Aufbau einer DSGVO-konformen Vergütungsstruktur

Die Einrichtung einer DSGVO-konformer Vergütungsstruktur

Die Datenschutz-Grundverordnung betrifft jeden Aspekt von HR, auch Ihre Vergütungspolitik. Gehaltsdaten, Bonusstrukturen und Nebenleistungen enthalten alle personenbezogene Daten, die sorgfältig verarbeitet werden müssen. Für viele HR-Professionals fühlt sich DSGVO-Compliance wie ein juristisches Minenfeld an, aber mit dem richtigen Ansatz wird es zu einem logischen Bestandteil Ihrer Vergütungsstrategie.

Die Herausforderung liegt nicht nur darin, das Gesetz einzuhalten. Eine gut aufgesetzte, DSGVO-konforme Vergütungsstruktur schützt Ihre Organisation vor Bußgeldern, schafft aber auch Vertrauen bei Mitarbeitenden. Und dieses Vertrauen ist essenziell, gerade jetzt, wo Transparenz über Vergütungen immer wichtiger wird.

Warum Vergütungsdaten besondere Aufmerksamkeit erfordern

Gehaltsdaten sind sensible Informationen, die viel über jemanden aussagen. Sie geben Einblick in die Funktionsebene, Leistungen und sogar Verhandlungsfähigkeiten einer Person. In falschen Händen können diese Daten zu Diskriminierung, sozialen Spannungen oder sogar Identitätsbetrug führen.

Die DSGVO erkennt dieses Risiko an und stellt daher strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Für HR bedeutet dies, dass Sie nicht einfach alle Vergütungsdaten sammeln, teilen oder aufbewahren können. Jeder Schritt in Ihrem Vergütungsprozess muss einen klaren Zweck haben und verhältnismäßig sein.

Was viele Organisationen unterschätzen, ist die Anzahl der Systeme, in denen Vergütungsdaten landen. Von der Gehaltsabrechnung über HR-Systeme bis hin zu Budgettools und Berichten für die Geschäftsleitung. Jedes System ist ein potenzielles Risiko, wenn die Sicherheit nicht gewährleistet ist.

Die sieben Grundprinzipien angewandt auf Vergütungen

Die DSGVO kennt sieben fundamentale Prinzipien, die die Basis für jede Datenverarbeitung bilden. Für Vergütungsstrukturen sind diese Prinzipien Ihr Kompass bei der Entscheidungsfindung.

Das erste Prinzip ist Rechtmäßigkeit und Transparenz. Sie müssen eine gültige Rechtsgrundlage haben, um Gehaltsdaten zu verarbeiten. Für die Grundvergütung ist das der Arbeitsvertrag, für steuerliche Verpflichtungen ist es das Gesetz. Aber für manche Bonusregelungen oder zusätzliche Vergütungen kann eine Einwilligung erforderlich sein. Mitarbeitende müssen immer wissen, welche Daten Sie sammeln und warum.

Zweckbindung bedeutet, dass Sie Vergütungsdaten nur für den Zweck verwenden dürfen, für den Sie sie erhoben haben. Gehaltsdaten für die Lohnabrechnung zu verwenden ist erlaubt, aber dieselben Daten ohne Weiteres mit Recruitern für Benchmarking zu teilen nicht. Jeder neue Zweck erfordert eine neue Abwägung.

Datenminimierung ist bei Vergütungsstrukturen entscheidend. Sammeln Sie nur die Daten, die wirklich notwendig sind. Benötigen Sie für eine Bonusberechnung wirklich das Geburtsdatum einer Person, oder reicht die Betriebszugehörigkeit? Muss die gesamte Geschäftsleitung individuelle Gehälter sehen, oder genügt eine anonymisierte Übersicht?

Richtigkeit der Daten verhindert kostspielige Fehler. Ein falsch eingegebenes Gehalt führt nicht nur zu rechtlichen Problemen, sondern auch zu beschädigten Arbeitsbeziehungen. Sorgen Sie für Kontrollmechanismen und geben Sie Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Daten zu überprüfen.

Speicherbegrenzung bedeutet, dass Sie Vergütungsdaten nicht ewig aufbewahren dürfen. Nach Ende des Arbeitsverhältnisses gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, aber danach müssen Sie Daten löschen. Viele Organisationen bewahren alte Gehaltsabrechnungen viel zu lange auf.

Integrität und Vertraulichkeit betreffen die Sicherheit. Wer hat Zugang zu welchen Vergütungsdaten? Sind Systeme gut gesichert? Werden Daten verschlüsselt? Das sind Fragen, die Ihre IT-Abteilung beantworten können muss.

Das letzte Prinzip ist Rechenschaftspflicht. Sie müssen nachweisen können, dass Sie alle Anforderungen erfüllen. Dokumentieren Sie Ihre Entscheidungen, Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen.

Die Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit Ihrem Gehaltsabrechnungsdienstleister

Viele Organisationen lagern ihre Gehaltsabrechnung aus. In diesem Moment wird Ihr Dienstleister ein Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO, und Sie sind der Verantwortliche. Das klingt technisch, hat aber praktische Konsequenzen.

Sie müssen mit jeder externen Partei, die Zugang zu Vergütungsdaten hat, eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abschließen. Diese Vereinbarung regelt genau, was der Auftragsverarbeiter mit den Daten tun darf und was nicht. Es reicht nicht aus, sich auf Allgemeine Geschäftsbedingungen zu verlassen.

In der Auftragsverarbeitungsvereinbarung muss mindestens stehen, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck, wie lange und welche Sicherheitsmaßnahmen gelten. Auch muss klar sein, dass der Auftragsverarbeiter keine eigenen Zwecke mit Ihren Daten verfolgen darf. Gehaltsdaten für Marketingzwecke mit Dritten zu teilen ist beispielsweise absolut verboten.

Viele HR-Abteilungen unterschätzen diesen Punkt. Sie schließen einen Vertrag mit einem Gehaltsabrechnungsdienstleister ab, vergessen aber, die DSGVO-Anforderungen explizit festzulegen. Bei einem Datenleck stellt sich dann heraus, dass die Verantwortlichkeiten unklar sind, mit allen Konsequenzen.

Prüfen Sie auch, ob Ihr Auftragsverarbeiter Subunternehmer einsetzt. Nutzt Ihr Gehaltsabrechnungsdienstleister beispielsweise Cloud-Dienste in Ländern außerhalb der EU? Dann muss auch das geregelt sein, einschließlich der richtigen Übermittlungsinstrumente.

Was Sie absolut nicht teilen dürfen

Die DSGVO kennt strikte Regeln über das Teilen personenbezogener Daten. Für Vergütungsdaten sind einige Dinge absolut verboten ohne explizite, informierte Einwilligung.

Sie dürfen individuelle Gehaltsdaten nicht mit Kollegen teilen, die dafür keine geschäftliche Notwendigkeit haben. Eine Führungskraft darf wissen, was ihre Teammitglieder verdienen für Beurteilungsgespräche, aber nicht, was Mitarbeitende anderer Abteilungen bekommen. Der Finanzdirektor benötigt möglicherweise Zugang zu Gesamtzahlen, aber nicht zu individuellen Gehältern mit Namen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten dürfen nur in sehr spezifischen Fällen verarbeitet werden. Denken Sie an Krankheitsausfall, der Boni beeinflusst, oder Berufsunfähigkeitsversicherungen. Hier gelten extra strenge Regeln und Sie müssen meist den Datenschutzbeauftragten konsultieren.

Teilen mit externen Parteien ist nur mit einer klaren Rechtsgrundlage erlaubt. Wollen Sie Gehaltsdaten für eine Benchmarking-Studie verwenden? Dann müssen Sie diese zuerst anonymisieren, sodass einzelne Mitarbeitende nicht mehr identifizierbar sind. Echte Anonymisierung ist schwieriger als Sie denken, denn die Kombination aus Funktion, Alter und Betriebszugehörigkeit kann bereits ausreichen, um jemanden zu identifizieren.

Veröffentlichung von Vergütungsdaten auf internen Systemen erfordert ebenfalls Sorgfalt. Eine Excel-Datei mit allen Gehältern auf einem gemeinsamen Laufwerk ist ein Klassiker, der regelmäßig schiefgeht. Beschränken Sie den Zugang strikt auf diejenigen, die ihn wirklich benötigen.

Transparenz gegenüber Mitarbeitenden: Was müssen sie wissen?

Die DSGVO gibt Mitarbeitenden das Recht zu wissen, wie Sie mit ihren Daten umgehen. Für Vergütungsdaten bedeutet dies, dass Sie klar über Ihre Vergütungsprozesse kommunizieren müssen.

Mitarbeitende müssen wissen, welche Daten Sie für Vergütungszwecke sammeln. Erklären Sie, warum Sie bestimmte Informationen benötigen. Wenn Sie Leistungsindikatoren für Bonusberechnungen verwenden, muss klar sein, welche Daten dafür verwendet werden und wie lange diese aufbewahrt werden.

Auch müssen sie wissen, wer Zugang zu ihren Gehaltsdaten hat. Können nur HR und Finance diese einsehen, oder auch ihre direkte Führungskraft? Werden Daten mit dem Konzern oder mit externen Beratern geteilt? Transparenz hierüber verhindert Misstrauen.

Das Auskunftsrecht bedeutet, dass Mitarbeitende fragen können, welche Vergütungsdaten Sie von ihnen haben. Sie dürfen auch um Korrektur bitten, wenn Daten unrichtig sind. Sorgen Sie dafür, dass Sie Prozesse haben, um solche Anfragen innerhalb eines Monats zu bearbeiten.

Bei Kündigung oder Pensionierung haben Mitarbeitende ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie können um eine Kopie ihrer Gehaltshistorie in einem strukturierten, gängigen Format bitten. Dies kann wertvoll sein für ihren Rentenaufbau oder bei Streitigkeiten.

Sicherung von Vergütungsdaten in der Praxis

Technische und organisatorische Maßnahmen sind das Rückgrat der DSGVO-Compliance. Für Vergütungsstrukturen bedeutet dies, dass Sie über wer, was, wann und wie nachdenken müssen.

Zugriffskontrolle ist essenziell. Nicht jeder innerhalb von HR benötigt alle Vergütungsdaten. Ein Recruitment Specialist benötigt keinen Zugang zu individuellen Gehältern sitzender Mitarbeitender. Ein HR-Berater, der rekrutiert, muss Bonusstrukturen des Managements nicht kennen. Arbeiten Sie mit Rollen und Rechten in Ihren Systemen.

Verschlüsselung sensibler Dateien schützt vor Datenlecks. Wenn ein Laptop mit Gehaltsdaten gestohlen wird, verhindert Verschlüsselung, dass die Daten lesbar sind. Dies gilt auch für E-Mails mit Vergütungsinformationen, die Sie vorzugsweise über gesicherte Kanäle versenden.

Logging und Monitoring helfen Ihnen, unbefugten Zugriff zu erkennen. Wer hat wann welche Gehaltsdaten eingesehen oder geändert? Bei verdächtigen Mustern können Sie schnell eingreifen. Dies verhindert auch internen Missbrauch.

Regelmäßige Audits Ihrer Vergütungsprozesse zeigen, dass Sie die Sache ernst nehmen. Prüfen Sie mindestens jährlich, ob Zugriffsrechte noch stimmen, ob Auftragsverarbeitungsvereinbarungen aktuell sind und ob Sicherheitsmaßnahmen effektiv sind.

Schulung von Mitarbeitenden, die mit Vergütungsdaten arbeiten, ist mindestens genauso wichtig wie technische Maßnahmen. Sie müssen verstehen, warum DSGVO-Compliance wichtig ist und wie sie in der Praxis handeln müssen. Eine gut gemeinte, aber unsichere E-Mail kann bereits ein Datenleck verursachen.

Von Compliance zum strategischen Vorteil

DSGVO-Compliance für Vergütungsstrukturen ist mehr als eine Checkliste abzuarbeiten. Sie zwingt Sie, grundlegend darüber nachzudenken, wie Sie mit Vergütungsdaten umgehen, und das liefert überraschende Vorteile.

Organisationen, die ihre Vergütungsprozesse DSGVO-sicher eingerichtet haben, merken oft, dass sie auch effizienter arbeiten. Datenminimierung bedeutet weniger unnötige Verwaltung. Klare Zugriffsrechte verhindern Verwirrung darüber, wer wofür verantwortlich ist. Gute Dokumentation macht das Onboarding neuer HR-Mitarbeitender einfacher.

Transparenz gegenüber Mitarbeitenden über Vergütungsprozesse vergrößert das Vertrauen in die Organisation. Mitarbeitende, die verstehen, wie ihr Gehalt zustande kommt und wie ihre Daten geschützt werden, fühlen sich ernst genommen. Das trägt zu psychologischer Sicherheit und Retention bei.

Für datengestützte HR-Entscheidungen ist eine solide Basis essenziell. Wenn Sie Vergütungsdaten gut strukturiert und gesichert haben, können Sie sie auch besser analysieren. Welche Vergütungselemente funktionieren am besten? Wo liegen Ungleichheiten, die Sie angehen müssen? Deepler hilft Organisationen, aus verlässlichen Daten zu besseren HR-Entscheidungen zu kommen.

Ihre ersten Schritte zu einer konformen Struktur

Beginnen Sie mit einer gründlichen Bestandsaufnahme aller Vergütungsdaten, die Sie sammeln und verarbeiten. Welche Systeme enthalten Gehaltsdaten? Wer hat Zugang? Was ist die Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung? Diese Übung allein liefert oft Überraschungen.

Stellen Sie anschließend fest, wo die größten Risiken liegen. Alte Systeme mit schwacher Sicherheit? Unklare Vereinbarungen mit Auftragsverarbeitern? Mitarbeitende, die nicht wissen, wie sie sicher mit Daten umgehen müssen? Priorisieren Sie nach Auswirkung und Wahrscheinlichkeit.

Dokumentieren Sie Ihre Verarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis. Für Vergütungsprozesse bedeutet dies, dass Sie beschreiben, welche Daten Sie sammeln, warum, wie lange Sie sie aufbewahren und wie Sie sie sichern. Dieses Verzeichnis ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, es hilft Ihnen auch, den Überblick zu behalten.

Arbeiten Sie zusammen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, der IT-Abteilung und eventuell externen Beratern. Vergütungsstrukturen berühren juristische, technische und HR-Fragestellungen. Nur mit Expertise aus verschiedenen Bereichen erhalten Sie eine robuste Lösung.

Starten Sie mit Quick Wins, die sofort Risiken reduzieren. Verschlüsseln Sie sensible Dateien, beschränken Sie Zugriffsrechte, schließen Sie fehlende Auftragsverarbeitungsvereinbarungen ab. Diese Maßnahmen kosten relativ wenig Zeit, bringen aber viel.

Eine DSGVO-konforme Vergütungsstruktur ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Neue Systeme, sich ändernde Gesetzgebung und Wachstum Ihrer Organisation erfordern regelmäßige Updates. Bauen Sie Evaluierungsmomente in Ihren Jahreskalender ein.

Die Investition in DSGVO-Compliance lohnt sich doppelt. Sie schützen Ihre Organisation vor Bußgeldern und Reputationsschäden und bauen gleichzeitig eine verlässliche Basis für modernes, datengestütztes HR. Das macht den Unterschied zwischen Compliance als Last und Compliance als Fundament für bessere Personal- und Organisationsentwicklung.