Best Practices für die Implementierung von HRIS

Best Practices für die Implementierung eines HRIS

Die Implementierung eines neuen Human Resource Information Systems ist kein technisches Projekt, sondern eine strategische Transformation. Dennoch enden etwa vierzig Prozent aller HRIS-Implementierungen enttäuschend, mit Budgetüberschreitungen, verzögerten Go-Live-Terminen und Nutzern, die sich nach ihrer alten Arbeitsweise zurücksehnen.

Der Unterschied zwischen erfolgreichen und gescheiterten Implementierungen liegt selten in der Technologie selbst. Es geht um Vorbereitung, realistische Erwartungen und einen durchdachten Ansatz, der Technik und menschliches Verhalten kombiniert. Diese Best Practices helfen Ihnen, häufige Fallstricke zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr neues System tatsächlich den versprochenen Wert liefert.

Beginnen Sie mit dem Warum, nicht mit dem Was

Organisationen starten oft einen HRIS-Auswahlprozess mit einer Liste von Funktionalitäten. Welche Module benötigen wir? Muss das System mit unserem Gehaltsabrechnungssystem integriert werden können? Aber die fundamentale Frage bleibt oft unbeantwortet: Welches Problem lösen wir eigentlich?

Ein erfolgreicher Implementierungsprozess beginnt mit klaren Zielsetzungen, die über „wir wollen digitalisieren“ hinausgehen. Möchten Sie die administrative Belastung um dreißig Prozent reduzieren? Streben Sie bessere Daten für strategische Entscheidungsfindung an? Oder liegt der Fokus auf der Verbesserung der Mitarbeitererfahrung während des Onboardings?

Diese Ziele bestimmen nicht nur, welches System Sie wählen, sondern auch, wie Sie die Implementierung gestalten, welche Module Sie zuerst ausrollen und wie Sie Erfolg messen. Ohne klare Zielsetzungen wird jedes HRIS-System ein teures Registrierungssystem anstelle eines strategischen Enablers.

Bauen Sie das richtige Implementierungsteam auf

Eine HRIS-Implementierung ist zu komplex für eine Ein-Personen-Aufgabe. Sie benötigen ein multidisziplinäres Team mit klaren Rollen und dem Mandat, Entscheidungen zu treffen. Die Zusammensetzung dieses Teams bestimmt oft den Unterschied zwischen einem reibungslosen Prozess und monatelanger Frustration.

Beginnen Sie mit einem Projektleiter, der Erfahrung sowohl mit HR-Prozessen als auch mit Systemimplementierungen hat. Diese Person muss zwischen IT-Jargon und HR-Praxis navigieren können und genügend Seniorität besitzen, um bei Bedarf Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus benötigen Sie Process Owner aus verschiedenen HR-Bereichen: Recruiting, Learning & Development, Performance Management, Payroll.

Vergessen Sie nicht, Endnutzer von Anfang an einzubeziehen. Sie kennen die täglichen Schmerzpunkte, die das System lösen soll, und können Echtzeit-Feedback zu vorgeschlagenen Workflows geben. Eine Implementierung, die im Elfenbeinturm erdacht wird, führt unweigerlich zu Akzeptanzproblemen später.

Auch die IT muss strukturell am Tisch sitzen, nicht nur für technische Integrationen, sondern auch für Sicherheit, Datenschutz und Infrastruktur. Und stellen Sie sicher, dass Finance bei Entscheidungen einbezogen wird, die Gehaltsabrechnung und Budgetierung betreffen.

Räumen Sie zuerst Ihr Datenhaus auf

Datenqualität ist der am meisten unterschätzte Erfolgsfaktor bei HRIS-Implementierungen. Organisationen migrieren oft Daten aus alten Systemen, Tabellenkalkulationen und lokalen Datenbanken, ohne deren Qualität kritisch zu prüfen. Das Ergebnis ist ein brandneues System, gefüllt mit veralteten, inkonsistenten oder unvollständigen Informationen.

Beginnen Sie mit einem gründlichen Daten-Audit. Welche Daten haben Sie, wo befinden sie sich und wie ist die Qualität? Sie werden oft feststellen, dass Stellenbeschreibungen nicht standardisiert sind, dass Abteilungsnamen auf fünf verschiedene Arten geschrieben werden oder dass historische Daten für wichtige Analysen fehlen.

Nutzen Sie die Implementierung als Momentum für eine gründliche Aufräumaktion. Standardisieren Sie Taxonomien, validieren Sie Kontaktdaten, archivieren Sie veraltete Informationen und füllen Sie Lücken. Diese Arbeit ist zeitaufwändig, aber unverzichtbar. Ein HRIS kann nur wertvolle Erkenntnisse liefern, wenn die zugrunde liegenden Daten zuverlässig sind.

Bestimmen Sie auch, welche historischen Daten Sie tatsächlich migrieren möchten. Nicht alle alten Informationen sind für Ihr neues System relevant. Manchmal ist es sinnvoller, mit einem sauberen Blatt zu beginnen und nur aktuelle, validierte Daten zu übertragen.

Wählen Sie einen schrittweisen Rollout statt Big Bang

Die Versuchung ist groß, alle Module gleichzeitig live zu schalten und auf einmal umzusteigen. Dieser Big-Bang-Ansatz erscheint effizient, erhöht aber das Risiko von Chaos, Nutzerfrust und kostspieligen Fehlern erheblich. Eine schrittweise Implementierung bietet mehr Kontrolle und Lernmöglichkeiten.

Starten Sie mit einem Kernmodul, das klaren Wert liefert und relativ einfach zu implementieren ist. Für viele Organisationen ist dies das Employee-Self-Service-Modul, in dem Mitarbeiter ihre eigenen Daten einsehen und anpassen können. Diese erste Phase liefert Quick Wins, die Rückhalt für weitere Schritte schaffen.

Gleichzeitig lernen Sie, wie Ihre Organisation mit Veränderungen umgeht, wo Widerstände liegen und welche Kommunikation funktioniert. Diese Erkenntnisse nutzen Sie, um nachfolgende Phasen besser zu gestalten. Planen Sie zwischen jeder Phase ausreichend Zeit für Evaluation und Nachjustierung ein. Was funktioniert gut? Wo stoßen Nutzer auf Probleme? Welche Prozesse müssen angepasst werden?

Diese Reflexionsmomente verhindern, dass Sie dieselben Fehler in nachfolgenden Modulen wiederholen. Ein schrittweiser Ansatz bedeutet auch, dass Ihr Implementierungsteam nicht überfordert wird. Sie können sich auf einen Bereich nach dem anderen konzentrieren, gründlich testen und Nutzer gut begleiten, anstatt ständig Brände zu löschen.

Investieren Sie ernsthaft in Change Management

Technologie zu implementieren ist relativ einfach. Menschen für neue Arbeitsweisen zu gewinnen ist die wahre Herausforderung. Dennoch wird Change Management oft als Nebensache behandelt, mit ein paar Standard-E-Mails und einem einmaligen Training als einziger Unterstützung.

Erfolgreiche HRIS-Implementierungen erkennen an, dass Sie es mit verschiedenen Nutzergruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zu tun haben. HR-Professionals müssen lernen, mit fortgeschrittenen Analytics und Workflows zu arbeiten. Manager benötigen einfache Tools für Teamübersichten und Genehmigungen. Mitarbeiter wollen vor allem schnell ihren Urlaub beantragen oder ihre Gehaltsabrechnung herunterladen können.

Entwickeln Sie für jede Gruppe spezifische Kommunikation und Schulungen. Erklären Sie nicht nur, wie das System funktioniert, sondern vor allem, warum neue Prozesse besser sind als alte Gewohnheiten. Menschen ändern sich nicht, weil ein System neue Möglichkeiten bietet, sondern weil sie verstehen, welches Problem es für sie löst.

Identifizieren Sie Change Champions in verschiedenen Abteilungen, die als Ansprechpartner fungieren und Begeisterung erzeugen können. Diese Botschafter sind oft effektiver als formale Kommunikation von HR oder IT.

Planen Sie auch Nachbetreuung ein. Die ersten Wochen nach Go-Live sind entscheidend. Sorgen Sie für niedrigschwellige Unterstützung über Helpdesk, FAQs, Video-Tutorials und offene Sprechstunden. Je schneller Nutzer ihre Fragen beantwortet bekommen, desto größer ist die Chance, dass sie das System annehmen, anstatt es zu umgehen.

Testen Sie gründlich und realistisch

Testen wird oft als technische Notwendigkeit gesehen: Funktionieren alle Buttons? Laden die Bildschirme korrekt? Aber effektives Testen geht über funktionale Checks hinaus. Sie müssen validieren, ob das System tatsächlich unterstützt, wie Ihre Organisation arbeitet.

Erstellen Sie realistische Testszenarien basierend auf täglichen HR-Prozessen. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt? Wie verläuft der Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge, wenn ein Manager abwesend ist? Können wir schnell Berichte für das Management generieren?

Beziehen Sie Endnutzer in das Testen ein. Sie entdecken praktische Probleme, die Projektteammitglieder übersehen. Ein Workflow, der auf dem Papier logisch erscheint, kann in der Praxis umständlich oder verwirrend sein. Besser, dies während des Testens zu entdecken als nach Go-Live.

Testen Sie auch die Integrationen mit anderen Systemen gründlich. Datenaustausch zwischen HRIS, Gehaltsabrechnungssystem, Zeiterfassung und anderen Tools ist oft eine Problemquelle. Validieren Sie nicht nur, ob Daten übertragen werden, sondern auch, ob diese korrekt und zeitnah ankommen.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Behebung gefundener Probleme ein. Viele Organisationen unterschätzen, wie viel Zeit für Bugfixes und Prozessanpassungen nach Testrunden benötigt wird. Ein übereiltes Go-Live mit bekannten Problemen untergräbt das Vertrauen in das neue System.

Messen Sie die richtigen Erfolgsindikatoren

Wie wissen Sie, ob Ihre HRIS-Implementierung erfolgreich ist? Viele Organisationen messen nur, ob das System pünktlich und im Budget live ging. Aber der wahre Wert zeigt sich erst in den Monaten danach, wenn das System Teil der täglichen Routinen wird.

Definieren Sie vor Go-Live konkrete KPIs, die an Ihre ursprünglichen Zielsetzungen anknüpfen. Wenn Sie wollten, dass HR weniger Zeit für Administration aufwendet, messen Sie dann, wie viele Stunden pro Woche eingespart werden. Wenn das Ziel bessere Daten für Entscheidungsfindung waren, verfolgen Sie dann, wie viele Manager tatsächlich Berichte nutzen.

Schauen Sie auch auf Akzeptanzzahlen. Wie viele Mitarbeiter nutzen die Self-Service-Funktionalitäten? Wie oft loggen sich Manager ein? Ein niedriger Nutzungsprozentsatz signalisiert Probleme mit Benutzerfreundlichkeit oder Unklarheit über den Wert des Systems.

Sammeln Sie regelmäßig qualitatives Feedback von Nutzern. Zahlen zeigen, was passiert, aber nicht warum. Gespräche mit HR-Professionals, Managern und Mitarbeitern geben Einblick in Frustrationen, Unklarheiten und ungenutzte Möglichkeiten.

Nutzen Sie diese Messungen nicht nur zur Evaluation, sondern auch zur kontinuierlichen Verbesserung. Eine HRIS-Implementierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess der Optimierung und Anpassung an sich ändernde Bedürfnisse.

Investieren Sie weiter nach Go-Live

Die meisten Organisationen behandeln Go-Live als Ziellinie. Das Projektteam wird aufgelöst, Budgets werden geschlossen und alle gehen zur Tagesordnung über. Dies ist eine verpasste Chance. Die ersten Monate nach der Implementierung sind entscheidend für die Realisierung des versprochenen Werts.

Nutzer entdecken neue Möglichkeiten, Prozesse werden verfeinert und Datenqualität verbessert sich. Aber dies geschieht nur, wenn Sie weiterhin in Unterstützung, Schulung und Weiterentwicklung investieren. Planen Sie regelmäßige Evaluationsmomente ein, in denen Sie mit Nutzern besprechen, was gut funktioniert und was besser sein könnte.

Nutzen Sie diesen Input für Quick Wins, die zeigen, dass Feedback ernst genommen wird. Dies erhöht die Beteiligung und das Vertrauen in das System. Sorgen Sie auch für kontinuierlichen Wissensaufbau innerhalb Ihres HR-Teams. HRIS-Systeme werden regelmäßig mit neuen Funktionalitäten aktualisiert. Wenn Ihr Team diese Entwicklungen nicht verfolgt, bleiben Sie bei der Basisnutzung stecken, während das System viel mehr bieten kann.

Behandeln Sie Ihren HRIS-Anbieter als strategischen Partner, nicht als externen Dienstleister. Regelmäßiger Austausch über Roadmaps, Best Practices und Innovationen hilft Ihnen, maximalen Wert aus Ihrer Investition zu ziehen.

Von Implementierung zu Transformation

Ein HRIS ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um HR-Prozesse effektiver, datengetrieben und strategischer zu gestalten. Die besten Implementierungen sind jene, bei denen die Technologie nahtlos an die Arbeitsweise der Menschen anknüpft und kontinuierliche Verbesserung im Mittelpunkt steht.

Beginnen Sie daher nicht mit dem System, sondern mit Ihren Ambitionen. Welche Rolle soll HR in Ihrer Organisation spielen? Welche Erkenntnisse benötigen Sie, um bessere Entscheidungen zu treffen? Wie können Prozesse einfacher und benutzerfreundlicher werden? Ein HRIS ist das Werkzeug, um diese Ambitionen zu verwirklichen, sofern Sie die Implementierung als strategischen Veränderungsprozess behandeln.

Die Organisationen, die hierin am erfolgreichsten sind, sind jene, bei denen HR-Führungskräfte Ownership über den gesamten Prozess übernehmen. Sie beziehen Stakeholder frühzeitig ein, investieren in Vorbereitung und Change Management und entwickeln nach Go-Live weiter. Das Ergebnis ist ein System, das nicht nur funktioniert, sondern tatsächlich Auswirkungen auf Kultur, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit hat.

Möchten Sie wissen, wie Deepler Organisationen bei datengetriebenen HR-Entscheidungen unterstützt? Entdecken Sie, wie unsere Kombination aus Software, Schulung und Beratung hilft, tiefere Einblicke in das zu gewinnen, was in Ihrer Organisation vor sich geht.