Verbesserung der Arbeitsbedingungen zur Reduzierung von Fehlzeiten

Die Verbesserung der Arbeitsbedingungen zur Reduzierung von Fehlzeiten

Fehlzeiten kosten niederländische Organisationen jährlich Milliarden Euro. Aber hinter diesen Zahlen verbergen sich Geschichten von Mitarbeitern, die aufgrund von Arbeitsdruck, einem schlecht eingerichteten Arbeitsplatz oder einer Kultur ausfallen, in der sich Menschen nicht sicher fühlen, Probleme anzusprechen. Die gute Nachricht? Ein großer Teil dieser Fehlzeiten lässt sich durch strukturelle Investitionen in bessere Arbeitsbedingungen vermeiden.

Viele Organisationen reagieren erst, wenn die Fehlzeitenquote steigt. Sie führen Gespräche mit kranken Mitarbeitern, schalten Arbeitsmedizinische Dienste ein und versuchen, Symptome zu bekämpfen. Aber die wirkliche Wirkung liegt in der Prävention. Organisationen, die proaktiv an gesunden Arbeitsbedingungen arbeiten, sehen nicht nur ihre Fehlzeitenzahlen sinken, sondern stellen auch fest, dass Engagement und Produktivität steigen.

Warum Arbeitsbedingungen direkten Einfluss auf Fehlzeiten haben

Der Zusammenhang zwischen Arbeitsbedingungen und Fehlzeiten ist kein Geheimnis. Mitarbeiter, die täglich mit körperlicher Belastung, hohem Arbeitsdruck oder einem unsicheren Arbeitsumfeld zu tun haben, tragen ein erheblich höheres Ausfallrisiko. Und dieser Ausfall kommt oft nicht plötzlich, er ist das Ergebnis eines sich langsam aufbauenden Prozesses.

Denken Sie an den Mitarbeiter, der monatelang mit zu hohem Arbeitsdruck kämpft. Zuerst verschwinden die Pausen, dann verschlechtert sich der Schlaf, anschließend häufen sich die Stressbeschwerden. Bis zu dem Moment, in dem der Körper oder der Geist sagt: bis hierher und nicht weiter. Dann sprechen wir von Langzeitfehlzeiten, die Wochen oder Monate dauern können.

Dasselbe gilt für physische Arbeitsbedingungen. Ein schlecht eingerichteter Arbeitsplatz führt zu RSI-Beschwerden, Nacken- und Rückenschmerzen. Anfangs arbeitet jemand da durch, bis die Schmerzen so heftig werden, dass Funktionieren unmöglich ist. Das Frustrierende ist, dass viele dieser Situationen mit relativ einfachen Anpassungen vermeidbar sind.

Die Basis: Risiken strukturell erfassen

Jede Organisation mit Personal ist gesetzlich verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung (RI&E) durchzuführen. Aber zu oft wird dies als ein Häkchen gesehen, das gesetzt werden muss, anstatt als wertvolles Instrument zur Vermeidung von Fehlzeiten.

Eine effektive RI&E geht über das Ausfüllen eines Standardformulars hinaus. Es bedeutet, wirklich hinzuschauen, was in Ihrer Organisation vor sich geht. Welche Abteilungen haben mit hohem Arbeitsdruck zu tun? Wo liegen die ergonomischen Risiken? Welche Teams schneiden bei Psychological Safety schlecht ab? Diese Erkenntnisse bilden die Grundlage für einen konkreten Aktionsplan.

Das Schöne an einer fundierten RI&E ist, dass sie objektiviert, was oft Bauchgefühle sind. Manager denken manchmal, dass ihr Team es prima schafft, während Mitarbeiter bereits seit Monaten Signale aussenden. Durch strukturelles Messen und Monitoring erhalten Sie ein realistisches Bild der Situation. Deepler hilft Organisationen, diesen datengestützten Ansatz zu realisieren, indem Feedback von Mitarbeitern systematisch gesammelt und in konkrete Aktionspunkte umgesetzt wird.

Arbeitsdruck angehen, bevor es zu spät ist

Arbeitsdruck ist in den Niederlanden die wichtigste Ursache für Langzeitfehlzeiten. Dennoch bleibt es für viele Organisationen ein schwieriges Thema. Wie wissen Sie, ob der Arbeitsdruck akzeptabel ist? Und was tun Sie, wenn sich herausstellt, dass Teams überlastet sind?

Der erste Schritt ist anzuerkennen, dass Arbeitsdruck nicht nur um die Anzahl der Aufgaben geht, sondern auch um das Maß, in dem Mitarbeiter Kontrolle über ihre Arbeit erfahren. Jemand kann viel Arbeit haben und dennoch gesund bleiben, sofern ausreichend Autonomie vorhanden ist, um Prioritäten zu setzen und das Tempo selbst zu bestimmen. Umgekehrt kann selbst eine durchschnittliche Arbeitsmenge zu Burnout führen, wenn Mitarbeiter sich machtlos fühlen.

Regelmäßige Check-ins mit Teams geben Einblick, wie der Arbeitsdruck tatsächlich erlebt wird. Nicht einmalig während des Jahresgesprächs, sondern strukturell. Schnelle Fragebögen, wie die von Deepler, ermöglichen es, Trends zu erkennen, bevor Probleme eskalieren. Steigt der erlebte Arbeitsdruck in einem bestimmten Team? Dann können Sie eingreifen, indem Sie Prioritäten anpassen, zusätzliche Unterstützung bieten oder Prozesse optimieren.

Darüber hinaus hilft es, Erwartungen klar zu machen. Viel Arbeitsdruck entsteht, weil Mitarbeiter nicht wissen, was von ihnen erwartet wird und was nicht, oder weil sie denken, dass alles immer dringend ist. Klare Kommunikation über Prioritäten und die Normalisierung des „Nein-Sagens“ zu zusätzlicher Arbeit sind einfache, aber effektive Interventionen.

Der physische Arbeitsplatz: mehr Wirkung als Sie denken

Ein guter Bürostuhl und ein höhenverstellbarer Schreibtisch scheinen Details zu sein, aber sie machen den Unterschied zwischen gesund arbeiten können und mit körperlichen Beschwerden ausfallen. Viele Organisationen unterschätzen, wie viel Einfluss der physische Arbeitsplatz auf Fehlzeiten hat.

Ergonomische Arbeitsplätze sind kein Luxus, sondern eine Investition, die sich selbst zurückzahlt. Ein Mitarbeiter, der mit RSI oder Rückenbeschwerden ausfällt, kostet die Organisation nicht nur das Krankheitsgehalt, sondern auch Produktivität, Ersatzkosten und Wissen. Zudem dauert die Genesung oft Monate, wobei die Wahrscheinlichkeit einer Wiederholung groß ist, wenn die Ursache nicht beseitigt wird.

Aber es geht über Mobiliar hinaus. Denken Sie an Beleuchtung, die Augenbeschwerden und Kopfschmerzen vorbeugt, an ausreichende Belüftung für Konzentration und Wohlbefinden, an Räume, in denen Mitarbeiter sich kurz erholen können. Auch Lärm spielt eine Rolle, besonders in Großraumbüros, wo Konzentration schwierig ist und Stress steigen kann.

Die Förderung gesunder Gewohnheiten gehört auch dazu. Organisationen, die es einfach machen, sich während des Arbeitstages zu bewegen, die gesunde Lunch-Optionen anbieten und die Pausen fördern statt entmutigen, sehen das in niedrigeren Fehlzeitenzahlen. Es geht darum, dass gesundes Verhalten die einfache Wahl wird, nicht etwas, wofür Mitarbeiter sich bewusst gegen die Unternehmenskultur entscheiden müssen.

Psychological Safety: der unsichtbare Faktor

Die am meisten unterschätzte Ursache für Fehlzeiten ist ein Mangel an Psychological Safety. Mitarbeiter, die sich nicht sicher fühlen, Probleme anzusprechen, die Angst vor negativen Konsequenzen haben, wenn sie angeben, überlastet zu sein, oder die keine Unterstützung von ihrer Führungskraft erfahren, tragen ein viel größeres Risiko für Burnout und Langzeitfehlzeiten.

Eine Kultur, in der Offenheit gefördert wird und in der Verletzlichkeit keine Schwäche ist, wirkt präventiv. Wenn Mitarbeiter sich frei fühlen zu sagen „ich schaffe es gerade nicht“ oder „ich brauche Hilfe“, dann können Probleme klein gelöst werden, bevor sie zu Ausfällen führen.

Führungskräfte spielen hierbei eine entscheidende Rolle. Manager, die regelmäßig das Gespräch suchen, die echtes Interesse am Wohlbefinden ihrer Teammitglieder zeigen und die handeln, wenn Signale ausgesendet werden, verhindern viele Fehlzeiten. Es geht nicht um komplexe Interventionen, sondern darum, verfügbar zu sein und wirklich zuzuhören.

Das Messen von Psychological Safety ist schwierig, weil Mitarbeiter nicht schnell angeben, dass sie sich unsicher fühlen, besonders nicht in einer unsicheren Kultur. Deshalb sind anonyme Messungen so wertvoll. Sie geben Einblick, was wirklich vor sich geht, ohne dass Mitarbeiter sich verletzlich zeigen müssen. Diese Daten können Sie dann nutzen, um gezielt zu verbessern.

Von Erkenntnis zur Aktion: Implementierung, die funktioniert

Das Sammeln von Daten und das Identifizieren von Risiken ist Schritt eins. Aber die wirkliche Wirkung liegt darin, was Sie damit tun. Zu viele Organisationen bleiben in Analyselähmung stecken oder machen Pläne, die nie umgesetzt werden.

Effektive Implementierung beginnt mit Priorisierung. Sie können nicht alles gleichzeitig angehen. Wählen Sie die Interventionen, die die größte Wirkung auf Fehlzeiten haben, und beginnen Sie dort. Vielleicht ist das die Bewältigung von Arbeitsdruck in einem bestimmten Team oder die Verbesserung ergonomischer Arbeitsplätze für eine Risikogruppe.

Treffen Sie konkrete Vereinbarungen mit Fristen und Verantwortlichen. „Wir werden an besseren Arbeitsbedingungen arbeiten“ ist zu vage. „Bis zum 1. März erhält jeder Mitarbeiter eine ergonomische Arbeitsplatzberatung und notwendige Anpassungen werden innerhalb von zwei Wochen durchgeführt“ ist konkret und messbar.

Kommunizieren Sie transparent über das, was Sie tun und warum. Mitarbeiter müssen sehen, dass ihr Feedback ernst genommen wird und dass darauf gehandelt wird. Das erhöht nicht nur die Effektivität von Interventionen, sondern auch die Bereitschaft, in Zukunft weiterhin Feedback zu geben.

Ergebnisse messen und nachjustieren

In bessere Arbeitsbedingungen zu investieren kostet Zeit und Geld. Deshalb ist es essenziell zu messen, ob Interventionen auch wirklich funktionieren. Sinkt die Fehlzeitenquote? Erleben Mitarbeiter weniger Arbeitsdruck? Fühlen sich Menschen sicherer?

Strukturelle Messungen geben Einblick in Trends und Effektivität. Nicht nur Fehlzeitenzahlen, sondern auch die zugrunde liegenden Faktoren wie Arbeitsdruck, Autonomie und Arbeitsglück. Durch regelmäßiges Messen sehen Sie, ob Sie auf dem richtigen Weg sind oder ob Nachjustierung nötig ist.

Das Schöne an einem datengestützten Ansatz ist, dass Sie nachweisen können, was funktioniert. Wenn sich herausstellt, dass ergonomische Anpassungen zu weniger körperlichen Beschwerden und niedrigeren Fehlzeiten führen, ist der Business Case für weitere Investitionen schnell gemacht. Und wenn eine Intervention nicht den gewünschten Effekt hat, können Sie rechtzeitig nachjustieren.

Deepler unterstützt Organisationen beim Aufbau dieses kontinuierlichen Messzyklus. Durch die Kombination schneller, regelmäßiger Fragebögen mit tiefgehenden Analysen erhalten Sie ein vollständiges Bild davon, was vor sich geht und wo Interventionen die meiste Wirkung haben.

Die Investition, die sich selbst zurückzahlt

Bessere Arbeitsbedingungen sind kein Kostenposten, sondern eine Investition mit nachweisbarer Rendite. Organisationen, die strukturell an Prävention arbeiten, sehen ihre Fehlzeitenzahlen sinken, ihre Produktivität steigen und ihre Arbeitgebermarke gestärkt. Mitarbeiter bleiben länger, sind engagierter und leisten mehr.

Die Frage ist nicht, ob Sie in Arbeitsbedingungen investieren müssen, sondern wie Sie das am besten tun können. Beginnen Sie mit der Erfassung von Risiken und dem Sammeln von Feedback von Mitarbeitern. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um gezielt in die Interventionen mit der größten Wirkung zu investieren. Und messen Sie weiter, um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben.

Möchten Sie wissen, wie Ihre Organisation bei den Faktoren abschneidet, die Fehlzeiten beeinflussen? Und möchten Sie konkrete Ansatzpunkte zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen? Deepler hilft Ihnen, von Daten zur Aktion zu gelangen, mit schnellen Messungen und nutzbaren Erkenntnissen, die wirklich Wirkung auf Fehlzeiten und Wohlbefinden haben.