedad ya puede ser suficiente para identificar a alguien.

La publicación de datos de compensación en sistemas internos también requiere cuidado. Un archivo Excel con todos los salarios en una unidad compartida es un clásico que regularmente sale mal. Limita el acceso estrictamente a quien realmente lo necesite.

Transparencia hacia los empleados: ¿qué deben saber?

El RGPD otorga a los empleados el derecho a saber cómo manejas sus datos. Para los datos de compensación esto significa que debes comunicar claramente sobre tus procesos de retribución.

Los empleados deben saber qué datos recopilas con fines retributivos. Explica por qué necesitas cierta información. Si utilizas indicadores de rendimiento para cálculos de bonificación, debe quedar claro qué datos se utilizan para ello y durante cuánto tiempo se conservan.

También deben saber quién tiene acceso a sus datos salariales. ¿Solo pueden verlos RRHH y finanzas, o también su supervisor directo? ¿Se comparten los datos con el grupo corporativo o con asesores externos? La transparencia al respecto previene la desconfianza.

El derecho de acceso significa que los empleados pueden solicitar qué datos de compensación tienes de ellos. También pueden solicitar corrección si los datos son incorrectos. Asegúrate de tener procesos para gestionar tales solicitudes dentro de un mes.

En caso de despido o jubilación, los empleados tienen derecho a la portabilidad de datos. Pueden solicitar una copia de su historial salarial en un formato estructurado y de uso común. Esto puede ser valioso para su pensión o en caso de disputas.

Seguridad de los datos de compensación en la práctica

Las medidas técnicas y organizativas son la columna vertebral del cumplimiento del RGPD. Para las estructuras de compensación esto significa que debes pensar en quién, qué, cuándo y cómo.

El control de acceso es esencial. No todos dentro de RRHH necesitan todos los datos de compensación. Un especialista en reclutamiento no necesita tener acceso a salarios individuales de empleados actuales. Un asesor de RRHH que recluta no necesita conocer las estructuras de bonificación de la dirección. Trabaja con roles y permisos en tus sistemas.

El cifrado de archivos sensibles protege contra brechas de datos. Si se roba un portátil con datos salariales, el cifrado evita que los datos sean legibles. Esto también se aplica a correos electrónicos con información de compensación, que preferiblemente envías a través de canales seguros.

El registro y monitoreo te ayudan a detectar accesos no autorizados. ¿Quién ha visto o modificado qué datos salariales y cuándo? Ante patrones sospechosos puedes intervenir rápidamente. Esto también previene el abuso interno.

Las auditorías regulares de tus procesos de compensación demuestran que te tomas el asunto en serio. Verifica al menos anualmente si los permisos de acceso siguen siendo correctos, si los acuerdos de encargado del tratamiento están actualizados y si las medidas de seguridad son efectivas.

La formación de empleados que trabajan con datos de compensación es tan importante como las medidas técnicas. Deben entender por qué el cumplimiento del RGPD es importante y cómo deben actuar en la práctica. Un correo electrónico bien intencionado pero inseguro ya puede causar una brecha de datos.

Del cumplimiento a la ventaja estratégica

El cumplimiento del RGPD para estructuras de compensación es más que completar una lista de verificación. Te obliga a pensar fundamentalmente sobre cómo manejas los datos de retribución, y eso genera ventajas sorprendentes.

Las organizaciones que han hecho sus procesos de compensación conformes al RGPD a menudo notan que también trabajan de manera más eficiente. La minimización de datos significa menos administración innecesaria. Los permisos de acceso claros previenen confusión sobre quién es responsable de qué. La buena documentación facilita la incorporación de nuevos empleados de RRHH.

La transparencia hacia los empleados sobre los procesos de retribución aumenta la confianza en la organización. Los empleados que entienden cómo se determina su salario y cómo se protegen sus datos se sienten tomados en serio. Eso contribuye a la seguridad psicológica y la retención.

Para decisiones de RRHH basadas en datos, una base sólida es esencial. Si tienes tus datos de compensación bien estructurados y protegidos, también puedes analizarlos mejor. ¿Qué elementos retributivos funcionan mejor? ¿Dónde hay desigualdades que debes abordar? Deepler ayuda a las organizaciones a tomar mejores decisiones de RRHH a partir de datos confiables.

Tus primeros pasos hacia una estructura conforme

Comienza con un inventario exhaustivo de todos los datos de compensación que recopilas y procesas. ¿Qué sistemas contienen datos salariales? ¿Quién tiene acceso? ¿Cuál es la base legal para cada tratamiento? Este ejercicio por sí solo a menudo genera sorpresas.

Establece a continuación dónde están los mayores riesgos. ¿Sistemas antiguos con seguridad débil? ¿Acuerdos poco claros con encargados? ¿Empleados que no saben cómo manejar los datos de forma segura? Prioriza según el impacto y la probabilidad.

Documenta tus actividades de tratamiento en un registro. Para los procesos de compensación esto significa que describes qué datos recopilas, por qué, durante cuánto tiempo los conservas y cómo los proteges. Este registro no solo es legalmente obligatorio, también te ayuda a mantener el control.

Trabaja junto con tu delegado de protección de datos, el departamento de TI y posiblemente asesores externos. Las estructuras de compensación tocan cuestiones jurídicas, técnicas y de RRHH. Solo con experiencia de diferentes ángulos obtienes una solución robusta.

Comienza con victorias rápidas que reduzcan inmediatamente los riesgos. Cifra archivos sensibles, limita los permisos de acceso, firma acuerdos de encargado del tratamiento pendientes. Estas medidas cuestan relativamente poco tiempo pero aportan mucho.

Una estructura de compensación conforme al RGPD no es un proyecto único sino un proceso continuo. Nuevos sistemas, legislación cambiante y crecimiento de tu organización requieren actualizaciones regulares. Incorpora momentos de evaluación en tu calendario anual.

La inversión en cumplimiento del RGPD vale el doble. Proteges a tu organización contra multas y daño reputacional, y al mismo tiempo construyes una base confiable para RRHH moderno y basado en datos. Eso marca la diferencia entre el cumplimiento como carga y el cumplimiento como fundamento para un mejor desarrollo de personas y organización.