Gesetzgebung und Compliance in integrierten HR-Systemen

Gesetzgebung und Compliance in integrierten HR-Systemen

Die Welt der HR-Gesetzgebung steht nie still. Früher genügte es HR-Fachleuten, einmal im Jahr die wichtigsten Gesetzesänderungen zu prüfen, heute ändert sich ständig etwas. Von DSGVO-Aktualisierungen über neue Tarifvereinbarungen bis zu Änderungen im niederländischen Beamtenrecht (Wnra) oder im Gesetz über einen ausgewogenen Arbeitsmarkt (Wab). Für viele HR-Teams fühlt sich das wie eine ständige Verfolgungsjagd an.

Das Problem wächst mit Ihrer Organisation. Bei 50 Mitarbeitenden können Sie noch vieles von Hand nachhalten. Bei 200, 500 oder 1000 Mitarbeitenden steigt das Fehlerrisiko jedoch exponentiell. Eine übersehene Gesetzesänderung kann zu Bußgeldern, Rechtsstreitigkeiten oder Reputationsschäden führen. Ganz zu schweigen von der Zeit, die Sie mit dem Korrigieren von Fehlern verbringen.

Integrierte HR-Systeme bieten hier eine Lösung, aber nur, wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen. Denn nicht jedes System hält Sie automatisch compliant. In diesem Artikel lesen Sie, was Compliance in der HR-Praxis bedeutet, welche Pflichten auf Sie zukommen und wie ein gutes HR-System Ihnen hilft, der Gesetzgebung voraus zu sein, statt ihr hinterherzulaufen.

Was gehört eigentlich zur Compliance im HR?

Compliance bedeutet wörtlich „Einhaltung“. Im HR-Kontext geht es um die Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften, die für Ihre Rolle als Arbeitgeber gelten. Das klingt einfach, ist in der Praxis aber komplex, weil Sie es mit mehreren Rechtsgebieten gleichzeitig zu tun haben.

Da ist zunächst das Arbeitsrecht. Denken Sie an das niederländische Arbeitszeitgesetz, das Gesetz über Mindestlohn und Mindesturlaubsgeld und das Gesetz über Arbeit und Pflege. Diese Gesetze regeln den Umgang mit Verträgen, Arbeitszeiten, Urlaub und Lohn. Jeder Fehler kann zu Ansprüchen von Mitarbeitenden oder zum Eingreifen der Arbeitsinspektion führen.

Dann gibt es das Datenschutzrecht mit der DSGVO als wichtigstem Regelwerk. Personalakten enthalten sensible Informationen, von medizinischen Daten bis zu Beurteilungen und Gehaltsdaten. Sie müssen nicht nur dafür sorgen, dass diese Daten sicher gespeichert werden, sondern auch, dass Mitarbeitende ihre Rechte ausüben können. Das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ist gesetzlich verankert.

Außerdem spielen Tarifverträge eine große Rolle. In den Niederlanden gibt es mehr als 180 verschiedene Tarifverträge (CAO), jeder mit eigenen Regeln zu Gehalt, Zuschlägen, Urlaub und Arbeitsbedingungen. Wenn Ihre Mitarbeitenden unter verschiedene Tarifverträge fallen, müssen Sie all diese Regelwerke genau anwenden. Ein Fehler bei der Berechnung von Zuschlägen oder Urlaubstagen führt direkt zu Problemen.

Auch das Steuerrecht gehört zur Compliance. Das niederländische Lohnsteuergesetz ändert sich regelmäßig, mit Folgen dafür, wie Sie Löhne verarbeiten und melden müssen. Denken Sie an die Arbeitskostenregelung, die 30-%-Regelung für Expats oder Anpassungen beim Lohnsteuerfreibetrag.

Warum HR-Teams Gesetzesänderungen oft verpassen

Untersuchungen zeigen, dass viele Personalabteilungen Mühe haben, alle Gesetzesänderungen im Blick zu behalten. Das liegt nicht daran, dass HR-Fachleute ihre Arbeit schlecht machen, sondern daran, dass das System, in dem sie arbeiten, nicht auf kontinuierliche Compliance ausgelegt ist.

In vielen Organisationen arbeiten HR-Teams mit getrennten Systemen, die nicht miteinander kommunizieren. Es gibt ein Gehaltssystem, ein System für die Urlaubserfassung, ein separates Dokumentenmanagement für Verträge und vielleicht noch Tabellen für bestimmte Themen. Jede Gesetzesänderung muss dann von Hand in mehreren Systemen umgesetzt werden. Die Gefahr, etwas zu übersehen, ist groß.

Außerdem fehlt oft ein strukturierter Prozess, um die Gesetzgebung zu beobachten. Wer in Ihrem Team ist dafür zuständig, Gesetzesänderungen zu verfolgen? Wie werden neue Gesetze in Anpassungen von Prozessen und Systemen übersetzt? Und wie stellen Sie sicher, dass alle, die mit HR-Daten arbeiten, die neuen Regeln kennen?

Ein weiteres Problem ist, dass Gesetze oft nicht direkt anwendbar sind. Sie lesen eine Gesetzesänderung, aber was bedeutet sie konkret für Ihre Lohnabrechnung oder Ihr Vertragsmanagement? Diese Übersetzung kostet Zeit und Fachwissen. Viele HR-Teams widmen dem zu wenig Aufmerksamkeit, weil das Tagesgeschäft die ganze Zeit beansprucht.

Wie ein integriertes HR-System die Compliance unterstützt

Ein gut integriertes HR-System ist mehr als eine Datenbank mit Personaldaten. Es ist ein Compliance-Motor, der Ihnen hilft, alle Pflichten kontinuierlich zu erfüllen. Dafür muss das System aber richtig eingerichtet sein.

Der wichtigste Vorteil ist, dass Sie mit einer zentralen Datenquelle arbeiten. Alle Personaldaten, Verträge, Gehaltsdaten und die Urlaubsverwaltung liegen im selben System. Wenn sich ein Gesetz ändert, müssen Sie die Änderung nur an einer Stelle umsetzen. Das System passt alle Berechnungen und Prozesse, die von diesen Daten abhängen, automatisch an.

Moderne HR-Systeme werden regelmäßig vom Anbieter aktualisiert. Wenn der Gesetzgeber zum Beispiel die Mindestlohnregeln ändert, wird diese Änderung im System umgesetzt. Sie müssen nicht selbst alle Berechnungstabellen aktualisieren oder Formeln anpassen. Das geschieht automatisch, oft noch bevor das Gesetz in Kraft tritt.

Auch für die DSGVO-Compliance bietet ein integriertes System große Vorteile. Sie können genau festlegen, wer Zugriff auf welche Daten hat, alle Änderungen werden in einem Prüfprotokoll erfasst, und Sie können einfach Berichte erstellen, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter das Auskunftsrecht wahrnimmt. Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumentarten lassen sich automatisch durchsetzen.

Für die Einhaltung von Tarifverträgen ist Automatisierung entscheidend. Ein gutes System kennt die Regeln der relevanten Tarifverträge und wendet sie automatisch an. Wenn Mitarbeitende Anspruch auf einen bestimmten Zuschlag oder einen zusätzlichen Urlaubstag haben, wird das sofort verarbeitet. So vermeiden Sie Fehler, die zu Ansprüchen oder unzufriedenen Mitarbeitenden führen können.

Konkrete Compliance-Pflichten, an denen Sie nicht vorbeikommen

Manche Compliance-Pflichten sind so grundlegend, dass Sie sie auf keinen Fall ignorieren können. Gehen wir die wichtigsten kurz durch, damit Sie wissen, was Ihr HR-System mindestens leisten muss.

Die DSGVO verpflichtet Sie, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Darin dokumentieren Sie, welche personenbezogenen Daten Sie verarbeiten, zu welchem Zweck, wie lange Sie sie aufbewahren und wer Zugriff darauf hat. Sie müssen außerdem nachweisen können, dass Sie angemessene Sicherheitsmaßnahmen getroffen haben. Ein integriertes HR-System hilft Ihnen, dieses Verzeichnis automatisch zu führen und aktuell zu halten.

Für die Lohnabrechnung gelten strenge Regeln zur Lohnsteueranmeldung und zur Aufbewahrung der Lohnunterlagen. Sie müssen nachweisen können, dass Sie die Lohnsteuer korrekt angewendet und alle Zuschläge und Vergütungen nach den Regeln berechnet haben. Die niederländische Steuerbehörde kann bis zu fünf Jahre zurück prüfen, Ihre Unterlagen müssen also einwandfrei sein.

Das Arbeitszeitgesetz stellt Anforderungen an die Erfassung der geleisteten Stunden, vor allem für Funktionen mit Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten. Sie müssen nachweisen können, dass Mitarbeitende nicht zu viele Überstunden machen und ausreichend Ruhe bekommen. Systeme, die Zeit- und Anwesenheitserfassung mit HR-Daten verbinden, machen das einfacher.

Auch beim Ein- und Austritt gelten Pflichten. Neue Mitarbeitende müssen innerhalb einer Woche bei der Steuerbehörde angemeldet werden. Beim Austritt müssen Sie für eine korrekte Schlussabrechnung sorgen und die relevanten Dokumente rechtzeitig aushändigen. Verzögerungen können zu Bußgeldern oder Rechtsstreitigkeiten führen.

Was sich 2025 und 2026 im HR-Bereich ändert

Die Gesetzgebungsagenda für die kommenden Jahre steht nicht still. Als HR-Fachkraft sollten Sie schon jetzt auf kommende Änderungen vorbereitet sein, damit Sie Systeme und Prozesse rechtzeitig anpassen können.

Das niederländische Gesetz über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (Wtva) wirkt bereits, doch die Durchsetzung wird strenger. Sie müssen Mitarbeitende ausführlicher über ihre Arbeitsbedingungen informieren, und diese Informationen müssen leicht zugänglich sein. Ein HR-System, das automatisch eine vollständige Übersicht der Arbeitsbedingungen erstellen kann, wird immer wichtiger.

Auch die Diskussion über das Recht auf Nichterreichbarkeit bleibt aktuell. Auch wenn es noch keine verbindliche Regelung gibt, wächst der Druck, klare Absprachen darüber zu treffen, wann Mitarbeitende erreichbar sein müssen und wann nicht. HR-Systeme, die Arbeitszeiten und Kommunikation beobachten, können helfen, Überlastung zu erkennen.

Im Bereich Diversität und Inklusion kommen möglicherweise neue Berichtspflichten. Die EU arbeitet an Richtlinien zur Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Lohngefälle. Organisationen ab einer bestimmten Größe müssen eventuell nachweisen, dass sie gleiches Entgelt zahlen. Ohne gute Datenanalyse ist das schwer zu belegen.

Die Rentenregelungen bleiben in Bewegung, mit der Einführung des niederländischen Gesetzes über die Zukunft der Renten (Wtp). Das hat große Folgen dafür, wie Sie die Altersvorsorge verwalten und kommunizieren. Ihr HR-System muss mit neuen Rentenregelungen umgehen können und Mitarbeitenden Einblick in ihre Rentenanwartschaften geben.

So wählen Sie ein HR-System, das Compliance ernst nimmt

Nicht jedes HR-System ist gleich gut gerüstet, um Sie compliant zu halten. Wenn Sie ein neues System auswählen oder Ihr aktuelles System bewerten, sollten Sie einige entscheidende Fragen stellen.

Wie oft wird das System an neue Gesetze angepasst? Ein gutes System hat ein eigenes Team, das die Gesetzgebung beobachtet und Updates einspielt. Sie möchten nicht jede Gesetzesänderung selbst umsetzen müssen. Fragen Sie nach konkreten Beispielen, wie der Anbieter zuletzt mit Gesetzesänderungen umgegangen ist.

Welche Kontrollmöglichkeiten bietet das System? Sie müssen nachvollziehen können, wer wann welche Änderungen in Personalakten vorgenommen hat. Dieses Prüfprotokoll ist nicht nur für die DSGVO-Compliance wichtig, sondern auch bei internen oder externen Audits. Lassen sich Berichte automatisch erstellen?

Wie flexibel ist das System bei der Anwendung verschiedener Regelwerke? Wenn Ihre Mitarbeitenden unter verschiedene Tarifverträge fallen oder Sie international tätig sind, muss das System mit mehreren Regelwerken arbeiten können. Manche Systeme sind zu starr und zwängen Sie in ein Korsett, das nicht zu Ihrer Organisation passt.

Welche Integrationen mit anderen Systemen sind möglich? Bei Compliance geht es nicht nur um HR-Daten, sondern auch darum, wie diese Daten mit Finanzsystemen, Zeiterfassung und anderen Geschäftsprozessen zusammenhängen. Ein System, das sich gut in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügt, verhindert manuelle Datenübertragungen und verringert so Fehler.

Welche Expertise hat der Anbieter im niederländischen Recht? Ein internationales System kann technisch ausgezeichnet sein, aber wenn der Anbieter niederländische Tarifverträge und das Arbeitsrecht nicht ausreichend kennt, bekommen Sie Probleme. Suchen Sie nach Anbietern mit nachgewiesener Erfahrung auf dem niederländischen Markt.

Compliance als strategischer Vorteil

Viele Organisationen sehen Compliance als notwendiges Übel, als Kostenfaktor ohne Mehrwert. Diese Sicht ist zu eng. Gute Compliance kann sogar einen strategischen Vorteil bringen.

Erstens vermeiden Sie Bußgelder und Rechtsstreitigkeiten. Ein einziger Fehler bei der Lohnabrechnung oder ein DSGVO-Verstoß kann Zehntausende Euro kosten. Die Investition in ein gutes HR-System hat sich schon bezahlt gemacht, wenn Sie einen einzigen großen Fehler verhindern.

Außerdem bauen Sie Vertrauen bei Ihren Mitarbeitenden auf. Wenn Sie zeigen, dass Sie ihre Daten ernsthaft schützen und Gehälter immer korrekt auszahlen, stärkt das Ihren Ruf als Arbeitgeber. Auf einem angespannten Arbeitsmarkt ist das kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.

Auch bei Audits und Due-Diligence-Prüfungen profitieren Sie von starker Compliance. Ob ISO-Zertifizierung, Übernahme oder Investition: Die Beteiligten wollen sehen, dass Ihre HR-Angelegenheiten in Ordnung sind. Ein integriertes System mit guten Berichten macht einen solchen Prozess deutlich reibungsloser.

Schließlich liefert gute Compliance bessere Daten für strategische Entscheidungen. Wenn Sie genau wissen, was Sie für Personal ausgeben, welche Tarifkosten anfallen und wie Ihre Belegschaft zusammengesetzt ist, können Sie bessere Prognosen erstellen und gezielter auf Ihre HR-Ziele hinarbeiten.

Vom reaktiven zum proaktiven Compliance-Management

Der Wandel, den erfolgreiche HR-Teams vollziehen, führt vom reaktiven zum proaktiven Compliance-Management. Statt zu warten, bis ein Problem entsteht oder sich ein Gesetz ändert, bauen Sie Systeme und Prozesse auf, die dauerhaft compliant sind.

Das beginnt mit einem Compliance-Kalender. Welche Berichte müssen Sie wann einreichen? Wann ändern sich Tarifverträge üblicherweise? Welche Gesetze stehen für das nächste Jahr auf der Agenda? Wenn Sie das planen, werden Sie nicht überrascht.

Entscheidend ist auch, die richtigen Beteiligten einzubinden. Compliance liegt nicht allein in der Verantwortung von HR. Die Finanzabteilung muss bei der Lohnabrechnung eingebunden sein, die IT bei der Datensicherheit und das Management bei strategischen Entscheidungen zu Arbeitsbedingungen. Ein integriertes HR-System erleichtert diese Zusammenarbeit, weil alle auf dieselben Daten zugreifen.

Investieren Sie in Schulung und Bewusstsein. Ihr HR-Team muss verstehen, warum Compliance wichtig ist und wie das System dabei hilft. Aber auch Führungskräfte und Mitarbeitende brauchen Grundwissen zu Themen wie Datenschutz und Arbeitsbedingungen. So vermeiden Sie unbewusste Fehler.

Nutzen Sie die Berichtsfunktionen Ihres HR-Systems für regelmäßige Compliance-Prüfungen. Sind alle Verträge aktuell? Werden Aufbewahrungsfristen eingehalten? Gibt es Abweichungen bei Gehaltszahlungen, die genauer untersucht werden müssen? Wenn Sie das strukturiert beobachten, erkennen Sie Probleme früh.

Die Rolle von Deepler in einem compliance-orientierten HR

Bei Deepler wissen wir, dass Compliance mehr ist als Systeme und Prozesse. Es geht auch darum zu verstehen, was in Ihrer Organisation vor sich geht. Unsere schnellen Mitarbeiterbefragungen geben Ihnen in Echtzeit Rückmeldung darüber, wie Mitarbeitende Arbeitsbedingungen, Arbeitsbelastung und Sicherheit erleben. Diese Daten helfen Ihnen nicht nur, compliant zu bleiben, sondern auch, proaktiv zu steuern.

Wenn Mitarbeitende signalisieren, dass sie dauerhaft Überstunden machen, können Sie eingreifen, bevor Sie mit dem Arbeitszeitgesetz in Konflikt geraten. Wenn es Bedenken zu Datenschutz oder Datensicherheit gibt, können Sie sofort handeln.

Mit unserer Kombination aus Software, Training und Beratung helfen wir Organisationen, Compliance in ihre umfassendere HR-Strategie zu integrieren. Es geht nicht ums Abhaken, sondern darum, eine Organisation aufzubauen, in der sich Mitarbeitende sicher fühlen und HR-Prozesse verlässlich und transparent sind.

Möchten Sie wissen, wo Ihre Organisation bei der HR-Compliance steht? Und wie Sie mit den richtigen Erkenntnissen und Systemen nicht nur Gesetze einhalten, sondern auch einen strategischen Vorteil erzielen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf für ein unverbindliches Gespräch über Ihre konkrete Situation und Herausforderungen.